公司保函管理办法

公司保函管理办法一、总则（一）目的为加强公司保函业务管理，规范保函开立、使用、核销等流程，有效防范风险，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司本部及所属各分支机构在经营活动中涉及的各类保函业务，包括但不限于投标保函、履约保函、预付款保函、质量保函等。（三）基本原则1.依法合规原则：保函业务的开展必须严格遵守国家法律法规、监管要求以及行业标准。2.风险可控原则：在保函业务操作过程中，充分评估风险，采取有效措施进行风险防范和控制，确保公司利益不受损失。3.审慎经营原则：秉持审慎态度，对保函申请人的资格、信用状况、经营能力等进行全面审查，合理确定保函金额、期限等关键条款。4.统一管理原则：公司对保函业务实行统一管理，明确各部门职责，规范业务流程，确保保函业务有序开展。二、职责分工（一）业务部门1.负责保函业务的市场拓展和客户开发，收集客户需求信息，向客户介绍公司保函业务产品和服务。2.对保函申请人进行初步调查，包括申请人的基本情况、经营状况、财务状况、信用记录等，评估申请人的风险状况，并向风险管理部门提交相关调查资料。3.负责与保函申请人签订业务合同，明确双方权利义务，确保合同条款符合法律法规和公司规定。4.根据业务进展情况，及时向风险管理部门、财务部门等相关部门通报保函业务信息，协调解决业务过程中出现的问题。5.负责保函业务档案的整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。（二）风险管理部门1.负责对保函业务进行风险评估和审查，制定风险防控措施。2.审核业务部门提交的保函申请人调查资料，对申请人的信用状况、风险承受能力等进行综合评估，提出风险审查意见。3.参与保函业务合同的审核，对合同中的风险条款进行审查，确保合同风险可控。4.跟踪保函业务的风险状况，及时发现和预警潜在风险，提出风险处置建议，并监督风险处置措施的执行情况。5.定期对保函业务风险状况进行统计分析，为公司决策提供风险数据支持。（三）财务部门1.负责保函业务的资金管理，包括保函保证金的收取、存放、使用和退还等。2.根据保函业务合同约定，及时足额收取保函手续费，并进行账务处理。3.审核保函业务的费用支出，确保费用支出合理合规。4.定期与业务部门核对保函业务相关财务数据，确保财务信息准确一致。（四）法务部门1.负责对保函业务涉及的法律文件进行审核，确保法律文件合法合规，不存在法律风险。2.为保函业务提供法律咨询服务，解答业务过程中遇到的法律问题，提出法律建议。3.参与保函业务纠纷的处理，提供法律支持，维护公司合法权益。（五）审批部门根据公司授权，负责对保函业务进行审批，包括保函的开立、变更、延期、注销等事项。审批部门应严格按照审批流程和审批标准进行审批，确保审批意见准确合理。三、保函开立（一）申请1.保函申请人应向业务部门提交书面申请，申请内容应包括保函种类、金额、期限、受益方、担保事项等基本信息，并提供相关证明材料，如营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书、项目合同等。2.业务部门收到申请后，应对申请材料的完整性和真实性进行初步审核，审核通过后，填写《保函业务申请表》，并连同申请材料一并提交风险管理部门。（二）风险评估与审查1.风险管理部门收到业务部门提交的申请材料后，应立即组织对保函申请人进行风险评估和审查。审查内容包括申请人的基本情况、经营状况、财务状况、信用记录、担保事项的真实性和合法性等。2.风险管理部门可通过实地调查、查阅资料、查询信用信息系统等方式，获取申请人的相关信息，并进行综合分析评估。根据评估结果，出具风险审查意见，明确是否同意开立保函以及保函的金额、期限、担保方式等关键条款建议。（三）审批1.审批部门应根据风险管理部门的风险审查意见，按照公司授权进行审批。审批通过的，在《保函业务申请表》上签署审批意见；审批不通过的，应说明理由，并将申请材料退回业务部门。2.对于重大保函业务或风险较高的保函业务，应提交公司管理层进行集体决策。（四）合同签订1.业务部门根据审批意见，与保函申请人签订保函业务合同。合同应明确双方的权利义务，包括保函金额、期限、担保方式、手续费、保证金、违约责任等条款。2.合同签订后，业务部门应将合同副本提交风险管理部门、财务部门等相关部门备案。（五）保函开立1.财务部门根据保函业务合同约定，收取保函手续费和保证金。保证金应存入公司指定的保证金账户，并按照相关规定进行管理。2.业务部门根据合同约定和审批意见，向合作银行或其他金融机构提交开立保函的申请材料，包括申请书、合同副本、审批文件等。合作银行或金融机构审核通过后，按照规定格式和内容开立保函，并将保函正本交付业务部门。3.业务部门收到保函正本后，应及时通知保函申请人领取，并办理签收手续。同时，将保函副本提交风险管理部门、财务部门等相关部门备案。四、保函使用与管理（一）保函交付1.业务部门应按照保函业务合同约定，及时将保函正本交付给保函受益方。交付方式可采用专人送达、邮寄、电子传输等方式，并保留交付凭证。2.在保函交付过程中，业务部门应向保函受益方明确告知保函的相关条款和注意事项，确保受益方正确理解和使用保函。（二）保函跟踪1.业务部门应建立保函业务跟踪台账，对保函的使用情况进行实时跟踪。跟踪内容包括保函的有效期、索赔情况、受益方反馈等信息。2.定期与保函受益方沟通，了解保函的使用情况，及时掌握业务进展动态。如发现异常情况，应及时向风险管理部门报告，并采取相应措施进行处理。