出差外出管理办法

出差外出管理办法一、总则1.目的本办法旨在规范公司员工出差及外出行为，加强出差及外出管理，确保工作顺利进行，提高工作效率，合理控制费用支出，同时保障员工的人身安全。2.适用范围本办法适用于公司全体员工因工作需要出差或外出办公的情况。3.基本原则计划性原则：出差及外出应提前做好计划，明确目的、行程、时间等，确保工作安排合理有序。审批原则：严格执行审批流程，未经批准不得擅自出差或外出。合规原则：出差及外出行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。节约原则：在保证工作顺利完成的前提下，合理控制费用支出，降低成本。二、出差管理1.出差申请员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差目的地、事由、时间、预计费用等信息。申请表需经部门负责人审核同意，涉及跨部门合作的出差，还需相关部门负责人会签。经审批后的申请表交至行政部门备案，作为出差安排及费用报销的依据。2.出差审批权限一般员工出差，由部门负责人审批。部门主管出差，由分管领导审批。副总经理及以上领导出差，由总经理审批。3.出差行程安排行政部门根据已审批的出差申请表，负责安排交通工具、预订酒店等事宜。员工应按照行政部门安排的行程出行，如有特殊情况需要变更行程，应提前向行政部门说明，并重新办理审批手续。4.出差费用标准交通费用：根据出差的距离、出行方式等确定合理的费用标准。乘坐飞机应选择经济舱，如有特殊情况需乘坐商务舱或头等舱，需提前经上级领导批准。乘坐火车应优先选择硬座或硬卧，因工作需要乘坐软卧的，需说明理由并经审批。市内交通费用根据实际情况实报实销，但应尽量选择公共交通出行。住宿费用：根据出差目的地的消费水平，划分不同的住宿标准。一线城市及经济发达地区的住宿标准相对较高，二三线城市及经济欠发达地区的住宿标准相应降低。员工应选择符合标准的酒店住宿，并取得正规发票。餐饮补贴：按照出差天数给予一定的餐饮补贴，补贴标准根据地区差异制定。补贴用于员工在出差期间的日常餐饮支出，不再另行报销餐饮费用。其他费用：如因工作需要发生的业务招待费、会议费等，应按照公司相关规定执行，并提供相应的发票及证明材料。5.出差费用报销员工出差结束后，应在规定时间内填写《出差费用报销单》，并附上出差申请表、发票、行程单等相关凭证。报销单需经部门负责人审核、财务部门审核后，报分管领导及总经理审批。财务部门按照公司费用报销制度及本办法规定，对报销费用进行审核，对不符合规定的费用不予报销。三、外出管理1.外出申请员工因工作需要外出办公，应提前填写《外出申请表》，注明外出地点、事由、时间等信息。申请表经部门负责人审核同意后，交至行政部门备案。2.外出审批权限一般员工外出，由部门负责人审批。部门主管外出，由分管领导审批。3.外出时间管理员工应严格按照审批后的外出时间执行，如有特殊情况需要延长外出时间，应提前向部门负责人说明，并重新办理审批手续。行政部门负责对外出员工的考勤情况进行监督检查，确保员工按时返回公司。4.外出费用管理外出期间发生的交通、餐饮等费用，按照公司相关规定执行，并提供相应的发票及证明材料。如因工作需要发生的业务招待费等特殊费用，应按照公司规定的审批流程进行审批，并在报销时提供详细的说明。四、出差及外出期间的工作要求1.工作任务执行出差及外出员工应按照公司安排，认真完成工作任务，及时汇报工作进展情况。对于重要工作事项，应及时与公司相关人员沟通协调，确保工作顺利推进。2.信息沟通出差及外出员工应保持手机畅通，及时接收公司的工作指示和信息。如有需要，应定期通过电话、邮件等方式向部门负责人汇报工作情况。3.文件资料管理出差及外出员工应妥善保管公司文件资料，不得遗失或泄露公司机密信息。工作结束后，应及时将文件资料整理归档，交回公司相关部门。五、出差及外出期间的安全管理1.交通安全员工在出差及外出期间，应遵守交通规则，注意交通安全。乘坐交通工具时，应系好安全带，确保自身安全。如需自驾出行，应确保车辆性能良好，具备合法有效的驾驶证和行驶证，并遵守交通法规。2.人身安全员工应增强自我保护意识，注意人身安全。避免前往治安状况较差的地区，如遇紧急情况应及时报警。在住宿时，应选择安全可靠的酒店，并妥善保管个人财物。3.财产安全员工应妥善保管好个人财物，避免携带大量现金和贵重物品。在公共场所应注意防范盗窃等安全事故。如因工作需要携带公司重要财物或文件资料，应采取必要的安全措施，确保财物和资料的安全。六、监督与检查1.行政部门监督行政部门负责对员工出差及外出情况进行日常监督检查，包括行程安排、费用报销、工作任务完成情况等。如发现员工存在违规行为，应及时提出整改意见，并按照公司规定进行处理。2.财务部门审核财务部门负责对出差及外出费用报销进行审核，严格把关费用支出的合理性和合规性。对不符合规定的报销单据，应及时退回，并要求员工补充相关资料或作出说明。3.审计部门审计审计部门定期对公司员工出差及外出管理情况进行审计，检查制度执行情况、费用支出情况等。对发现的问题及时提出审计意见，督促相关部门进行整改，并追究相关人员的责任。七、违规处理1.违反审批流程未经批准擅自出差或外出的，按照旷工处理，并处以相应的罚款。未按照规定的审批权限进行审批的，对相关审批人员进行批评教育，并责令其改正。2.费用报销违规虚报、多报出差及外出费用的，责令其退还违规报销的费用，并按照公司规定给予相应的纪律处分。提供虚假发票或其他报销凭证的，除没收违规报销的费用外，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分，情节严重的予以辞退。3.违反工作要求出差及外出期间未按照公司要求完成工作任务的，视情节轻重给予批评教育、绩效扣分等处理。因工作失误给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任，并按照公司规定给予纪律处分。4.违反安全管理规定在出差及外出期间违反交通安全、人身