合同文件管理办法

合同文件管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同文件管理，规范合同签订、履行、变更、终止等全过程行为，维护公司合法权益，提高公司管理水平和经济效益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中所签订的各类合同文件，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同文件的签订、履行、管理等活动必须遵守国家法律法规、政策以及行业规范，确保合同合法有效。2.全面管理原则对合同文件的全过程进行全面管理，涵盖合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止、归档等各个环节，做到环环相扣，无缝衔接。3.风险防控原则注重合同风险的识别、评估和防控，提前采取措施防范合同履行过程中可能出现的各类风险，保障公司利益不受损失。4.效率效益原则在确保合同合法合规和风险可控的前提下，优化合同管理流程，提高工作效率，降低管理成本，实现公司经济效益最大化。（四）职责分工1.合同管理部门负责制定和完善公司合同文件管理办法，并组织实施。参与重大合同的谈判、起草、审核等工作，提供法律专业意见和建议。对合同的签订、履行情况进行监督检查，及时发现和解决问题。负责合同文件的统一归档管理，建立合同台账，定期进行合同统计分析。协调处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等法律事务。2.业务部门负责本部门合同的起草、发起、履行等具体工作。对合同条款的合法性、完整性、可行性进行初步审查，并承担相应责任。按照合同约定及时履行义务，跟踪合同履行情况，向合同管理部门反馈相关信息。配合合同管理部门做好合同纠纷的处理工作。3.财务部门负责审核合同中的财务条款，包括付款方式、结算周期、发票开具等，确保财务风险可控。根据合同约定及时办理款项收付手续，并做好财务记录。参与合同执行情况的监督检查，对涉及财务问题的合同提出处理建议。4.审计部门对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，检查合同管理的合规性和有效性。对重大合同进行专项审计，提出审计意见和建议，督促问题整改。二、合同的签订（一）合同的起草1.合同原则上由业务部门负责起草。业务部门应根据合同内容和实际需求，参照相关合同示范文本或同类合同，拟定合同条款。2.合同条款应具备以下主要内容：当事人的名称或者姓名和住所。标的，应明确、具体，包括货物的名称、规格、型号、数量、质量标准等；服务的内容、要求、标准等；工程项目的范围、内容、工期、质量要求等。数量和质量，数量应明确计量单位，质量应约定质量标准及验收方法。价款或者报酬，应明确具体金额及支付方式、时间、地点等。履行期限、地点和方式，明确合同履行的起止时间、具体地点以及履行的方式，如交货方式、运输方式、服务提供方式等。违约责任，明确双方不履行或不当履行合同应承担的违约责任，包括违约金的数额、计算方法、赔偿损失的范围等。解决争议的方法，约定双方在合同履行过程中发生争议时的解决途径，如协商、仲裁或诉讼。3.合同起草过程中，业务部门应与合同管理部门、财务部门等相关部门充分沟通，确保合同条款符合法律法规、公司政策及各部门要求。（二）合同的审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律合规、条款完整性、风险防控等方面进行全面审查。2.审核内容包括：合同主体资格是否合法有效，当事人是否具备签订合同的权利能力和行为能力。合同条款是否符合法律法规、政策及行业标准的规定，有无违法违规或显失公平的条款。合同内容是否完整、明确，权利义务是否对等，关键条款是否缺失或模糊不清。合同的履行是否存在风险，风险防控措施是否得当，如对对方履约能力的评估、担保条款的设置等。合同的格式是否规范，文字表述是否准确、清晰，标点符号是否正确。3.合同管理部门审核后，应出具审核意见。对于审核中发现的问题，业务部门应及时修改完善合同文本。如涉及重大法律问题或风险，合同管理部门应会同业务部门、财务部门等相关部门进行专题研究，提出解决方案。4.重大合同或法律关系复杂的合同，合同管理部门应组织法律专业人员进行合法性审查，并可邀请外部法律顾问参与审核，确保合同合法合规。（三）合同的签订1.经审核通过的合同，由业务部门负责人签字后，报公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订前，业务部门应确保对方当事人已完成内部审批流程，并提供有效的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关文件复印件，作为合同附件留存。3.合同签订时，应使用公司统一印制的合同文本。如因特殊情况需要使用自制合同文本或修改统一合同文本的，必须经合同管理部门审核同意。4.合同一式多份，应根据实际需要明确各份合同的用途，分别由业务部门、合同管理部门、财务部门等相关部门留存。