批发公司合同管理流程规章

批发公司合同管理流程规章

一、总则1.目的：为加强公司批发合同管理，规范合同签订、履行、变更与解除等流程，防范合同风险，维护公司合法权益，保障公司业务的顺利开展，结合公司实际情况，特制定本规章。2.依据：本规章依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，以及公司的企业文化和管理理念制定。3.企业文化融入：秉持公司“诚信、共赢、创新、高效”的企业文化，在合同管理过程中，强调诚信履约，追求与客户的共赢局面，鼓励创新管理方式，提高合同管理效率。二、适用范围1.员工范围：本规章适用于公司全体员工，包括但不限于业务部门、法务部门、财务部门、行政部门等涉及合同管理工作的人员。2.客户范围：与公司签订批发合同的各类客户，在合同管理过程中涉及与公司交互的环节，同样遵循本规章相关规定。三、组织架构与职责分工1.业务部门-职责：负责市场开拓，寻找潜在客户，发起合同洽谈；收集、整理客户资料，对客户进行初步信用评估；起草合同初稿，确保合同条款符合业务实际需求；跟进合同履行情况，及时反馈合同执行过程中的问题。-扁平化管理体现：业务部门内部实行项目小组制，小组负责人直接向部门经理汇报，减少层级沟通成本，提高决策效率。小组可根据业务项目灵活组建，成员之间相互协作，共同完成合同相关工作。2.法务部门-职责：审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性；对合同风险进行评估，提出风险防范建议；参与重大合同的谈判，提供法律支持；处理合同纠纷，维护公司合法权益。-扁平化管理体现：法务部门与其他部门保持直接沟通，在合同审核等环节，可直接与业务部门相关人员对接，快速反馈审核意见，避免信息传递失真和延误。3.财务部门-职责：负责审核合同中的财务条款，如付款方式、结算周期、发票开具等；对合同执行过程中的财务状况进行监控，及时预警财务风险；参与合同的成本核算和效益分析。-扁平化管理体现：财务部门建立与业务部门的定期沟通机制，直接获取合同执行中的财务数据，以便及时进行财务分析和监控。4.行政部门-职责：负责合同的归档、保管和查阅管理；建立合同台账，记录合同基本信息和执行情况；协助其他部门进行合同相关文件的传递和协调工作。-扁平化管理体现：行政部门通过信息化系统实现合同档案的集中管理，各部门可根据权限在线查阅合同资料，减少纸质文件传递，提高工作效率。四、管理内容与流程1.合同签订前-客户开发与信用评估-业务部门通过多种渠道开发客户，在与客户初步接触后，收集客户营业执照、财务报表、信用记录等资料。-运用公司内部信用评估模型，对客户信用状况进行评估，评估结果分为优秀、良好、一般、较差四个等级。对于信用等级较差的客户，原则上不与其签订合同。-合同洽谈-业务部门与客户就合同标的、数量、质量、价格、交货期、付款方式等主要条款进行洽谈。-在洽谈过程中，充分了解客户需求和关注点，同时向客户介绍公司的产品或服务优势、企业文化等，展现公司的良好形象。-合同起草-业务部门根据洽谈结果起草合同初稿，合同条款应明确、具体，避免模糊不清或产生歧义。-合同初稿应包含双方当事人信息、标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等基本条款。-合同审核-业务部门将合同初稿提交给法务部门进行法律审核，法务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具书面审核意见。-财务部门对合同中的财务条款进行审核，重点关注付款方式、结算周期等是否符合公司财务规定。-涉及技术条款的合同，需由技术部门进行技术可行性审核。-各部门审核通过后，合同初稿提交给公司分管领导审批，分管领导根据公司战略和业务实际进行最终审批。2.合同签订-合同盖章：经审批通过的合同，由行政部门负责加盖公司合同专用章。盖章前，行政部门应核对合同内容与审批意见是否一致。