印章管理办法颁布

印章管理办法颁布[公司/组织名称]印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织印章管理，维护公司/组织合法权益，规范印章使用行为，防范风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织总部及所属各部门、各分支机构、各子公司等（以下统称“各单位”）印章的管理。（三）印章定义本办法所称印章，是指公司/组织在对外交往与对内管理活动中，依法刻制、使用的各类公章、专用章、业务章、合同章、财务章、法人章以及其他具有法律效力的印章。（四）基本原则1.依法合规原则印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及行业相关标准，确保印章管理活动合法有效。2.分级负责原则实行分级管理，明确各级单位及部门在印章管理中的职责，做到责任清晰、管理有序。3.规范操作原则印章的刻制、启用、使用、更换、废止、保管等环节均应按照规定的程序和要求进行操作，确保印章使用的规范性和严肃性。4.风险防控原则强化印章管理过程中的风险意识，采取有效措施防范印章使用不当引发的各类风险，保障公司/组织的利益安全。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.各单位因工作需要刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经本单位负责人审核同意后，报公司/组织总部相关部门审批。2.总部相关部门根据印章管理规定及实际工作需要，对《印章刻制申请表》进行审批。对于涉及公司/组织重大事项、重要业务或具有较高法律效力的印章，需经公司/组织高层领导审批。3.经审批同意后，由各单位指定专人持审批通过的《印章刻制申请表》及相关证明文件，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。严禁私自刻制公司/组织印章。4.印章刻制单位应按照国家相关规定和公安机关的要求，严格规范印章的刻制工艺和质量标准。刻制完成后，应向刻制申请单位提供印章印模、《印章刻制证明》等相关资料。（二）印章启用1.新刻制的印章在启用前，应进行登记备案。各单位将印章印模、《印章刻制证明》等资料报送公司/组织总部相关部门，由总部相关部门负责在公司/组织印章管理系统中进行登记，并留存印模备案。2.印章启用时，应发布启用通知，明确印章名称、启用日期、使用范围、保管部门及责任人等信息。启用通知应通过公司/组织内部公文系统、邮件、公告等方式传达至相关单位及部门。3.印章启用后，原相关印章如有废止，应及时办理废止手续，并按照规定进行封存或销毁。三、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司/组织对外的正式文件、信函、报表、合同、协议、证明等重要文书的签署。2.专用章：根据不同业务需求，用于特定业务领域的文件、凭证、报表等的签署，如财务专用章用于财务票据、报表等；合同专用章用于各类经济合同的签署。3.业务章：用于公司/组织日常业务活动中的相关文件、单据、凭证等的盖章确认，如销售业务章用于销售订单、发货单等；采购业务章用于采购合同、收货单等。4.法人章：用于公司/组织法定代表人授权的相关文件、合同、票据等的签署，一般与财务专用章配合使用。（二）使用流程1.用印申请各单位及部门在使用印章前，应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称及文号、用印份数、用印日期、申请用印部门及申请人等信息。申请用印事项涉及公司/组织重要决策、重大合同、对外投资、融资担保等重大事项的，需经公司/组织相关领导审批同意；涉及一般业务事项的，由本单位负责人审批。2.审核审批用印申请提交后，由印章保管部门对用印申请进行形式审核，重点审核用印事项是否符合印章使用范围、用印文件是否齐全、审批手续是否完备等。对于审核通过的用印申请，按照审批权限提交相关领导进行审批。审批人应认真审查用印事项的合法性、真实性和必要性，签署明确的审批意见。3.印章使用经审批同意后，用印申请人持审批通过的《印章使用申请表》到印章保管部门办理用印手续。印章保管人员应严格按照审批意见进行用印，在用印文件上准确、清晰地加盖印章，并在《印章使用登记表》上进行登记，注明用印日期、用印文件名称及文号、用印份数、用印人等信息。用印过程中，印章保管人员应确保印章使用的规范性和严肃性，不得擅自更改用印内容或扩大用印范围。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。4.用印登记印章保管部门应建立健全印章使用登记制度，对每一次印章使用情况进行详细记录。《印章使用登记表》应妥善保存，以备查阅和审计。定期对印章使用登记情况进行统计分析，及时发现和纠正印章使用过程中存在的问题。（三）特殊情况用印1.紧急情况下（如因时间紧迫无法履行正常审批程序）需要用印的，用印申请人应电话或书面形式向有权审批人报告，经同意后可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.异地用印：因工作需要在异地使用印章的，除按照正常用印流程办理审批手续外，还应提前与印章保管部门沟通协调，确保印章安全、及时送达用印地点。异地用印可采用邮寄印章、专人携带印章等方式，但必须采取严格的安全保障措施，防止印章丢失、被盗用等情况发生。四、印章的保管（一）保管责任1.公司/组织总部及各单位应明确印章保管部门及责任人，确保印章有专人负责保管。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定。2.印章保管部门应建立印章保管台账，详细记录印章名称、规格、启用日期、保管人、保管地点等信息。印章保管台账应定期与公司/组织印章管理系统中的信息进行核对，确保账实相符。3.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章的，应按照规定办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方及监交人签字确认。交接手续未办理完毕前，原印章保管人员不得离职。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管或多人保管制度，确保印章安全。2.对于重要印章（如公章、法人章等），应实行异地存放保管制度，即一枚印章分别由不同地点的人员保管，使用时需同时使用两枚印章方可生效。3.印章保管场所应具备完善的安全防范设施，如门禁系统、监控设备等，防止印章被盗、被抢、被篡改等情况发生。（三）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交与他人使用或带出保管场所。因特殊情况确需带出的，必须经本单位负责人批准，并采取必要的安全措施，确保印章安全。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章清晰、完好，如发现印章损坏、变形、模糊等情况，应及时报告并申请更换。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上预先加盖印章备用。五、印章的废止与销毁（一）印章废止1.因公司/组织名称变更、机构调整、业务终止等原因，导致印章不再使用的，应及时办理印章废止手续。2.印章废止申请由原印章使用部门或保管部门提出，填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因、废止日期等信息，并经本单位负责人审核同意后，报公司/组织总部相关部门审批。3.总部相关部门根据印章管理规定及实际情况，对《印章废止申请表》进行审批。经审批同意后，在公司/组织印章管理系统中对废止印章进行标注，并通知相关单位及部门停止使用该印章。（二）印章销毁1.对于废止的印章，应及时进行销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、规格、废止日期、销毁方式等信息，并经本单位负责人审核同意后，报公司/组织总部相关部门审批。2.总部相关部门根据印章管理规定及审批意见，组织实施印章销毁工作。印章销毁可采用粉碎、熔毁等方式，确保印章无法恢复使用。3.印章销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁完成后，销毁人员应在《印章销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告公司/组织总部相关部门备案。六、监督与检查（一）监督职责1.公司/组织总部相关部门负责对各单位印章管理情况进行监督检查，确保印章管理工作符合本办法规定及相关法律法规要求。2.各单位内部审计部门或纪检监察部门负责对本单位印章管理情况进行定期审计和监督检查，及时发现和纠正印章管理过程中存在的问题。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章刻制、启用、使用、保管、废止、销毁等环节是否符合规定程序和要求。2.印章使用登记情况，检查《印章使用登记表》记录是否完整、准确，用印审批手续是否完备。3.印章保管情况，检查印章保管场所是否安全可靠，保管人员是否严格遵守保管规定。4.印章使用的合法性、真实性和必要性，防止印章被滥用或用于违法违规活动。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的印章管理问题，检查部门应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改。2.责任单位应针对检