化工外事管理办法

化工外事管理办法一、总则（一）目的为加强公司化工外事管理，规范外事活动流程，提高外事工作效率，保障公司合法权益，促进公司与国际化工领域的交流与合作，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门涉及的一切化工外事活动，包括但不限于国际商务谈判、技术交流、合作项目、人员出访、外宾来访等。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和相关政策，尊重国际惯例和所在国家（地区）的法律法规。2.服务公司发展战略，围绕公司核心业务，积极拓展国际业务，提升公司国际竞争力。3.注重实效，确保外事活动能够为公司带来实际利益，推动公司技术进步和业务拓展。4.严格管理，规范外事活动审批程序，加强对外事人员的培训和监督，确保外事活动安全、有序进行。二、外事管理机构及职责（一）外事工作领导小组公司成立外事工作领导小组，由公司总经理担任组长，副总经理担任副组长，各相关部门负责人为成员。外事工作领导小组负责统筹规划公司外事工作，审议重大外事事项，协调解决外事工作中的重大问题。（二）外事管理部门公司设立外事管理部门，作为外事工作的归口管理部门，负责贯彻执行国家外事政策和公司外事工作领导小组的决策部署，制定和完善外事管理制度，归口管理公司外事活动，审核外事出访计划、接待计划等，组织外事培训和外事纪律教育等工作。（三）各部门职责各部门负责本部门外事活动的具体实施，按照外事管理部门的要求，做好外事活动的前期准备、组织实施和后续总结等工作。同时，各部门应指定专人负责外事工作，及时向外事管理部门报告外事活动进展情况。三、外事出访管理（一）出访计划制定1.各部门根据公司业务发展需要，提前制定年度出访计划，明确出访目的、出访人员、出访国家（地区）、出访时间等内容。出访计划应详细说明出访的必要性和预期成果。2.出访计划经部门负责人审核后，报外事管理部门。外事管理部门对出访计划进行汇总、审核，并报外事工作领导小组审批。（二）出访审批1.出访人员应填写《化工外事出访审批表》，详细说明出访事由、行程安排、在外停留时间等内容，并提交相关证明材料。2.外事管理部门对出访审批表及相关证明材料进行审核，重点审核出访的必要性、行程安排的合理性、人员资格等。审核通过后，报外事工作领导小组审批。3.外事工作领导小组根据公司外事政策和实际情况，对出访申请进行审批。审批通过的，由外事管理部门出具《化工外事出访批准文件》。（三）出访执行1.出访人员应严格按照批准的出访计划执行出访任务，不得擅自更改出访行程、延长在外停留时间或增加出访国家（地区）。2.出访人员在出访期间应遵守国家法律法规和所在国家（地区）的法律法规，尊重当地风俗习惯，维护国家和公司形象。3.出访人员应及时向公司报告出访情况，包括出访成果、遇到的问题等。出访结束后，出访人员应在规定时间内提交出访总结报告。四、外宾来访管理（一）接待计划制定1.各部门根据业务需要，提前制定外宾来访接待计划，明确接待目的、接待对象、接待时间、接待地点、接待安排等内容。接待计划应详细说明接待的必要性和预期成果。2.接待计划经部门负责人审核后，报外事管理部门。外事管理部门对接待计划进行汇总、审核，并报外事工作领导小组审批。（二）接待审批1.接待部门应填写《化工外事外宾来访接待审批表》，详细说明接待事由、接待对象、接待时间、接待地点、接待安排等内容，并提交相关证明材料。2.外事管理部门对接待审批表及相关证明材料进行审核，重点审核接待的必要性、接待安排的合理性、人员资格等。审核通过后，报外事工作领导小组审批。3.外事工作领导小组根据公司外事政策和实际情况，对接待申请进行审批。审批通过的，由外事管理部门出具《化工外事外宾来访接待批准文件》。（三）接待执行1.接待部门应严格按照批准的接待计划执行接待任务，不得擅自更改接待安排。2.接待部门应安排专人负责外宾接待工作，确保接待工作热情、周到、细致。接待人员应熟悉外事礼仪和相关业务知识，具备良好的沟通能力和服务意识。3.接待过程中，应注重与外宾的交流与沟通，了解外宾的需求和意见，及时解决外宾提出的问题。同时，应向外宾介绍公司的基本情况、业务范围、发展战略等，展示公司的实力和形象。4.接待结束后，接待部门应及时总结接待工作经验，分析存在的问题，提出改进措施，并将接待总结报告报外事管理部门。五、国际商务谈判与合作管理（一）项目前期准备1.各部门根据公司业务发展需要，提出国际商务谈判与合作项目申请，详细说明项目背景、合作意向、合作方式、预期成果等内容。