-签订方式：合同可采用现场签订、邮寄签订等方式。现场签订时，双方当事人应在合同上签字并盖章；邮寄签订时，应确保合同在规定时间内送达对方，并及时跟进对方签字盖章情况。-合同备份：合同签订后，行政部门应将合同原件进行归档保存，并将合同副本分发给业务、法务、财务等相关部门，以便各部门按照职责履行合同管理工作。3.合同履行-业务部门执行：业务部门按照合同约定组织生产、采购、发货等工作，确保合同的顺利履行。定期向客户反馈合同执行进度，及时处理客户提出的问题和要求。-财务部门监控：财务部门根据合同约定的付款方式和结算周期，及时催收货款，确保公司资金的及时回笼。对合同执行过程中的费用支出进行监控，严格控制成本。-法务部门监督：法务部门监督合同履行情况，对可能出现的违约行为及时提出预警，并协助业务部门采取措施防范风险。-客户沟通与反馈：业务部门保持与客户的密切沟通，收集客户对合同履行情况的意见和建议，及时反馈给相关部门进行改进。对于客户提出的合理诉求，应积极响应并妥善处理，体现公司的人文关怀。4.合同变更与解除-变更申请：合同履行过程中，如因市场变化、客户需求调整等原因需要变更合同条款，由业务部门提出变更申请，说明变更原因、变更内容等。-变更审核与审批：变更申请经法务、财务等部门审核后，提交公司分管领导审批。重大合同变更需经公司管理层集体决策。-变更协议签订：变更申请获批后，业务部门与客户签订合同变更协议，明确变更后的权利义务关系。-解除申请与审批：合同解除需由业务部门提出申请，说明解除原因。法务部门对解除合同的合法性和合理性进行审核，提交公司分管领导审批。-后续处理：合同变更或解除后，行政部门及时更新合同台账，相关部门做好善后工作，如财务结算、货物处理等。5.合同终止-正常终止：合同履行完毕，双方权利义务均已实现，合同自然终止。业务部门应向行政部门提交合同履行完毕的证明材料，行政部门进行归档。-非正常终止：因不可抗力、一方违约等原因导致合同无法继续履行而终止的，业务部门应及时通知法务部门，由法务部门负责处理相关法律事务，维护公司合法权益。五、权利与义务1.员工权利与义务-权利：员工有权了解与合同管理相关的公司政策和制度；有权要求公司提供必要的培训和支持，以提高合同管理能力；在合同管理工作中，有权对不合理的要求提出异议。-义务：遵守国家法律法规和公司合同管理规章；认真履行合同管理职责，确保合同的顺利签订、履行和管理；保守合同涉及的商业秘密和公司机密。2.客户权利与义务-权利：有权要求公司按照合同约定提供合格的产品或服务；有权对合同履行情况进行监督和提出合理建议；在公司违约时，有权要求公司承担相应的违约责任。-义务：按照合同约定支付货款或服务费用；提供真实、准确的资料和信息；协助公司履行合同，配合公司的合理要求。六、监督与考核机制1.监督机制-内部审计：公司内部审计部门定期对合同管理情况进行审计，检查合同签订、履行、变更、解除等环节是否符合公司规定和法律法规要求。-部门监督：各部门之间相互监督，如法务部门监督业务部门合同执行中的法律合规情况，财务部门监督业务部门合同执行中的财务合规情况等。-客户反馈监督：通过客户满意度调查等方式收集客户对合同管理工作的反馈意见，对存在的问题及时进行整改。2.考核机制-绩效考核指标设定：将合同管理工作纳入员工绩效考核体系，设定合同签订成功率、合同履行率、货款回收率、客户满意度等考核指标。-考核周期：按照月度、季度、年度进行考核，对员工在合同管理工作中的表现进行全面评价。-奖惩措施：对于在合同管理工作中表现优秀的员工，给予表彰和奖励，如奖金、晋升机会等；对于因工作失误导致合同出现风险或给公司造成损失的员工，视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、辞退等。七、附则1.解释权：本规章由公司行政部门负责解释，如有未尽事宜，由行政部门会同相关部门进行补充和完善。2.生效日期：本规章自发布之日起生效实施，公司原有合同管理相关规定与本规章