公用印章管理办法

公用印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织公用印章的管理，维护公司/组织的合法权益，规范印章使用行为，确保印章使用的安全性、合法性和严肃性，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有公用印章的管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。（三）基本原则1.依法依规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规和行业标准。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级管理，明确各级管理职责。3.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章管理责任落实到人。4.审批规范原则：印章使用必须经过严格的审批程序，未经审批不得使用。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制公用印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、使用范围等内容，并经部门负责人签字确认后，报公司/组织高层领导审批。2.审批通过后，由行政管理部门统一到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻章单位必须具备合法资质，确保印章的质量和安全性。3.印章刻制完成后，行政管理部门应及时将印章移交印章保管人，并办理交接手续。交接时，双方应在《印章交接登记表》上签字确认，注明印章名称、数量、启用日期等信息。（二）印章启用1.新印章启用前，行政管理部门应在公司/组织内部发布《印章启用通知》，明确印章的名称、启用日期、使用范围、审批流程等内容，确保全体员工知晓。2.印章保管人应在《印章使用登记簿》上记录印章启用的相关信息，包括启用日期、启用人、印章名称等。三、印章的保管（一）保管人员职责1.印章保管人必须具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定，确保印章安全。2.负责印章的日常保管，妥善存放印章，防止印章被盗、遗失或损坏。3.按照规定的审批程序使用印章，对印章使用情况进行详细登记，并定期向行政管理部门汇报。4.发现印章丢失、被盗或损坏时，应立即向行政管理部门报告，并采取相应的紧急措施，如挂失、报警等，以减少损失。（二）保管方式1.公用印章应存放在专门的保险柜或印章箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.保险柜或印章箱的钥匙应由印章保管人妥善保管，不得随意转借他人。如有特殊情况需要委托他人代管，必须经过公司/组织高层领导批准，并办理相关交接手续。3.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏或磨损情况，应及时报告行政管理部门，并申请更换印章。（三）保管地点1.公章、合同专用章等重要印章应存放在公司/组织的机要室或专门的印章保管室，实行双人保管制度。2.财务专用章、法定代表人章等印章应存放在财务部门的保险柜内，由财务人员专人保管。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司/组织对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署，以及其他需要代表公司/组织行使权力的事项。2.合同专用章：用于公司/组织签订各类合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于公司/组织的财务收支、银行结算、税务申报等财务相关业务。4.法定代表人章：用于公司/组织法定代表人授权的特定事项，如签署授权委托书、办理银行开户手续等。（二）使用流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等内容，并经部门负责人签字确认。2.根据用印事项的性质和审批权限，报公司/组织相关领导审批。审批通过后，在《印章使用申请表》上签署审批意见。3.用印申请人将《印章使用申请表》连同用印文件一并提交给印章保管人。印章保管人对用印申请进行审核，确认无误后，在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记簿》上记录用印情况，包括用印日期、用印文件名称、用印份数、用印申请人、审批人等信息。4.用印完毕后，印章保管人应将印章妥善保管，并将《印章使用申请表》存档备查。（三）审批权限1.一般事项用印：由部门负责人审批。2.重要事项用印：由公司/组织高层领导审批。3.涉及财务、合同等重大事项用印：需经财务部门、法务部门等相关部门审核后，报公司/组织高层领导审批。（四）特殊情况用印1.紧急情况下需使用印章，但无法及时办理审批手续的，用印申请人应电话请示相关领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印：因工作需要在异地使用印章的，应提前与行政管理部门沟通协调，并按照当地相关规定办理用印手续。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司/组织机构变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用公用印章时，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等内容，并经公司/组织高层领导审批。2.审批通过后，行政管理部门应及时发布《印章停用通知》，告知全体员工印章停用的相关信息。3.印章保管人应在收到《印章停用申请表》后，将停用的印章交回行政管理部门，并办理交接手续。交接时，双方应在《印章交接登记表》上签字确认，注明印章名称、数量、停用日期等信息。（二）销毁1.停用的印章由行政管理部门统一保管，定期进行清理。对于不再使用且无保留价值的印章，由行政管理部门填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、销毁原因等内容，并经公司/组织高层领导审批。2.审批通过后，行政管理部门应指定专人负责印章的销毁工作。销毁过程应进行全程监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁日期、销毁方式、监销人等信息。3.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁后的印章残骸应妥善处理，防止信息泄露。六、监督与检查（一）内部监督1.行政管理部门负责定期对公用印章的管理情况进行检查，包括印章的保管、使用、审批等环节，确保印章管理规范。2.审计部门负责对公用印章的使用情况进行审计监督，检查印章使用是否符合规定，有无违规用印行为。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府相关部门等的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告相关部门。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用印章。2.超越审批权限使用印章。3.在空白文件、纸张上加盖印章。4.印章保管不善，导致印章被盗、遗失或损坏。5.其他违反印章管理规定的行为。（二）责任追究措施1.对于违规使用印章的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.因违规用印给公司/组织造成经济损失或不良影响的，依法追究相关责任人的法律责任。3.印章保管人因保管不善导致印章丢失、被盗或损坏的，应承担相应