合同管理办法财务

合同管理办法财务一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同财务审核流程，有效防范财务风险，保障公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等应符合国家法律法规及公司相关规定。2.风险防控原则：强化合同财务风险评估，采取有效措施防范财务风险。3.统一管理原则：合同管理实行统一领导、分级负责，确保合同管理的规范化、标准化。4.协同配合原则：合同管理涉及多个部门，各部门应密切配合，形成工作合力。二、合同管理职责分工（一）业务部门1.负责合同的谈判、起草、签订等工作，确保合同条款符合业务需求和法律法规要求。2.及时向财务部门提供合同相关资料，协助财务部门进行财务审核。3.跟踪合同履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。（二）财务部门1.参与合同的起草、审核等工作，从财务角度提出专业意见和建议。2.负责合同的财务审核，重点审核合同的付款方式、结算条款、价格条款等财务条款的合理性和合规性。3.建立合同财务档案，对合同执行情况进行财务监督和分析，及时发现和解决财务风险问题。（三）法务部门1.负责合同的合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。2.对合同纠纷提供法律支持和解决方案。（四）审计部门1.对合同管理情况进行审计监督，检查合同管理的合规性和有效性。2.对重大合同进行专项审计，提出审计意见和建议。三、合同签订前的财务审核（一）合同条款审核1.付款方式：审核付款方式是否明确、合理，是否符合公司资金管理规定。例如，对于长期合作的供应商，应避免一次性支付大额款项；对于预付款项的合同，应明确预付款的比例和支付条件。2.结算条款：审查结算方式、结算周期、结算账户等是否清晰，是否有利于公司资金回笼。如采用银行承兑汇票结算的，应关注汇票的真实性和到期兑付风险。3.价格条款：核对合同价格是否合理，是否与市场行情相符，是否存在价格调整机制。对于涉及价格变动的合同，应明确价格调整的条件和方式。4.发票条款：明确发票的类型、开具时间、开具内容等要求，确保公司能够及时取得合法有效的发票。例如，要求供应商在发货前开具发票，避免因发票问题导致税务风险。（二）预算审核1.对于涉及重大资金支出的合同，业务部门应提供相应的预算依据。财务部门审核合同金额是否在预算范围内，如超出预算，需评估是否有追加预算的必要，并按公司预算管理流程进行审批。2.关注合同对预算执行的影响，确保合同的签订和履行不会导致预算执行偏差过大。（三）信用评估1.财务部门会同业务部门对合同对方的信用状况进行评估，包括对方的财务状况、经营情况、信用记录等。2.根据信用评估结果，确定是否给予对方信用额度以及信用期限。对于信用状况不佳的客户，应谨慎签订合同或采取风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。四、合同履行过程中的财务监控（一）付款管理1.财务部门严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款审核。付款申请应附合同副本、发票、验收报告等相关资料，确保付款依据充分。2.对于预付款项，应跟踪款项的使用情况，确保专款专用。如发现对方未按合同约定使用预付款，应及时采取措施，要求对方整改或追回款项。3.对于分期付款的合同，财务部门应建立付款台账，记录每次付款的金额、时间、对方收款情况等，确保付款进度符合合同约定。（二）发票管理1.业务部门应及时督促合同对方开具发票，并在规定时间内将发票提交给财务部门。财务部门对发票的真实性、合法性、完整性进行审核。2.对于不符合要求的发票，财务部门应及时通知业务部门与对方沟通，要求对方重新开具。如因发票问题导致公司遭受损失的，应追究相关人员的责任。3.建立发票登记制度，对发票的取得、开具、认证、抵扣等情况进行详细记录，确保发票管理规范。（三）财务分析1.定期对合同执行情况进行财务分析，包括合同收入、成本、利润、资金流动等方面的分析。通过分析，及时发现合同执行过程中存在的问题，并提出改进措施。2.关注合同对方的财务状况变化，如出现重大财务风险，应及时调整合同履行策略，采取风险防范措施，确保公司利益不受损失。五、合同变更与解除的财务处理（一）合同变更1.合同变更涉及财务条款调整的，业务部门应及时通知财务部门进行审核。财务部门根据变更后的条款，重新评估财务风险，并提出相应的财务处理意见。2.合同变更导致金额增加的，需按公司预算管理流程进行审批；合同变更导致金额减少的，应关注是否涉及退款等事宜，确保财务处理准确无误。（二）合同解除1.合同解除时，业务部门应及时通知财务部门。财务部门对已履行部分的财务事项进行清理，包括款项收付、发票开具等情况。2.对于因合同解除需要退还对方款项的，财务部门应按合同约定办理退款手续，并收回相关发票或取得对方的收款收据。如因合同解除给公司造成损失的，应根据合同约定追究对方的赔偿责任。六、合同档案管理（一）档案建立1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本及相关资料提交给财务部门。财务部门负责建立合同财务档案，对合同的基本信息、财务条款、履行情况等进行详细记录。2.合同财务档案应包括合同文本、审批文件、付款凭证、发票、验收报告、财务分析报告等相关资料，确保档案资料完整、准确。（二）档案保管1.合同财务档案应妥善保管，按照档案管理规定进行分类、编号、装订，确保档案的安全性和完整性。2.明确档案保管期限，对于重要合同档案应长期保存，以备查阅和审计。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同财务档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到财务部门查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。查阅完毕后，应及时归还档案，并在查阅登记表上签字确认。七、监督与考核（一）监督检查1.审计部门定期对合同管理情况进行审计监督，检查合同签订、履行、财务审核等环节是否符合规定。2.财务部门对合同执行情况进行日常监督，及时发现和纠正合同管理过程中存在的问题。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价制度，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核指标包括合同签订的合规性、履行情况、财务风险控制等方面。2.根据考核评价结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对存在