印章收纳管理办法

印章收纳管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章的收纳与管理，确保印章使用的安全性、规范性和严肃性，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等印章的收纳管理工作。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的收纳管理必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保印章使用合法合规。2.安全保密原则：加强印章存放、使用过程中的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。3.规范有序原则：明确印章管理流程和职责，规范印章的收纳、使用、保管、交接等环节，确保印章管理工作有序进行。4.权责明确原则：印章管理实行分级负责、归口管理，明确各部门及相关人员在印章管理中的职责和权限。二、印章分类及定义（一）公司公章公司公章是公司对外行使权力的象征，用于以公司名义签订合同、协议、公文、证明等各类重要文件。（二）法定代表人章法定代表人章用于特定的文件签署或财务票据等方面，代表公司法定代表人的身份行使相应职责。（三）财务专用章财务专用章主要用于公司财务核算、资金收付、税务申报等财务相关业务。（四）合同专用章合同专用章专门用于签订各类经济合同，明确公司在合同中的权利和义务。（五）部门章部门章是公司内部各部门为开展业务工作而使用的印章，如人力资源部章、行政部章等，用于本部门职责范围内的文件、报表、通知等的盖章确认。（六）分支机构及子公司章分支机构及子公司章是其在经营活动中代表自身行使权力的印章，使用范围参照公司公章及相关规定执行。三、印章的刻制（一）申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经部门负责人签字确认。2.涉及公司重大事项或重要业务的印章刻制申请，需经公司分管领导审核，报公司法定代表人批准。（二）审批1.申请表提交后，由公司办公室负责审核申请事项的必要性、合规性及印章规格等是否符合公司规定。2.审核通过后，报公司法定代表人审批。（三）刻制1.经批准后，由公司办公室统一安排具有资质的印章制作单位进行刻制。2.印章制作单位应严格按照审批要求制作印章，确保印章质量和样式规范。3.印章刻制完成后，由公司办公室负责验收，检查印章外观、尺寸、文字等是否符合要求。验收合格的印章，在《印章刻制登记表》上登记备案，并填写《印章启用申请表》。（四）启用1.《印章启用申请表》经公司办公室负责人、分管领导、法定代表人签字批准后，方可启用印章。2.印章启用时，应在公司内部发布启用通知，明确印章名称、启用日期、使用范围等信息。四、印章的收纳（一）收纳原则1.各类印章应指定专人负责收纳保管，确保印章存放安全。2.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章收纳箱内，实行双人双锁管理。（二）收纳地点1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章，原则上应存放在公司办公室的保险柜内。2.部门章可根据实际情况存放在各部门指定的收纳地点，但应确保安全保密。3.分支机构及子公司章应存放在其办公场所的保险柜或专门收纳设施内，并按照公司要求定期报备印章存放情况。（三）收纳登记1.印章收纳人员应建立《印章收纳登记表》，详细记录印章名称、规格、启用日期、收纳时间、收纳人员等信息。2.印章如有损坏、遗失等情况，应及时在登记表上注明，并按照规定进行处理。五、印章的使用（一）使用范围1.公司公章用于公司对外签订合同、协议、公文、证明等文件，以及其他需要以公司名义对外行使权力的事项。2.法定代表人章用于特定的文件签署或财务票据等方面，具体使用范围按照公司规定执行。3.财务专用章用于公司财务核算、资金收付、税务申报等财务相关业务。4.合同专用章专门用于签订各类经济合同。5.部门章用于本部门职责范围内的文件、报表、通知等的盖章确认。6.分支机构及子公司章用于其在经营活动中代表自身行使权力的事项，使用范围参照公司公章及相关规定执行。（二）使用流程1.申请：需要使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：申请表提交后，由相关审核部门按照职责分工进行审核。涉及公司重大事项或重要业务的用印申请，需经公司分管领导审核，报公司法定代表人批准。3.用印：审核通过后，用印申请人凭批准后的《印章使用申请表》到印章收纳保管人员处办理用印手续。印章收纳保管人员应认真核对申请表内容与用印文件是否一致，确认无误后在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印人、用印事项等信息。4.登记备案：印章使用完毕后，印章收纳保管人员应将《印章使用申请表》和用印文件复印件留存归档，以备查阅。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。2.如因工作需要确需在空白文件上预留印章的，必须经公司法定代表人批准，并严格控制预留印章的使用范围和数量。3.印章使用应严格按照规定的使用范围和审批程序进行，不得擅自扩大使用范围或越权用印。六、印章的保管（一）保管人员职责1.印章保管人员应严格遵守印章管理规定，确保印章安全存放，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。2.负责印章的日常收纳、保管、使用登记等工作，按照规定流程办理印章使用手续。3.定期检查印章的存放情况，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并按照规定进行处理。4.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应按照规定办理交接手续。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章收纳箱内，实行双人双锁管理。保险柜密码和钥匙应由不同人员分别保管，确保印章存放安全。2.印章存放地点应保持干燥、通风，防止印章受潮、生锈或损坏。3.印章保管人员不得将印章随意转借他人使用，如因特殊情况需要临时委托他人保管印章的，必须经部门负责人批准，并办理书面委托手续。七、印章的交接（一）交接情形1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章的，应办理印章交接手续。2.因印章保管人员休假、出差等原因需要临时交接印章的，应办理临时交接手续。（二）交接流程1.交接准备：印章保管人员在办理交接手续前，应整理好印章及相关文件资料，填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、规格、数量、启用日期、收纳时间、使用情况等信息。2.交接确认：交接双方应在公司办公室人员的监督下，按照《印章交接清单》进行逐一核对，确认印章及相关文件资料无误后，在交接清单上签字确认。3.交接备案：印章交接完成后，公司办公室应将《印章交接清单》留存归档，以备查阅。八、印章的废止与销毁（一）废止情形1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，印章不再使用的，应及时废止。2.印章损坏、遗失或被盗用、冒用等情况，经公司研究决定不再使用的，应及时废止。（二）废止流程1.申请：需要废止印章的部门或单位，应填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因、名称、规格等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：申请表提交后，由公司办公室负责审核申请事项的真实性和必要性，报公司分管领导审核，经公司法定代表人批准后，方可废止印章。3.公告：印章废止后，公司应在内部发布废止公告，明确印章废止日期、名称等信息，同时通知相关部门和人员停止使用该印章。（三）销毁1.废止后的印章应及时进行销毁，防止印章被非法使用。2.印章销毁应由公司办公室负责组织实施，销毁过程应进行现场监督，并填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、规格、数量、销毁日期、销毁方式等信息。3.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司办公室应定期对印章收纳管理情况进行监督检查，确保印章管理工作符合规定要求。2.监督检查内容包括印章的收纳、使用、保管、交接、废止与销毁等环节，以及相关制度的执行情况。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）责任追究1.对于违反印章管理规定，导致印章被盗用、冒用、丢失等情况发生，给公司造成损失的，将依法追究相关责任人的责任。2.对于擅自扩大印章使用范围、越权用印、在空白文件上加盖印章等违规行为，将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法解除劳动合同，并追究其法律责任。3.对于印章保管人员未