采购法管理办法

采购法管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购活动的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构的采购活动，包括物资采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受公司内部监督及相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构。采购部门的职责包括：1.贯彻执行采购相关法律法规、政策和公司制度。2.制定采购计划和采购方案。3.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。4.负责采购项目的进度跟踪、验收等工作。5.建立和维护供应商管理体系。6.收集、整理采购信息，分析采购数据，为采购决策提供支持。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对需求的合理性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核。3.质量部门：负责对采购物资或服务的质量进行检验和验收，提出质量意见。4.法务部门：负责对采购合同等法律文件进行审核，提供法律意见，防范法律风险。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据公司业务发展需要、生产经营计划等，定期编制采购需求计划。采购需求计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.采购部门应根据需求部门提交的采购需求计划，结合库存情况、市场供应情况等，综合编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、采购时间安排、供应商选择范围等。（二）采购计划的审批1.采购计划编制完成后，应按照公司内部审批流程进行审批。一般采购计划由采购部门负责人审批；重大采购计划需报采购决策委员会审批。2.审批部门应重点审查采购计划的必要性、合理性、合规性以及与公司预算的匹配性等，提出审批意见。（三）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、业务调整等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出调整申请。2.采购部门应对调整申请进行审核，并根据实际情况对采购计划进行相应调整。调整后的采购计划需重新履行审批手续。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。供应商准入条件一般包括：具有合法经营资质、良好的商业信誉、较强的生产或服务能力、合理的价格水平、良好的售后服务等。2.潜在供应商应向采购部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购部门对申请材料进行审核，并可对供应商进行实地考察。经审核和考察合格的供应商，纳入公司供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。2.评价与考核可采用定量与定性相结合的方式，设定相应的评价指标和权重。采购部门根据评价与考核结果，对供应商进行分级管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等。3.对于评价结果为不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、限期整改等；对于整改后仍不符合要求的供应商，应将其从供应商名录中剔除。（三）供应商关系管理1.采购部门应与供应商建立良好的合作关系，加强沟通与协调。定期与供应商召开沟通会议，及时解决合作过程中出现的问题。2.对于重要供应商，采购部门可与其签订战略合作协议，明确双方的权利和义务，共同推动业务发展。3.采购部门应关注供应商的发展动态，及时了解供应商的经营状况、市场竞争力等变化情况，以便调整合作策略。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由采购部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其投标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其报价，根据报价情况确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购原因等，并提交给采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行审核，符合采购计划和相关规定的，按照审批流程进行审批。3.采购实施选择采购方式：根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式。编制采购文件：采购部门根据采购方式编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的各项要求、评标标准、合同条款等。发布采购信息：对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应在规定的媒体上发布采购信息；对于其他采购方式，应向符合条件的供应商发出采购邀请。接收响应文件：采购部门接收供应商提交的响应文件，并进行登记和初步审查。评审与谈判：组织相关人员对响应文件进行评审或与供应商进行谈判，确定成交候选人或成交供应商。合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规和公司制度的要求，内容应完整、准确、清晰。4.采购验收验收准备：采购部门应在采购合同约定的交货期前，通知需求部门、质量部门等相关人员做好验收准备工作。验收实施：质量部门等相关人员按照采购合同和相关标准对采购物资或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等。验收报告：验收完成后，验收人员应出具验收报告，明确验收结果。验收报告应经相关人员签字确认。5.采购付款付款申请：供应商按照采购合同约定履行交货义务后，采购部门应及时审核供应商提交的付款申请，包括发票、验收报告等相关资料。付款审批：采购部门审核通过后，按照公司内部付款审批流程进行审批。审批部门应重点审查付款申请的真实性、合法性、合规性以及与采购合同的一致性等。付款执行：财务部门根据审批意见，办理采购付款手续。付款方式应符合公司财务制度的规定。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同一般应包括合同编号、签订日期、采购项目名称、采购内容、规格、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购部门应在合同签订前，将合同草案提交法务部门进行审核。法务部门应重点审查合同的合法性、合规性、完整性等，提出审核意见。采购部门根据审核意见对合同草案进行修改完善后，方可签订合同。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等交付货物或提供服务。如因特殊原因需要变更合同履行条款的，供应商应提前通知采购部门，并经双方协商一致后签订补充协议。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、业务调整等原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等条款，并按照合同签订的审批流程进行审批。（四）合同纠纷处理1.如在采购合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.采购部门应及时收集、整理合同纠纷相关证据材料，配合公司相关部门做好纠纷处理工作。在纠纷处理过程中，应维护公司的合法权益。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购计划的执行情况、采购方式的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强