批发公司发货跟踪记录规定细则

批发公司发货跟踪记录规定细则

一、总则本细则旨在规范公司发货记录工作，确保发货信息的准确性、完整性和可追溯性，以提升运营效率，保障客户权益，同时契合公司“诚信、高效、创新、共赢”的企业文化。通过标准化的发货记录流程，实现公司内部各环节紧密协作，为公司的稳定发展和社会效益的提升奠定基础。秉持扁平化管理理念，减少层级阻碍，促进信息快速流通，使发货记录工作能及时响应市场需求。二、适用范围本细则适用于公司全体参与发货流程的员工，包括但不限于仓库管理人员、物流配送人员、销售部门相关人员以及负责发货记录数据录入与管理的信息部门人员。同时，涉及与发货记录相关的客户咨询与对接工作，也依照本细则执行。三、组织架构与职责分工1.销售部门负责接收客户订单信息，确保订单内容准确无误，并及时将订单传递至相关部门。在发货后，跟进客户对发货记录的反馈，协调解决客户疑问。2.仓库管理部门负责货物的存储、盘点和发货操作。在发货时，准确记录货物的名称、规格、数量、批次等详细信息，确保发货记录与实际发货情况一致。对库存货物的安全负责，遵循安全生产要求，做好防火、防潮、防盗等工作。3.物流配送部门负责货物的运输安排与跟踪。记录货物的发货时间、运输方式、运输单号等物流信息，并及时反馈给相关部门。确保货物安全、及时送达客户手中，在运输过程中如发生异常情况，及时通知相关部门并记录详细过程。4.信息部门负责搭建和维护发货记录管理系统，确保系统的稳定运行和数据安全。对各部门录入的发货记录数据进行审核、整理和存储，为公司内部提供数据查询和分析支持，同时保障数据符合信息安全相关规定。5.质量检验部门在发货前对货物进行质量抽检，记录检验结果。对于不合格产品，及时通知相关部门处理，确保发货产品质量符合标准，维护公司品牌形象。四、管理内容与流程1.订单接收与录入-销售部门接收客户订单后，对订单内容进行详细审核，包括客户信息、货物规格、数量、交货时间等。确认无误后，将订单信息录入公司发货记录管理系统。-系统自动生成订单编号，作为该订单发货记录的唯一标识，便于后续跟踪与查询。2.仓库备货与发货记录-仓库管理部门根据订单信息进行备货。备货过程中，仔细核对货物的名称、规格、数量、批次等信息，确保与订单一致。-备货完成后，仓库管理人员在发货记录管理系统中记录货物的实际发货时间、发货人、货物存储位置等信息。对于贵重或易损货物，需特别注明包装情况及防护措施。3.物流配送信息记录-物流配送部门接收货物后，记录货物的运输单号、运输公司名称、预计到达时间等物流信息，并在系统中更新发货状态为“运输中”。-在运输过程中，如发生延误、货物损坏等异常情况，物流配送人员应及时记录详细情况，包括发生时间、地点、原因等，并通知销售部门和仓库管理部门。4.货物签收与反馈-客户签收货物后，物流配送人员及时将签收信息反馈给公司，包括签收时间、签收人等。信息部门将发货记录状态更新为“已完成”。-销售部门跟进客户对货物的反馈，如客户对发货记录有疑问或提出异议，销售部门应及时协调相关部门进行核实与处理，并记录处理过程和结果。5.数据审核与存档-信息部门定期对发货记录数据进行审核，确保数据的准确性和完整性。审核内容包括订单信息与发货信息的一致性、物流信息的连贯性等。-审核通过的数据进行存档，保存期限按照公司档案管理规定执行。存档数据可供公司内部审计、统计分析等使用，为公司决策提供数据支持。五、权利与义务1.员工权利-有权获取与发货记录工作相关的培训和指导，以提升工作能力和业务水平。-对发货记录管理工作中存在的问题和不合理之处，有权提出意见和建议。-在遵守公司规定的前提下，有权查询与自身工作相关的发货记录信息。2.员工义务-严格遵守本细则的各项规定，认真履行发货记录工作职责，确保工作质量和效率。-保守公司发货记录相关的商业秘密，不得泄露客户信息和公司内部数据。-积极配合公司内部审计和外部检查，如实提供发货记录资料。3.客户权利-有权要求公司提供准确、清晰的发货记录信息，包括货物的发货时间、运输进度、签收情况等。-对发货记录存在疑问或异议时，有权向公司提出咨询和投诉，公司应及时给予答复和处理。4.客户义务-提供准确的订单信息，确保公司能够顺利进行发货操作。-在接收货物时，按照规定进行验收，如发现问题及时通知公司。六、监督与考核机制1.内部监督-公司成立发货记录监督小组，成员由各相关部门负责人组成。定期对发货记录工作进行检查和评估，包括数据准确性、流程执行情况等。-信息部门通过系统监控，实时掌握发货记录数据的录入和更新情况，对异常数据及时进行预警和处理。2.绩效考核-将发货记录工作纳入员工绩效考核体系，考核指标包括发货记录的准确性、及时性、完整性等。-对于在发货记录工作中表现优秀的员工，给予相应的奖励，如绩效奖金、荣誉证书等；对于因工作失误导致发货记录出现问题的员工，根据情节轻重进行相应的处罚，包括绩效扣分、警告、罚款等。3.客户反馈监督-销售部门及时收集客户对发货记录的反馈意见，对于客户投诉的问题，进行深入调查和分析。如因公司原因导致客户不满，对相关责任人员进行严肃处理，并及时采取措施改进工作。七、附则1.本细则自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由公司行政部门负责解释和修订