公司对外管理办法

公司对外管理办法一、总则（一）目的为加强公司对外活动的规范化管理，维护公司合法权益，提升公司形象和市场竞争力，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与外部单位、个人进行的各类业务往来、合作交流、合同签订、信息披露等活动。（三）基本原则1.合法性原则：公司对外活动必须遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定。2.合规性原则：严格按照公司内部规章制度开展对外活动，确保程序合规。3.风险可控原则：充分评估对外活动中的风险，采取有效措施加以防范和控制。4.效益优先原则：在保障公司合法权益的前提下，追求对外活动的经济效益和社会效益最大化。二、业务往来管理（一）客户开发与维护1.客户开发市场部门应制定客户开发计划，明确目标客户群体和开发策略。通过多种渠道收集客户信息，包括市场调研、行业展会、网络推广等。对潜在客户进行评估和筛选，建立客户档案。2.客户维护定期与客户沟通，了解客户需求和意见，及时解决客户问题。为客户提供优质的产品和服务，增强客户满意度和忠诚度。建立客户投诉处理机制，妥善处理客户投诉。（二）供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商评估标准，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行综合评估。通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商，并签订合作协议。2.供应商管理定期对供应商进行考核，评估供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况。与供应商保持良好的沟通，及时解决合作中出现的问题。建立供应商淘汰机制，对不合格供应商予以淘汰。（三）合作项目管理1.项目立项业务部门提出合作项目申请，经公司领导审批后立项。立项申请应包括项目背景、目标、合作方式、预期收益等内容。2.项目实施成立项目团队，明确项目负责人和各成员的职责。制定项目实施方案，明确项目进度、质量、成本等控制要求。加强项目过程管理，定期对项目进展情况进行检查和评估，及时解决项目中出现的问题。3.项目验收项目完成后，业务部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括项目成果、项目质量、项目成本、项目进度等方面。验收合格后，办理项目结算和资产交接手续。三、合同管理（一）合同签订1.合同起草业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应符合法律法规和公司规定。合同文本应明确双方的权利和义务、合同标的、数量、质量、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核合同文本起草完成后，应提交法律部门进行审核。法律部门对合同的合法性、合规性、完整性等进行审核，并提出修改意见。3.合同签订业务部门根据法律部门的审核意见对合同文本进行修改完善后，提交公司领导审批。公司领导审批通过后，由业务部门与对方签订合同。（二）合同履行1.合同执行业务部门应按照合同约定履行自己的义务，确保合同的顺利执行。建立合同执行跟踪机制，定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同执行中出现的问题。2.合同变更如因客观原因需要变更合同内容，业务部门应及时与对方协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订的程序进行审核和审批。3.合同终止合同履行完毕或出现合同约定的终止情形时，业务部门应及时办理合同终止手续。合同终止后，应进行合同结算和资产交接等工作。（三）合同档案管理1.合同归档业务部门应在合同签订后及时将合同文本及相关资料归档保存。合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同履行记录等。2.合同查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写合同查阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。四、信息披露管理（一）信息披露原则1.真实准确原则：公司披露的信息应真实、准确、完整，不得虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。2.及时合规原则：按照法律法规和监管要求及时披露信息，确保信息披露的合规性。3.公平公正原则：公平对待所有投资者，确保信息披露的公平性和公正性。（二）信息披露内容1.定期报告公司应按照法律法规和监管要求定期编制并披露年度报告、中期报告等。定期报告应包括公司基本情况、财务状况、经营成果、重大事项等内容。2.临时报告公司发生重大事件时，应及时编制并披露临时报告。重大事件包括公司重大决策、重大合同签订、重大诉讼仲裁、重大财务变动等。（三）信息披露程序1.信息收集各部门应及时收集本部门涉及的信息披露事项，并向董事会办公室报告。2.信息审核董事会办公室对收集到的信息进行审核，确保信息真实、准确、完整。3.信息披露经审核后的信息由董事会办公室按照法律法规和监管要求进行披露。（四）信息保密管理1.保密制度公司应建立信息保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任。2.保密培训对涉及信息披露工作的人员进行保密培训，提高保密意识。3.保密监督加强对信息披露工作的保密监督，对违反保密制度的行为进行严肃处理。五、印章管理（一）印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。（二）印章使用1.印章使用申请因工作需要使用印章的，应填写印章使用申请表，注明使用事项、使用部门、使用人等信息。2.印章使用审批印章使用申请表经部门负责人、分管领导审批后，交印章管理部门。3.印章使用登记印章管理部门对印章使用情况进行登记，记录印章使用时间、使用事项、使用人等信息。（三）印章保管1.印章保管人员公司指定专人负责印章保管，印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心。2.印章保管制度印章保管人员应严格遵守印章保管制度，确保印章安全。印章应存放在保险柜等安全设施内，实行双人保管、相互监督。（四）印章停用与销毁1.印章停用因机构调整、业务变更等原因需要停用印章的，应及时办理印章停用手续。2.印章销毁停用的印章应及时销毁，销毁过程应进行登记，并由专人监督。六、授权管理（一）授权原则1.明确授权原则：明确授权范围、授权期限和授权责任，避免授权不清。2.适度授权原则：根据工作需要和风险程度，适度授予权限，确保授权合理。3.监督制衡原则：建立授权监督机制，对授权执行情况进行监督和制衡。（二）授权方式1.书面授权公司以书面形式授予员工或部门一定的权限，明确授权事项、授权范围、授权期限等。2.电子授权在符合法律法规和公司规定的前提下，可采用电子授权方式，但应确保授权的真实性和有效性。（三）授权管理1.授权审批员工或部门申请授权时，应填写授权申请表，经部门负责人、分管领导审批后，报公司领导批准。2.授权变更与终止因工作需要变更或终止授权的，应及时办理相关手续。3.授权监督加强对授权执行情况的监督，定期对授权事项进行检查和评估，及时发现和纠正授权不当行为。七、风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别各部门应定期对本部门业务活动中的风险进行识别，包括市场风险、信用风险、操作风险等。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.风险规避对于高风险业务活动，可采取风险规避措施，避免风险发生。2.风险降低通过采取控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移将风险转移给其他方，如购买保险、签订免责条款等。4.风险承受在风险可控的前提下，对风险进行承受，并制定相应的应对预