2.外事管理部门对项目申请进行初步审核，审核通过后，组织相关部门和专业人员进行项目可行性研究。可行性研究应包括市场分析、技术分析、经济分析、法律分析等内容，评估项目的可行性和风险。3.根据可行性研究报告，制定项目谈判方案，明确谈判目标、谈判策略、谈判团队组成等内容。谈判方案应报外事工作领导小组审批。（二）谈判与签约1.按照批准的谈判方案，组织谈判团队与外方进行商务谈判。谈判团队应包括商务、技术、法律等方面的专业人员，确保谈判的全面性和专业性。2.在谈判过程中，应严格遵守国家法律法规和公司外事政策，维护公司合法权益。同时，应注重与外方的沟通与协商，寻求双方利益的平衡点，达成合作共识。3.谈判达成一致后，起草合作协议或合同文本。合作协议或合同文本应明确双方的权利和义务、合作方式、合作期限、保密条款、违约责任等内容。合作协议或合同文本应报公司法律顾问审核，并报外事工作领导小组审批。4.经审批通过的合作协议或合同文本，由公司法定代表人或其授权代表与外方签订。签订后的合作协议或合同文本应及时归档保存。（三）项目实施与监督1.按照合作协议或合同约定，组织相关部门和人员实施合作项目。项目实施过程中，应加强沟通与协调，确保项目顺利进行。2.外事管理部门负责对合作项目的实施情况进行跟踪和监督，定期检查项目进展情况，及时发现和解决项目实施过程中出现的问题。3.合作项目结束后，项目实施部门应及时总结项目实施情况，提交项目总结报告。外事管理部门对项目总结报告进行审核，并组织相关部门和人员对项目进行评估。六、外事经费管理（一）经费预算编制1.各部门根据外事活动计划，编制外事经费预算。外事经费预算应包括国际旅费、住宿费、伙食费、公杂费、会议费、培训费、翻译费等项目，并详细说明各项费用的预算金额和计算依据。2.外事管理部门对各部门上报的外事经费预算进行汇总、审核，并报公司财务部门。公司财务部门根据公司财务管理制度和外事经费管理规定，对预算进行审核和调整。3.经审核和调整后的外事经费预算，报外事工作领导小组审批。审批通过的外事经费预算作为外事活动经费控制的依据。（二）经费报销1.外事活动结束后，出访人员或接待部门应及时整理和报销外事经费。报销时，应提供合法有效的票据，并填写《化工外事经费报销审批表》，详细说明费用支出情况和报销金额。2.外事管理部门对报销申请进行审核，重点审核费用支出的合理性、票据的真实性和合法性等。审核通过后，报公司财务部门。3.公司财务部门根据公司财务管理制度和外事经费管理规定，对报销申请进行审核和支付。（三）经费控制与监督1.外事活动应严格按照批准的经费预算执行，不得超预算支出。如因特殊情况需要调整经费预算，应按照规定程序报外事工作领导小组审批。2.外事管理部门和公司财务部门应定期对外事经费使用情况进行检查和监督，确保经费使用合理、合规、透明。对发现的问题，应及时进行整改。七、外事保密管理（一）保密制度建立公司建立健全外事保密制度，明确外事保密工作的职责分工、保密范围、保密措施等内容。外事保密制度应报外事工作领导小组审批后实施。（二）保密教育与培训1.外事管理部门定期组织外事人员进行保密教育和培训，提高外事人员的保密意识和保密技能。保密教育和培训应包括国家保密法律法规、公司外事保密制度、外事保密工作案例分析等内容。2.外事人员应自觉遵守外事保密制度，在参与外事活动过程中，严格保守国家秘密和公司商业秘密。不得擅自向外方提供涉及国家秘密和公司商业秘密的文件、资料、信息等。（三）保密措施落实1.外事活动中涉及国家秘密和公司商业秘密的文件、资料、信息等，应按照国家保密规定进行管理和保管。严禁在无保密措施的情况下传递和存储涉密信息。2.外事人员在与外方交流过程中，应注意言行举止，避免泄露国家秘密和公司商业秘密。如需向外方提供非涉密信息，应按照规定程序进行审批。3.外事活动结束后，外事人员应及时清理和归还涉及国家秘密和公司商业秘密的文件、资料、信息等，确保涉密信息不被泄露。八、外事人员管理（一）人员选拔与任用1.外事人员应具备良好的政治素质、业务能力、外语水平和沟通能力，熟悉国家外事政策和相关法律法规。2.公司按照公开、公平、公正的原则，选拔和任用外事人员。外事人员的选拔和任用应经过严格的考核和审批程序。（二）培训与考核1.外事管理部门定期组织外事人员进行培训，培训内容包括国家外事政策、外事礼仪、外语能力、业务知识等方面。通过培训，不断提高外事人员的综合素质和业务能力。2.外事管理部门对外事人员的工作表现进行定期考核，考核内容包括外事工作任务完成情况、遵守外事纪律情况、团队协作情况等方面