（三）保函变更与延期1.如因业务需要变更保函相关条款，如金额、期限、受益方等，保函申请人应向业务部门提交书面申请，并说明变更理由。业务部门应按照保函开立流程，重新进行风险评估、审查和审批。2.经审批同意变更的，业务部门应与保函申请人签订变更协议，并及时通知合作银行或金融机构办理保函变更手续。变更后的保函应按照原保函开立流程进行交付和备案。3.如需延长保函期限，保函申请人应在保函到期前一定期限内向业务部门提交书面申请。业务部门审核同意后，按照保函延期流程进行操作，包括重新评估风险、审查、审批、签订延期协议、通知银行办理延期手续等。（四）保函索赔处理1.如保函受益方提出索赔，业务部门应立即通知风险管理部门，并及时与保函申请人沟通，了解索赔原因和情况。2.风险管理部门应组织相关人员对索赔事项进行调查核实，判断索赔是否合理合规。如索赔合理合规，应按照保函业务合同约定，协助保函申请人做好赔付准备工作；如索赔不合理或存在争议，应及时收集相关证据，维护公司合法权益，并与保函受益方进行协商解决。3.在保函索赔处理过程中，业务部门应保持与保函受益方、保函申请人的密切沟通，及时反馈处理进展情况，确保索赔处理工作顺利进行。五、保函核销（一）到期核销1.保函到期后，如未发生索赔事项，业务部门应在保函到期后一定期限内，向合作银行或金融机构申请办理保函注销手续。申请时应提交保函正本、注销申请书等相关材料。2.合作银行或金融机构审核通过后，办理保函注销手续，并将注销证明文件交付业务部门。业务部门收到注销证明文件后，应及时通知保函申请人，并在保函业务跟踪台账中进行核销记录。（二）提前核销1.在保函有效期内，如保函申请人已履行完担保事项，或保函受益方放弃索赔权利等原因，需要提前核销保函的，保函申请人应向业务部门提交书面申请，并说明提前核销理由。2.业务部门审核同意后，按照保函开立流程，重新进行风险评估、审查和审批。经审批同意提前核销的，业务部门应及时通知合作银行或金融机构办理保函注销手续，并在保函业务跟踪台账中进行核销记录。（三）索赔核销1.如保函发生索赔并已完成赔付，业务部门应在赔付完成后一定期限内，向合作银行或金融机构申请办理保函核销手续。申请时应提交保函正本、赔付证明文件、核销申请书等相关材料。2.合作银行或金融机构审核通过后，办理保函核销手续，并将核销证明文件交付业务部门。业务部门收到核销证明文件后，应在保函业务跟踪台账中进行核销记录，并对保函业务档案进行整理归档。六、风险管理（一）风险识别与评估1.风险管理部门应定期对保函业务进行风险识别和评估，分析潜在风险因素，包括信用风险、市场风险、操作风险、法律风险等。2.通过建立风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法，对保函业务风险进行评估，确定风险等级，并制定相应的风险防控措施。（二）风险防控措施1.加强对保函申请人的信用管理，建立客户信用档案，定期对客户信用状况进行评估和更新。对于信用状况不佳或风险较高的客户，应谨慎办理保函业务或采取增加担保措施等方式进行风险防控。2.合理确定保函金额和期限，根据担保事项的风险程度、申请人的信用状况等因素，科学评估保函金额和期限，避免过度担保或期限过长带来的风险。3.严格执行保函业务审批流程，确保审批环节严谨规范，充分发挥各部门的审核把关作用，防止不符合条件的保函业务开立。4.加强对保函业务操作过程的监督管理，规范业务流程，明确各环节的操作要求和责任，确保保函业务操作合规、准确、及时。5.定期对保函业务进行内部审计和检查，及时发现和纠正业务操作中存在的问题，防范操作风险。同时，加强对合作银行或金融机构的管理和监督，确保其按照合同约定履行义务，保障公司利益。6.建立健全保函业务风险应急预案，明确风险事件发生时的应急处置流程和责任分工，提高应对风险的能力，最大限度地降低风险损失。七、档案管理（一）档案内容保函业务档案应包括保函业务申请表、风险审查意见、审批文件、业务合同、保函正本及副本、交付凭证、索赔处理文件、核销证明文件等相关资料。（二）档案整理与归档1.业务部门负责保函业务档案的整理工作，按照业务发生时间顺序，对各类档案资料进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。2.整理完成的档案资料应及时移交公司档案管理部门进行归档保管。档案管理部门应建立保函业务档案专库，按照档案管理规定对档案进行妥善保管，确保档案安全。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅保函业务档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应指定专人负责提供查阅服务，并对查阅过程进行监督。2.如需借阅保函业务档案，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人员应按时归还档案，如因特殊原因需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.查阅和借阅档案人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、复印、转借档案资料，不得在档案资料上批注无关内容，确保档案资料的安全和完整。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对保函业务进行审计监督，检查保函业务的合规性、风险防控措施的执行情况、业务流程的规范性等。2.审计部门