批发公司发货地址核对检查规章

批发公司发货地址核对检查规章

一、总则1.目的本规章旨在规范批发公司发货地址核对检查流程，确保货物准确无误地送达客户指定地点，提高客户满意度，降低因地址错误导致的物流成本和客户投诉，保障公司业务的顺利开展，维护公司良好的商业信誉。2.制定依据依据国家相关法律法规以及公司的业务特点、管理需求制定本规章。3.指导思想秉持公司“诚信、高效、共赢”的企业文化，以客户为中心，注重细节，追求卓越，通过科学规范的发货地址核对检查流程，实现公司社会效益与经济效益的统一。同时，在制度执行过程中贯彻扁平化管理理念，减少不必要的层级审批，提高工作效率。二、适用范围本规章适用于批发公司全体涉及发货地址核对检查工作的员工，包括但不限于销售部门、客服部门、物流部门等相关岗位人员，同时也涉及公司所有客户的发货地址信息管理。三、组织架构与职责分工1.销售部门-负责在与客户签订合同或接收订单时，准确收集客户发货地址信息，并确保信息的完整性和准确性。-对于客户临时变更的发货地址，及时通知客服部门和物流部门，并提供详细准确的变更信息。2.客服部门-接收销售部门提供的发货地址信息后，进行初步的审核和整理，对存在疑问的地址及时与销售部门或客户进行沟通确认。-建立发货地址信息台账，记录客户发货地址的变更情况，为后续的核对检查工作提供数据支持。-负责处理客户关于发货地址的咨询和投诉，及时协调相关部门解决问题。3.物流部门-在接到发货任务后，依据客服部门提供的发货地址信息进行再次核对检查，重点检查地址是否清晰、详细，是否符合物流配送要求。-对于不符合物流配送要求的地址，及时反馈给客服部门，由客服部门与客户沟通协调解决。-负责在货物发出后，跟踪物流信息，如发现因发货地址问题导致货物配送异常，及时与客服部门协作处理。4.信息管理部门-负责搭建和维护发货地址信息管理系统，确保系统的稳定性和数据的安全性。-对发货地址信息进行定期备份，防止数据丢失，并协助其他部门进行数据查询和统计分析。-推动发货地址信息管理系统与公司其他业务系统的对接，实现信息的共享和协同工作。四、管理内容与流程1.发货地址收集-销售部门在与客户洽谈业务时，应主动获取客户的发货地址信息，包括但不限于详细地址、收件人姓名、联系电话等。-对于新客户，销售部门应引导客户填写详细准确的发货地址信息表，确保信息的完整性。-在接收客户订单时，销售部门需再次确认发货地址信息，如有必要，可与客户进行电话或邮件沟通核实。2.发货地址初步审核-客服部门收到销售部门传递的发货地址信息后，立即进行初步审核。审核内容包括地址格式是否规范、联系电话是否有效、收件人姓名是否完整等。-对于存在疑问的发货地址，客服部门应在1小时内与销售部门或客户取得联系，进行核实和确认。如无法及时联系到相关人员，应将该地址信息标注为待确认状态，并持续跟进。3.发货地址系统录入-经初步审核无误的发货地址信息，由客服部门及时录入发货地址信息管理系统。录入时应确保信息准确无误，同时标注信息来源和录入时间。-信息管理部门定期对系统中的发货地址信息进行数据清理和优化，删除无效或重复的地址信息，提高系统数据的准确性和运行效率。4.发货地址再次核对-物流部门在安排货物配送前，必须对发货地址进行再次核对。核对方式包括系统查询、电话核实等。-物流人员应重点检查发货地址是否与物流配送范围相匹配，对于偏远地区或存在配送困难的地址，及时与客服部门沟通，商讨解决方案。-如发现发货地址存在问题，物流部门应在2小时内反馈给客服部门，并暂停货物配送，直至问题解决。5.发货地址变更管理-客户提出发货地址变更申请时，销售部门应及时记录变更信息，并在30分钟内通知客服部门。-客服部门收到变更信息后，在发货地址信息管理系统中进行相应修改，并重新进行审核和确认流程。-物流部门根据变更后的发货地址信息安排货物配送，确保货物准确送达新的地址。6.货物配送跟踪与反馈-物流部门在货物发出后，应实时跟踪物流信息，如发现因发货地址问题导致货物无法正常配送，如地址错误、收件人联系不上等，应立即与客服部门沟通。-客服部门接到物流部门反馈后，迅速与客户取得联系，协调解决问题。如需要重新安排配送，应及时通知物流部门，并跟进后续处理情况。-货物成功送达后，物流部门应将配送结果反馈给客服部门，客服部门对发货地址信息进行最终确认和归档。五、权利与义务1.员工权利-员工有权对发货地址核对检查工作中存在的问题提出意见和建议，公司应积极听取并给予反馈。-员工在工作过程中，因执行本规章导致自身权益受到损害的，有权按照公司相关规定获得相应的补偿和支持。-员工有权要求公司提供必要的培训和资源支持，以确保能够胜任发货地址核对检查工作。2.员工义务-员工应严格遵守本规章的各项规定，认真履行发货地址核对检查职责，确保工作质量和效率。-员工有义务保守客户发货地址信息等公司商业机密，不得泄露给任何无关人员。-如发现发货地址信息存在问题或潜在风险，员工应及时向上级报告，并积极配合相关部门进行处理。3.客户权利-客户有权要求公司对其发货地址信息进行保密，公司应采取有效措施保护客户信息安全。-客户在发货地址变更时，有权获得公司及时、准确的服务和支持，确保货物能够顺利送达新地址。-客户对公司发货地址核对检查工作不满意时，有权向公司提出投诉和建议，公司应在规定时间内给予答复和处理。4.客户义务-客户应向公司提供准确、详细的发货地址信息，并在信息发生变更时及时通知公司。-客户有义务配合公司的发货地址核对检查工作，如提供必要的证明文件或协助核实信息等。六、监督与考核机制1.监督机制-成立发货地址核对检查监督小组，成员由公司行政部门、质量控制部门等相关人员组成。监督小组负责定期对发货地址核对检查工作进行检查和评估，确保各项工作流程得到有效执行。-建立内部举报制度，鼓励员工对发货地址核对检查工作中的违规行为进行举报。对于举报属实的员工，公司将给予一定的奖励，并严格保护举报人权益。-定期收集客户对发货地址核对检查工作的反馈意见，通过客户满意度调查等方式，了解客户对公司服务的评价和需求，及时发现问题并加以改进。2.考核机制-制定发货地址核对检查工作绩效考核指标，包括地址信息收集准确率、审核及时率、变更处理效率、客户投诉率等。-对销售部门、客服部门、物流部门等相关岗位人员进行定期绩效考核，考核结果与员工的薪酬、晋升、奖励等挂钩。-对于在发货地址核对检查工作中表现优秀的员工，如成功避免因地址错误导致重大损失、客户满意度高的，公司将给予表彰和奖励；对于因工作失误导致发货地址错误，给公司造成经济损失或不良影响的员工，将按照公司相关规定进行处罚。七、附则1.解释权本规章的解释权归