加强用印管理办法

加强用印管理办法一、总则（一）目的为加强公司用印管理，规范用印行为，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在经营管理活动中涉及的各类印章使用管理。（三）基本原则1.严格审批原则。用印必须经过规定的审批流程，未经批准不得用印。2.规范操作原则。用印应按照规定的程序和要求进行，确保用印文件的真实性、合法性和有效性。3.安全保密原则。加强印章的保管和使用安全，防止印章被盗用、滥用或遗失，确保公司机密信息的安全。二、印章种类及管理职责（一）印章种类1.公司公章。用于公司对外的正式文件、合同、协议等重要文书的签署。2.法定代表人章。用于特定的文件签署或财务票据等。3.合同专用章。专门用于公司签订各类合同。4.财务专用章。用于公司财务核算、资金收付等相关业务。5.部门章。各部门根据工作需要刻制的印章，用于本部门内部文件的流转和业务处理。（二）管理职责1.综合管理部负责公司各类印章的刻制、启用、废止、销毁等管理工作。制定印章管理制度，指导和监督各部门印章使用管理工作。保管公司公章、法定代表人章等重要印章。2.财务部负责财务专用章的保管和使用管理。制定财务印章使用审批流程，确保财务印章使用的合规性。3.各部门负责本部门部门章的保管和使用管理。严格按照公司规定的用印审批流程使用印章，对用印文件的真实性、合法性负责。三、印章的刻制、启用、废止与销毁（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章的部门，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字、分管领导审批后，报综合管理部。2.综合管理部审核同意后，统一到公安机关指定的刻章单位刻制印章。3.印章刻制完成后，综合管理部应及时进行验收，检查印章的规格、材质、文字等是否符合要求。验收合格的印章，由综合管理部填写《印章启用登记表》，注明启用日期、使用范围等信息，并报公司领导批准后启用。（二）印章启用1.新印章启用前，综合管理部应将印章的印模留存一份，并在公司内部进行公示，告知各部门印章的启用情况。2.印章启用后，使用部门应及时将印章启用信息通知相关业务往来单位，确保印章使用的一致性和规范性。（三）印章废止1.因机构调整、业务变更、印章损坏等原因需要废止印章的，使用部门应填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人签字、分管领导审批后，报综合管理部。2.综合管理部审核同意后，收回废止印章，并在《印章废止登记表》上登记废止日期、印章名称等信息。3.废止的印章应及时交回综合管理部保管，严禁私自留存或销毁。（四）印章销毁1.对于废止的印章，综合管理部应定期进行清理，填写《印章销毁申请表》，经公司领导批准后，会同相关部门进行销毁。2.印章销毁时，应采用适当的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，参与销毁的人员应签字确认。3.印章销毁后，综合管理部应在《印章销毁登记表》上注明销毁日期、印章名称等信息，并将销毁记录存档。四、用印审批流程（一）一般用印审批1.用印申请人应填写《用印审批单》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息，并附上用印文件的原件或复印件。2.《用印审批单》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。3.分管领导审批同意后，用印申请人将《用印审批单》及用印文件交至印章保管部门，由印章保管人员按照规定用印。（二）重要文件用印审批1.对于涉及公司重大决策、重要合同、协议等重要文件的用印，除按照一般用印审批流程进行审批外，还需经公司法定代表人或其授权代表审批。2.用印申请人应将用印文件及相关资料提前提交给公司法定代表人或其授权代表，由其进行审核并签署意见。3.审核通过后，用印申请人按照一般用印审批流程办理用印手续。（三）紧急用印审批1.遇有紧急情况需要用印，且无法按照正常审批流程办理的，用印申请人应电话或书面形式向部门负责人、分管领导报告，说明紧急情况及用印原因。2.部门负责人、分管领导同意后，用印申请人可先进行用印，但应在事后及时补办审批手续。3.补办审批手续时，用印申请人应填写《用印审批单》，并附上紧急情况说明及相关证明材料，按照正常审批流程进行审批。五、用印规范（一）用印范围1.公司各类正式文件、报告、报表、函件等。2.公司签订的各类合同、协议、意向书等。3.公司出具的证明、介绍信、授权委托书等。4.其他经公司领导批准需要用印的文件或资料。（二）用印要求1.用印文件必须内容完整、格式规范、签字齐全，符合公司相关规定和法律法规要求。2.用印位置应准确、清晰，不得压盖文件内容或签字。3.印章应使用红色印油，确保印章颜色鲜艳、清晰可辨。4.用印份数应与审批单上注明的份数一致，不得多印或漏印。（三）用印登记1.印章保管人员在用印前，应认真核对《用印审批单》及用印文件的内容，确保用印事项符合审批要求。2.用印时，印章保管人员应在用印文件的规定位置加盖印章，并在《用印登记表》上详细登记用印日期、用印文件名称、文号、用印份数、用印申请人等信息。3.《用印登记表》应妥善保管，以备查阅。六、印章保管（一）保管方式1.公司公章、法定代表人章等重要印章应指定专人保管，实行双人保管制度，确保印章安全。2.财务专用章由财务部指定专人保管，保管人员不得兼任其他财务岗位。3.部门章由各部门指定专人保管，保管人员应相对固定。（二）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.印章保管人员因出差、请假等原因需要暂时离岗时，应将印章交部门负责人指定的人员代管，并办理交接手续。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.综合管理部应定期对公司印章使用管理情况进行检查，确保印章使用符合规定。2.审计部门应不定期对印章使用管理情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。3.各部门应加强对本部门印章使用管理情况的自查自纠，发现问题及时整改，并将自查情况报综合管理部。（二）责任追究1.对于违反本办法规定，擅自用印、越权用印、未按审批流程用印等行为，公司将视情节轻重