团委档案管理办法

团委档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司团委档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司团建工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司团委及下属各团支部档案的管理。（三）档案定义本办法所称档案，是指公司团委及各团支部在工作中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司团委档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司团委及各团支部的工作实际情况，保证档案信息的准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理制度，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）团委档案管理小组成立以团委书记为组长，各团支部书记为成员的档案管理小组，负责统筹协调公司团委档案管理工作。其主要职责包括：1.制定和修订公司团委档案管理办法。2.监督检查档案管理工作的执行情况。3.研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索工具。3.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及员工提供档案查阅、借阅服务。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案管理设施设备的维护和管理。6.参与档案信息化建设，推进档案数字化管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级团组织下发的各类文件、通知、指示等。2.公司团委工作计划、总结、报告、决议等。3.各团支部工作计划、总结、活动方案、活动记录等。4.团员名册、团费收缴记录、团员发展材料等。5.团内表彰奖励、处分决定等相关材料。6.团组织开展活动的照片、视频、音频等资料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和团支部应指定专人负责文件材料的收集工作，确保材料的及时、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并做好备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和查阅。（四）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将档案分为党群工作类、团务工作类、活动资料类、团员管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档（一）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档。2.对于重大活动或专项工作形成的档案，应在活动结束或工作完成后及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行检查核对，确保档案质量。2.将符合归档要求的档案移交至档案库房，并办理交接手续。3.在档案管理系统中录入档案信息，建立电子档案目录。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司团委主要职能活动和历史面貌的，对公司团建工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对公司团委工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。4.对破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。（三）档案信息化管理1.建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。2.将纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，便于档案的查阅和利用。3.加强档案信息系统的安全管理，设置不同的用户权限，防止档案信息泄露。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围公司内部各部门及员工因工作需要，可查阅与本人工作相关的档案。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息。2.将申请表提交至档案管理人员，档案管理人员进行审核。3.审核通过后，档案管理人员根据查阅人需求提供档案，并在《档案查阅登记表》上做好记录。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并登记复印内容。（三）借阅范围因特殊原因需要借阅档案的，必须经团委书记批准。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等信息。2.将申请表提交至团委书记审批。3.审批通过后，档案管理人员与借阅人签订《档案借阅承诺书》，办理档案借阅手续，并在《档案借阅登记表》上做好记录。4.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否仍具有保存价值。2.成立档案鉴定小组，由团委书记担任组长，档案管理人员及相关部门人员为成员，负责档案鉴定工作。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核同意后，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，并由档案鉴定小组组长签字确认。