分级采购管理办法

分级采购管理办法一、总则（一）目的为了规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，加强采购管理的计划性、科学性和合理性，特制定本分级采购管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及下属单位的采购活动，包括物资采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购过程合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过科学的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。4.计划性原则：采购活动应根据公司的生产经营计划和实际需求，提前做好规划和安排，避免盲目采购。5.责任性原则：明确采购各环节的责任，确保采购工作的顺利进行，对采购过程中的违规行为进行责任追究。二、采购分级标准（一）采购金额分级根据采购项目的预算金额，将采购分为以下三个级别：1.一级采购：单项采购预算金额在[X]万元及以上的采购项目。2.二级采购：单项采购预算金额在[X]万元（不含）至[X]万元之间的采购项目。3.三级采购：单项采购预算金额在[X]万元（不含）以下的采购项目。（二）采购物资或服务重要性分级1.关键物资或服务：对公司生产经营活动具有重大影响，直接关系到产品质量、生产安全、业务连续性等的物资或服务，如核心原材料、关键设备、重要技术服务等。2.重要物资或服务：对公司生产经营有较大影响，影响产品性能、生产效率、成本控制等的物资或服务，如主要生产辅料、通用设备、一般技术服务等。3.一般物资或服务：对公司生产经营影响较小，通用性较强的物资或服务，如办公用品、劳保用品、普通维修服务等。（三）综合分级结合采购金额分级和采购物资或服务重要性分级，确定最终的采购级别。具体如下：1.一级采购：同时满足采购金额为一级且采购物资或服务为关键物资或服务的采购项目。2.二级采购：采购金额为二级或采购物资或服务为重要物资或服务的采购项目。3.三级采购：采购金额为三级或采购物资或服务为一般物资或服务的采购项目。三、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，根据采购分级标准进行初步判断，确定采购级别。2.对于一级采购项目：采购部门编制详细的采购方案，包括采购方式、供应商选择标准、采购预算等，报公司主管领导审批。主管领导审批通过后，采购部门组织实施采购活动。3.对于二级采购项目：采购部门负责人审核采购申请及采购方案，审核通过后报公司财务部门会签。财务部门会签后，报公司分管领导审批。分管领导审批通过后，采购部门组织实施采购活动。4.对于三级采购项目：采购部门相关人员直接审核采购申请，审核通过后组织实施采购活动。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.对于一级采购项目：采购部门发布招标公告或邀请招标邀请函，邀请符合条件的供应商参与投标。组织开标、评标活动，按照既定的评标标准进行评标，确定中标供应商。与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.对于二级采购项目：采购部门采用竞争性谈判、询价等采购方式，选择不少于三家的供应商进行谈判或询价。综合比较供应商的报价、质量、服务等因素，确定成交供应商，并签订采购合同。4.对于三级采购项目：采购部门可以直接从供应商数据库中选择合适的供应商，进行询价采购。与选定的供应商签订采购合同。5.采购部门建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，对于评价不合格的供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（四）采购合同签订与执行1.采购部门根据审批结果和供应商选择情况，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。3.对于采购合同执行过程中出现的变更、纠纷等问题，采购部门应及时与相关部门协商解决，并按照合同约定追究责任方的责任。（五）验收与付款1.采购物资到货后，使用部门负责组织验收工作。验收人员应按照采购合同和相关标准对物资的数量、质量、规格型号等进行检验，填写《验收报告》。2.验收合格的物资，采购部门根据合同约定办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经采购部门负责人、财务部门审核后，报公司领导审批。3.对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因造成的损失，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对市场价格波动风险：建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态。与供应商协商签订价格调整条款，约定在一定条件下价格可以调整。采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。2.针对供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商。在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。要求供应商提供履约保证金或银行保函，降低违约风险。3.针对质量风险：严格采购物资的质量标准，在采购合同中明确质量要求和验收标准。加强验收环节的管理，确保采购物资质量合格。建立质量追溯机制，对出现质量问题的物资及时追溯原因，追究责任。4.针对法律风险：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中严格遵守法律法规，确保采购合同合法有效。聘请法律顾问，对重大采购项目提供法律支持和咨询服务。五、监督与考核（一）内部监督1.公司审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门发现问题后，及时提出整改意见，要求采购部门限期整改，并对整改情况进行跟踪检查。（二）考核评价1.建立采购部门及采购人员的考核评价体系，从采购效率、采购成本、采购质量、供应商管理等方面对采购工作进行考核评价。2.考核评价结果与采购部门及采购人员的绩效挂钩