分行档案管理办法

分行档案管理办法一、总则（一）目的为加强分行档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在分行各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于分行各部门及所属分支机构档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。分行档案工作实行集中统一领导，由综合管理部门归口管理全分行的档案工作。2.真实性原则。档案应如实反映分行各项业务活动和历史面貌。3.完整性原则。确保档案的齐全、完整，不遗漏重要文件和信息。4.安全性原则。采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定分行档案管理制度并组织实施。2.负责全分行档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导、监督和检查各部门及所属分支机构的档案工作。4.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务水平和全员的档案意识。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案的完整、准确。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受综合管理部门的业务指导。3.按照档案管理规定，及时向综合管理部门移交应归档的档案。4.积极配合综合管理部门做好档案的利用工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真做好档案的收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案质量。3.积极开展档案利用工作，为分行各项工作提供优质服务。4.负责档案信息化系统的操作和维护，确保档案信息的安全和正常运行。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.分行在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与分行工作相关的文件、指示、规定等。3.分行对外签订的合同、协议、章程等文件。4.分行内部的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录等。5.反映分行历史沿革、机构设置、人员变动等方面的文件材料。6.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应在业务活动结束后及时将应归档的文件材料收集齐全，整理规范。2.兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行清理，剔除无用材料，确保归档材料的质量。3.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并移交综合管理部门。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范化、标准化要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务经营类、财务会计类、人力资源类、科技管理类等。2.立卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷，每卷应保持相对独立和完整。3.编目：对每卷档案进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等，便于查找和管理。四、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案排列上架存放，便于查找和管理。2.对于电子档案，应进行备份存储，并建立相应的存储管理制度。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，发现问题及时处理。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，确保档案的完整和安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关规定和分行实际情况，对档案进行科学鉴定，准确判定档案的保存价值。2.坚持全面的观点，综合考虑档案的历史、现实和未来利用价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其保存价值。2.分析档案内容：根据档案的主题、来源、时间等因素，分析其在分行工作中的作用和价值。3.参考档案保管期限表：结合国家和分行制定的档案保管期限表，确定档案的保管期限。（四）保管期限划分1.永久保存：凡是反映分行主要职能活动和历史面貌的，对分行工作和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保存。2.定期保存：分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，可分别确定为30年或10年保管期限。（五）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、文号、数量等内容，并经档案鉴定工作小组负责人审核签字。3.档案销毁清册报分行分管领导审批后，由综合管理部门组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。5.销毁后的档案销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应遵守国家有关法律法规和分行档案管理制度。2.服务大局原则。档案利用工作应围绕分行中心工作，为各项业务活动提供支持和服务。3.方便利用原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便利用者查阅档案。（二）利用范围1.分行内部各部门因工作需要查阅档案的。2.外单位因工作需要查阅分行档案，经分行领导批准的。3.司法机关因办案需要查阅分行档案，依法履行相关手续的。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案库房查阅纸质档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人签字、综合管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经综合管理部门负责人审批后，由档案管理人员负责复制。复制的档案应加盖“复制件”章，并注明出处。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和质量，为分行各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的题名、年度、保管期限、文号、内容摘要等信息录入档案信息化管理系统，实现档案信息的计算机检索。3.系统维护与管理：定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的安全稳定运行。加强对档案电子数据的备份和存储管理，防止数据丢失。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案具有同等法律效力，其形成、办理、存储等应符合国家有关电子文件管理的规定。2.建立电子档案的元数据管理体系，对电子档案的背景信息、结构信息、管理信息