后勤询价管理办法

后勤询价管理办法一、总则（一）目的为加强公司后勤采购询价管理，规范询价流程，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司后勤物资及服务采购的询价活动，包括但不限于办公用品、办公设备、维修服务、保洁服务、餐饮服务等。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不得有歧视或偏袒行为，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应公开透明，接受公司内部监督，确保供应商能够充分了解询价要求并参与竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价管理职责分工（一）采购部门1.负责制定后勤采购询价计划，明确询价项目、时间要求等。2.组织实施询价活动，包括发布询价信息、收集报价文件、组织评审等。3.建立和维护供应商库，对供应商进行评价和管理。4.与供应商进行商务谈判，签订采购合同。（二）需求部门1.提出后勤物资及服务的采购需求，明确规格、数量、质量等要求。2.协助采购部门进行询价工作，提供必要的技术支持和信息。3.参与采购合同的评审，对采购物资及服务的质量进行验收。（三）财务部门1.参与询价文件的审核，对采购预算进行控制。2.负责对采购资金的支付进行审核和监督。3.协助采购部门进行成本分析，提供财务建议。（四）审计部门1.对询价活动进行审计监督，确保询价过程合法合规。2.对采购合同进行审计，检查合同条款的合理性和完整性。3.对采购项目的绩效进行审计评价，提出改进建议。三、询价流程（一）询价准备1.需求确认：采购部门与需求部门沟通，明确采购物资及服务的详细需求，包括规格、型号、数量、质量标准、交货时间、售后服务等，并填写《后勤采购需求申请表》。2.制定询价文件：采购部门根据采购需求编制询价文件，询价文件应包括询价邀请函、报价表、技术规格要求、商务条款、合同条款等内容。询价文件应清晰明确，避免产生歧义。3.确定询价供应商：采购部门从供应商库中选取或通过公开渠道邀请符合条件的供应商参与询价。选取供应商时应考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格水平、售后服务等因素。（二）询价发布1.发布询价信息：采购部门通过公司内部网站、邮件、电话等方式向确定的供应商发布询价文件，并告知询价截止时间、报价方式等相关信息。2.答疑与澄清：供应商如有疑问，应在规定时间内以书面形式向采购部门提出。采购部门对供应商的疑问进行统一解答，并以书面形式回复所有供应商。如因供应商疑问导致询价文件需要修改，采购部门应及时发布补充文件，延长询价截止时间。（三）报价文件收集1.供应商报价：供应商应在询价截止时间前将报价文件密封送达采购部门或按照询价文件要求的电子方式提交报价。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。2.报价文件审核：采购部门对供应商提交的报价文件进行审核，检查报价文件的完整性、准确性、合规性等。如发现报价文件存在问题，采购部门应及时与供应商沟通，要求其进行补充或修正。（四）评审1.组建评审小组：采购部门组织成立评审小组，评审小组由采购部门、需求部门、财务部门等相关人员组成，人数一般为三人以上单数。评审小组应具备相关专业知识和经验，能够独立、客观、公正地进行评审。2.评审内容：评审小组对供应商的报价文件进行评审，评审内容包括价格、技术规格、商务条款、售后服务等方面。评审小组应根据询价文件的要求，对各供应商的报价进行综合比较和评价，推荐中标候选人。3.评审记录：评审小组应做好评审记录，记录评审过程和结果。评审记录应包括评审时间、地点、评审小组成员名单、供应商名称及报价、评审意见等内容。评审记录应妥善保存，以备查阅。（五）确定中标供应商1.中标候选人确定：采购部门根据评审小组的推荐意见，确定中标候选人。中标候选人一般为报价最低且满足询价文件要求的供应商。如出现报价相同的情况，评审小组应根据技术规格、商务条款、售后服务等方面的综合情况进行比较，确定中标候选人。2.中标结果公示：采购部门将中标候选人名单在公司内部网站进行公示，公示期一般为[X]个工作日。公示期间，如有异议，任何单位或个人均可向采购部门提出。采购部门对异议进行调查核实，如异议成立，应重新组织评审或取消中标候选人资格。3.签订合同：公示无异议后，采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资及服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。四、询价文件编制规范（一）基本要求1.询价文件应符合国家法律法规和公司相关规定，语言表达准确、清晰、简洁，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇。2.询价文件应明确采购物资及服务的详细需求，包括技术规格、质量标准、数量、交货时间、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解采购要求。3.询价文件应明确报价方式、报价有效期、评审标准等内容，确保询价活动的公平、公正、公开。（二）内容构成1.询价邀请函：应包括询价项目名称、采购内容、询价截止时间、报价方式、联系方式等内容，邀请供应商参与询价。2.报价表：应包括物资及服务的名称、规格、型号、数量、单价、总价等内容，供供应商填写报价。3.技术规格要求：应详细描述采购物资及服务的技术规格、质量标准、性能指标等内容，作为供应商报价的依据。4.商务条款：应包括交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，明确双方的权利和义务。5.合同条款：应包括合同的主要条款，如物资及服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、违约责任等内容，作为签订采购合同的依据。6.其他附件：如技术方案、样品要求、资质证明文件等，根据询价项目的需要提供。（三）编制审核1.询价文件编制完成后，采购部门应组织相关人员进行审核，确保询价文件的准确性、完整性、合规性。审核人员应包括采购部门负责人、需求部门负责人、财务部门负责人等。2.审核通过后的询价文件应加盖采购部门公章，并按照规定的方式发布给供应商。五、供应商管理（一）供应商库建立1.采购部门负责建立和维护供应商库，供应商库应包括供应商的基本信息、资质证明文件、业绩情况、联系方式等内容。2.采购部门应定期对供应商库进行更新和维护，确保供应商库中的信息准确、完整。（二）供应商选择1.采购部门应根据询价项目的要求，从供应商库中选取或通过公开渠道邀请符合条件的供应商参与询价。选取供应商时应考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格水平、售后服务等因素。2.对于新的供应商，采购部门应进行资质审查和实地考察，了解其生产经营情况、产品质量、信誉等情况，确保其符合询价项目的要求。（三）供应商评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。评价方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式。2.根据供应商的评价结果，采购部门对供应商进行分类管理，对于评价优秀的供应商，优先选择参与询价项目；对于评价不合格的供应商，限制其参与询价项目或从供应商库中删除。（四）供应商激励与约束1.采购部门应建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额、提供培训等。2.采购部门应建立供应商约束机制，对于违反合同约定或存在其他违规行为的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。六、询价监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对询价活动进行审计监督，检查询价过程是否合法合规，评审结果是否公正合理。2.公司采购部门应定期向审计部门报送询价活动的相关资料，接受审计部门的监督检查。（二）投诉处理1.供应商如对询价活动有异议，可以在规定时间内以书面形式向采购部门提出投诉。采购部门应及时受理供应商的投诉，并进行调查核实。2.对于供应商的投诉，采购部门应在规定时间内给予答复。如投诉成立，采购部门应采取