合同原件原则上由合同管理部门归档保管。三、合同的履行（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，并将履行计划报合同管理部门备案。2.履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。如因客观原因需要调整履行计划，业务部门应提前向合同管理部门报告，并说明调整原因及调整后的计划安排。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责合同的具体履行工作，应按照履行计划及时组织实施，确保合同义务得到全面履行。在履行过程中，业务部门应定期向合同管理部门反馈合同履行情况，包括已完成的工作、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等。2.合同管理部门应建立合同履行跟踪机制，对合同履行情况进行定期检查和不定期抽查。检查内容包括合同义务的履行进度、质量标准的执行情况、款项收付情况等。如发现问题，应及时向业务部门发出整改通知，督促其限期整改。3.财务部门应按照合同约定及时办理款项收付手续，并对款项收付情况进行记录和核对。如发现款项收付异常，应及时与业务部门沟通，查明原因，并向合同管理部门报告。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.变更协议签订前，业务部门应按照合同签订的审核流程，将变更协议文本提交合同管理部门进行审核。审核通过后，方可签订变更协议。3.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，业务部门应及时通知对方当事人，并按照法律法规及合同约定办理解除手续。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。4.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况告知合同管理部门、财务部门等相关部门，并对合同履行情况进行清理和结算。四、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和解决潜在的合同纠纷隐患。业务部门在履行合同过程中，应注重与对方当事人的沟通协调，保持良好的合作关系，避免纠纷的发生。2.合同签订前，应对对方当事人的资信状况、履约能力等进行充分调查了解，必要时可要求对方提供担保或采取其他风险防控措施。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门应会同业务部门、财务部门等相关部门对纠纷情况进行研究分析，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应根据纠纷的性质、严重程度、涉及金额等因素，选择合适的解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼。3.如选择协商解决纠纷，业务部门应积极与对方当事人进行沟通协商，争取达成和解协议。协商过程中，应注意保留相关证据，记录协商过程和结果。4.如协商不成，可根据合同约定或法律法规的规定选择调解、仲裁或诉讼方式解决纠纷。选择调解方式的，可通过行业协会、人民调解委员会等第三方机构进行调解；选择仲裁方式的，应按照仲裁协议的约定向仲裁机构申请仲裁；选择诉讼方式的，应向有管辖权的人民法院提起诉讼。5.在纠纷处理过程中，合同管理部门应组织相关部门密切配合，及时提供证据材料和法律支持，确保纠纷得到妥善解决。（三）纠纷处理结果跟踪1.纠纷处理结束后，业务部门应及时将纠纷处理结果向合同管理部门报告，并提供相关法律文书或和解协议等文件。2.合同管理部门应对纠纷处理结果进行跟踪，确保处理结果得到有效执行。如发现对方当事人未按照处理结果履行义务，应及时采取措施，维护公司合法权益。五、合同文件归档与保管（一）归档范围合同文件归档范围包括合同文本及相关附件，如对方当事人的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明、授权委托书、合同变更协议、解除协议、往来函件、会议纪要、履行过程中的相关文件、纠纷处理文件等。（二）归档要求1.合同文件应按照年度、类别、编号顺序进行整理归档，确保归档文件的完整性、准确性和系统性。2.归档文件应使用A4纸张打印或复印，字迹清晰，内容完整。如为电子文件，应按照公司电子档案管理规定进行存储和备份，确保电子文件的可读性和可追溯性。3.每份合同文件应编制目录，注明文件名称、编号、日期、页数等信息，以便于查阅和管理。（三）保管期限合同文件的保管期限应根据国家法律法规及公司相关规定执行。一般情况下，合同文件的保管期限为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。对于涉及重要资产、重大权益、知识产权等关键信息的合同文件，保管期限应适当延长。（四）保管责任合同管理部门负责合同文件的统一保管工作，应建立健全