公司章证管理办法

公司章证管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章、证照的管理，维护公司的合法权益，规范印章、证照的使用行为，防范风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分公司、子公司。（三）定义1.印章：指公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章等各类具有法律效力的印章。2.证照：指公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明书、资质证书、安全生产许可证等各类证件。（四）管理原则1.依法合规原则：印章、证照的管理和使用必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.专人负责原则：明确专人负责印章、证照的保管和使用，确保责任落实到人。3.审批规范原则：建立严格的审批流程，未经审批不得擅自使用印章、证照。4.安全保密原则：采取有效措施确保印章、证照的安全，防止丢失、被盗用或滥用，对涉及的信息严格保密。二、印章管理（一）印章的刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要填写《印章刻制申请表》，经公司法定代表人或授权代表审批后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.印章刻制完成后，行政部门应及时进行登记，并留存印章印模。（二）印章的保管1.公司公章、法定代表人章由公司办公室主任保管；合同专用章由合同管理部门负责人保管；财务专用章由财务部门负责人保管；发票专用章由财务部门指定专人保管；部门章由各部门负责人保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置，确保印章安全。如因特殊原因需临时委托他人保管，应办理书面委托手续，并在委托期限届满后及时收回印章。3.印章保管人员应建立印章使用台账，详细记录印章使用日期、事由、批准人、使用人等信息。（三）印章的使用1.使用印章必须填写《印章使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，并按照审批流程进行审批。2.审批流程：一般事项：由使用部门负责人审核，报分管领导批准。重要事项：由使用部门负责人审核，报分管领导审核后，再报公司法定代表人或授权代表批准。涉及合同签订等重大事项：按照公司合同管理办法进行审批。3.印章保管人员应严格按照审批后的《印章使用申请表》用印，对不符合审批要求的，有权拒绝用印。4.用印时，印章保管人员应在印章使用台账上进行登记，并留存《印章使用申请表》原件。5.印章使用应在公司内部进行，确需携带印章外出使用的，必须经公司法定代表人或授权代表批准，并填写《印章外出使用申请表》，注明外出事由、使用部门、使用人、预计使用时间等信息。印章外出期间，应由专人负责保管，使用完毕后及时带回公司。（四）印章的停用与销毁1.因机构变动、印章损坏等原因需要停用印章的，由印章保管部门填写《印章停用申请表》，经公司法定代表人或授权代表批准后，办理停用手续。2.停用的印章应及时上缴公司办公室，由办公室统一封存保管。3.印章的销毁由公司办公室会同相关部门进行，填写《印章销毁申请表》，经公司法定代表人或授权代表批准后，在两人以上监督下进行销毁，并留存销毁记录。三、证照管理（一）证照的办理1.公司各类证照的办理由行政部门统一负责，根据工作需要填写《证照办理申请表》，经公司法定代表人或授权代表审批后，按照相关规定办理。2.证照办理过程中，应及时跟踪办理进度，确保按时取得证照。（二）证照的保管1.公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等重要证照由公司办公室统一保管；法定代表人身份证明书、资质证书、安全生产许可证等其他证照由相关业务部门保管。2.证照保管人员应妥善保管证照，不得随意出借、转让或丢失。如因特殊原因需临时借用，应办理书面借用手续，并在借用期限届满后及时归还。3.证照保管人员应建立证照使用台账，详细记录证照使用日期、事由、批准人、使用人等信息。（三）证照的使用1.使用证照必须填写《证照使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，并按照审批流程进行审批。2.审批流程：一般事项：由使用部门负责人审核，报分管领导批准。重要事项：由使用部门负责人审核，报分管领导审核后，再报公司法定代表人或授权代表批准。3.证照保管人员应严格按照审批后的《证照使用申请表》提供证照，并在证照使用台账上进行登记，留存《证照使用申请表》原件。4.证照使用应在公司内部进行，确需携带证照外出使用的，必须经公司法定代表人或授权代表批准，并填写《证照外出使用申请表》，注明外出事由、使用部门、使用人、预计使用时间等信息。证照外出期间，应由专人负责保管，使用完毕后及时带回公司。（四）证照的年检与换证1.行政部门应及时关注各类证照的年检与换证时间，提前做好准备工作，确保按时办理年检与换证手续。2.办理年检与换证手续时，应按照相关规定提交所需材料，确保手续齐全、合规。（五）证照的遗失与补办1.如发现证照遗失，证照保管人员应立即向公司报告，并采取有效措施防止证照被冒用。2.公司应及时向相关部门挂失，并按照规定办理补办手续。补办证照所需费用由责任人承担。四、监督与检查（一）定期检查公司办公室应定期对印章、证照的管理情况进行检查，确保印章、证照的保管和使用符合规定。（二）不定期抽查公司领导或相关部门可根据工作需要对印章、证照的管理情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（三）违规处理对违反本办法规定，擅自使用印章、证照或因保管不善导致印章、证照遗