批发公司合同存档管理规章

批发公司合同存档管理规章

一、总则本公司秉持“诚信为本、合作共赢”的企业文化，以高效、规范的设计理念服务客户与员工。合同存档管理作为公司运营的重要环节，旨在确保合同信息的完整性、安全性和可追溯性，助力公司稳健发展，实现良好的社会效益。本规章依据国家相关法律法规及公司实际运营需求制定，旨在为公司合同存档管理提供明确的指导与规范，保障公司合法权益，提升管理效率。二、适用范围本规章适用于批发公司全体员工涉及的所有合同存档管理工作，同时也为与公司有业务往来的客户提供相应的查询与监督依据。三、组织架构与职责分工1.管理层公司管理层负责整体合同存档管理政策的审批与监督，确保存档管理工作符合公司战略发展方向，协调各部门在合同存档管理中的资源配置。2.行政部门作为合同存档管理的核心部门，负责制定与完善合同存档管理制度与流程，组织开展合同的收集、整理、归档与保管工作，建立合同档案索引与数据库，为公司各部门及客户提供合同查询服务。3.业务部门负责本部门签订合同的初步整理与交接，确保合同文本的完整性与准确性，及时向行政部门移交需存档的合同，并配合行政部门完成合同存档相关工作。4.法务部门从法律专业角度审核合同存档管理工作，确保合同存档符合法律法规要求，协助处理合同存档过程中涉及的法律问题，对合同档案的保密与安全提供法律支持。四、管理内容与流程1.合同收集业务部门在合同签订完成后[X]个工作日内，将合同原件及相关附件整理齐全，填写《合同交接清单》，移交至行政部门。清单应详细记录合同名称、编号、签订时间、签订方等关键信息。2.合同整理行政部门接收合同后，对合同进行分类整理，按照合同类型、签订时间、业务部门等维度进行划分。检查合同文本及附件的完整性，对存在问题的合同及时反馈给业务部门进行补充或修正。3.合同归档根据合同分类结果，将合同原件及电子文档分别进行归档。纸质合同存放在专门的档案柜中，按照编号顺序排列；电子合同存储在公司指定的服务器文件夹内，建立相应的索引目录。同时，在合同档案管理系统中录入合同的详细信息，实现合同的信息化管理。4.合同保管档案保管人员定期对合同档案进行检查与维护，确保纸质档案无损坏、无丢失，电子档案数据完整、可读取。对涉及商业机密的合同，采取加密存储、限制访问等安全措施。5.合同查询与借阅公司内部员工因工作需要查询或借阅合同档案的，需填写《合同查询/借阅申请表》，经部门负责人审批后，到行政部门办理相关手续。外部客户查询合同档案的，需提供合法有效的证明文件，并经公司管理层批准后，方可进行查询。借阅合同应在规定时间内归还，档案保管人员对归还的合同进行检查，确保合同完好无损。五、权利与义务1.员工权利员工有权按照规定流程查询与借阅与工作相关的合同档案，获取必要的业务信息。对合同存档管理工作提出意见和建议，促进管理工作的改进与完善。2.员工义务员工有义务按照公司规定及时提交需存档的合同，确保合同信息的真实、准确、完整。在查询与借阅合同档案过程中，严格遵守保密规定，不得泄露合同涉及的商业机密。3.客户权利客户有权在符合公司规定的情况下，查询与自身业务相关的合同档案，了解合同执行情况。对公司合同存档管理工作进行监督，提出合理的质疑与建议。4.客户义务客户在查询合同档案时，应遵守公司的相关规定，提供真实有效的证明文件，不得干扰公司正常的存档管理工作。六、监督与考核机制1.内部监督行政部门定期对合同存档管理工作进行自查，检查合同收集、整理、归档、保管等环节是否符合规定流程，发现问题及时整改。公司内部审计部门不定期对合同存档管理工作进行审计，审查合同档案的真实性、完整性和合规性，对发现的违规行为进行严肃处理。2.绩效考核将合同存档管理工作纳入相关部门与员工的绩效考核体系。对在合同存档管理工作中表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励；对因工作失误导致合同档案损坏、丢失或泄露的部门和个人，根据情节轻重，给予相应的处罚，包括绩效扣分、警告、罚款等。3.客户监督公司设立客户反馈渠道，接受客户对合同存档管理工作的监督与评价。对客户提出的合理意见和建议，及时进行处理与反馈，不断提升服务质量。七、附则1.