发票管理办法彩页

发票管理办法彩页一、总则（一）目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、保管及使用行为，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在生产经营活动中涉及发票的相关事宜。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家发票管理法律法规，确保发票管理活动合法、合规。2.准确及时原则发票开具、取得、记录等应准确无误，并及时处理，保证财务信息的及时性和准确性。3.安全保密原则加强发票保管，确保发票安全，防止发票信息泄露。二、发票的种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物或者提供应税劳务、服务时，开具给购买方用于抵扣进项税额的发票。（二）增值税普通发票1.折叠票主要用于公司销售货物、提供应税劳务或服务给增值税小规模纳税人，以及其他不需要抵扣进项税额的业务。2.卷票适用于公司特定业务场景，如餐饮、住宿等行业，根据实际经营需要选择使用。（三）机动车销售统一发票公司销售机动车时开具的专用发票，作为购买方办理车辆登记注册的重要凭证。（四）通用机打发票在尚未纳入增值税发票管理新系统的特定业务中使用，如部分行业的小额交易等。三、发票的开具（一）开具要求1.销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。2.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.公司应根据实际发生的业务内容如实开具发票，不得虚开发票，不得开具与实际经营业务不符的发票。（二）开具流程1.业务部门在与客户签订合同或达成交易意向时，应明确发票开具的相关要求，包括发票类型、开票信息等。2.销售业务发生后，业务人员应及时将开票信息传递给财务部门。开票信息包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。3.财务部门收到开票信息后，核对无误后按照规定开具发票。开具发票前，应再次确认业务的真实性和开票信息的准确性。4.发票开具后，由专人负责将发票联次交付给客户。对于增值税专用发票，应确保客户及时取得并认证抵扣。（三）红字发票开具1.发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，需要开具红字发票。2.由业务部门提出申请，说明开具红字发票的原因、涉及的发票号码及金额等信息，并经相关负责人审批。3.财务部门根据审批后的申请，在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》或《开具红字货物运输业增值税专用发票信息表》。4.销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。四、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.应取得合法有效的发票，发票内容应与实际交易相符，包括发票的真实性、完整性和准确性。3.不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。（二）取得流程1.采购业务发生前，采购部门应与供应商明确发票开具要求，确保供应商能够按照规定开具发票。2.在采购过程中，采购人员应及时跟进发票开具情况，督促供应商按时开具发票。3.收到发票后，采购人员应首先对发票的基本信息进行核对，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、金额、税额、发票专用章等。核对无误后，将发票传递给财务部门。4.财务部门收到发票后，应进行严格的审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、合规性以及与采购业务的关联性等。对于不符合要求的发票，应及时与采购人员沟通，要求供应商重新开具。（三）特殊情况处理1.对于确实无法取得发票的业务，如向农民收购农产品等，应取得合法有效的替代凭证，如农产品收购发票、销售方开具的收款收据等，并在凭证上注明业务内容、金额、数量等信息。2.若取得的发票存在问题，如发票丢失、被盗、损坏等，应及时采取补救措施。对于丢失发票的情况，应按照规定向税务机关报告，并登报声明作废。同时，根据税务机关要求，提供相关证明材料，以确保业务的正常处理和财务报销。五、发票的保管（一）保管责任公司应建立健全发票保管制度，明确发票保管责任，确保发票安全。发票保管工作应由专人负责，不得擅自委托他人代管。（二）保管方式1.设立专门的发票存放场所，配备必要的安全设施，如保险柜、防盗门等，确保发票存放安全。2.发票应按照种类、号码顺序存放，便于查找和管理。同时，应建立发票台账，详细记录发票的购入、开具、使用、作废、结存等情况。3.电子发票应定期进行备份，并存储在安全的介质上，如光盘、移动硬盘等。备份数据应与纸质发票信息相互核对，确保一致。（三）保管期限发票存根联和发票登记簿应保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。（四）发票丢失处理1.发生发票丢失情形时，应当于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。2.对于丢失增值税专用发票的，应按照税务机关规定的程序办理挂失、补办等手续。同时，应取得销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为购买方抵扣进项税额的凭证。3.对于丢失普通发票的，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。六、发票的使用（一）使用范围公司发票仅限于在本公司生产经营活动中按照规定的用途使用，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围。（二）使用监督1.财务部门应定期对发票使用情况进行检查，确保发票使用符合规定。检查内容包括发票开具的真实性、准确性、完整性，发票取得的合法性，发票保管的安全性等。2.对于发现的发票使用问题，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。同时，应加强对员工的发票管理培训，提高员工的发票管理意识和合规操作水平。（三）发票缴销1.公司因变更、注销税务登记等原因，需要缴销发票的，应按照税务机关的要求办理相关手续。2.缴销发票时，应将未使用的发票、发票存根联及发票登记簿等一并报送税务机关查验。经税务机关审核无误后，予以缴销。七、发票的检查与监督（一）内部检查1.公司应定期组织内部发票管理检查，由财务部门牵头，相关部门配合，对发票的开具、取得、保管及使用情况进行全面检查。2.检查内容包括发票管理制度的执行情况、发票开具与取得的合规性、发票保管的安全性等。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.积极配合税务机关等相关部门的发票检查工作，如实提供发票资料，接受税务机关的监督检查。2.对于税务机关提出的发票管理问题，应认真对待，及时整改，并将整改情况反馈给税务机关