印发档案管理办法

印发档案管理办法[公司/组织名称]档案管理办法总则目的为加强本公司/组织档案管理，有效保护和利用档案，提高公司/组织管理水平和工作效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于本公司/组织各部门及所属单位在各项活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。基本原则档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。管理职责1.综合管理部门负责制定和完善档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作；集中管理本公司/组织重要档案，提供档案利用服务；组织档案业务培训和档案信息化建设。2.各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理，确保档案的真实、完整、准确，并按规定向综合管理部门移交档案。档案的形成与收集档案形成1.公司/组织各部门及员工在各项工作活动中直接形成的、对公司/组织具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应纳入档案管理范围。2.档案形成过程中，应确保文件材料的原始性、真实性和完整性，严禁事后补制、伪造档案。收集范围1.行政管理类包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件；公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、领导讲话、重要批示等；人事任免、考核、奖惩、培训等文件；行政事务管理文件，如公文处理、印章管理、证照管理等相关材料。2.业务经营类涵盖市场调研、市场营销、客户关系管理等文件；产品研发、生产管理、质量管理、技术创新等方面的文件；物资采购、销售合同、财务管理、审计报告等文件；招投标文件、项目申报与审批文件、项目实施过程中的各类文件等。3.财务审计类包括财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表等财务文件；内部审计、外部审计相关文件，如审计计划、审计报告、审计整改通知等。4.党群工作类包含党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件；工会、共青团工作相关文件，如工会活动记录、团委工作计划与总结等。5.其他类如声像档案（照片、录音、录像等）、电子档案、实物档案（奖杯、证书、纪念品等）以及其他具有保存价值的特殊载体档案。收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和收集范围，及时收集本部门产生的各类文件材料，确保档案收集的完整性和及时性。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应在活动结束后[X]个工作日内完成收集工作，并进行初步整理。3.收集的档案应保持文件材料的原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。对于破损、褪色的文件材料，应及时进行修复或复制。档案的整理整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。分类标准1.按年度分类将档案按形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。2.按机构（部门）分类按照公司/组织内部的机构（部门）设置，将档案分为各个部门的档案类别。3.按问题分类根据档案内容所反映的问题，将档案进一步细分，如行政管理类档案可分为综合管理、人事管理、行政事务管理等类别。4.按保管期限分类根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案是对公司/组织具有重要历史意义和长远利用价值的档案；长期保管的档案是在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为[X]年；短期保管的档案是在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案，保管期限一般为[X]年。整理方法1.文书档案整理按照分类标准，对收集到的文书档案进行分类、排列、编号、编目、装订等工作。每份文件应编制唯一的档号，档号由全宗号、年度、机构（部门）代码、保管期限、件号组成。编目时应准确填写文件的题名、责任者、日期、文号、页数等信息，装订应整齐牢固，不掉页、不压字。2.科技档案整理科技档案应按照项目进行整理，一个项目的档案集中在一起。项目档案应包括项目前期文件、项目可行性研究报告、项目设计文件、项目施工文件、项目竣工验收文件等。整理时应按照项目文件的形成顺序进行排列，编制档号，并填写卷内目录、备考表等。3.会计档案整理会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理。会计凭证应按月份顺序装订成册，每册加封皮，注明年度、月份、册数、起止日期、凭证号数等；会计账簿应按年度整理，每本账簿应编制页码，填写账簿启用表、账户目录等；财务报告应按年度、季度、月度分别整理，装订成册，并编制封面。4.声像档案整理声像档案应按照载体形式进行分类整理，如照片档案、录音档案、录像档案等。照片档案应进行编号、题名、说明、日期、摄影者等信息的标注，并按照一定顺序排列；录音、录像档案应注明录制日期、内容摘要、录制人等信息，存储在专用的存储设备上，并建立相应的目录索引。5.电子档案整理电子档案应按照其存储格式和内容进行分类整理，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案相对应，确保内容一致。电子档案的元数据应完整、准确，能够反映电子档案的形成背景、内容特征、保管期限等信息。档案的保管保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置、档案装具等。保管要求1.档案应按照分类方案和编号顺序进行存放，不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.档案装具应符合标准要求，能够有效保护档案。档案存放应整齐有序，避免挤压、折叠、损坏档案。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由综合管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报经公司/组织领导批准后予以销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的安全性。销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字确认。档案的利用利用原则档案利用应遵循保密、合法、规范的原则，在确保档案安全的前提下，为公司/组织各项工作提供有效服务。利用方式1.查阅公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到综合管理部门办理查阅手续。查阅档案时，应在指定的查阅场所进行，不得擅自将档案带出查阅场所。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。3.复制根据工作需要，经综合管理部门负责人批准，可对档案进行复制。复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖“档案复制件”印章，并注明复制日期、复制人等信息。利用登记综合管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、审批情况等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。档案的信息化管理信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏、拼接等操作，提高图像质量。3.对电子文件进行元数据录入，确保元数据的准确性和完整性，能够准确反映档案的内容和背景信息。系统功能1.档案录入与存储能够实现档案的批量录入和单个录入，支持多种格式的电子文件存储，建立档案数据库，对档案信息进行分类存储和管理。2.检索查询提供多种检索方式，如全文检索、分类检索、关键词检索等，能够快速准确地查询到所需档案信息。3.利用管理对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行在线登记和管理，记录利用过程和结果，实现利用流程的规范化和信息化。4.权限管理设置不同的用户角色和权限，对档案的访问和操作进行严格控制，确保档案信息的安全。5.备份与恢复定期对档案数据进行备份，存储在安全的存储设备上，并建立备份恢复机制，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案