林业公司印章管理实施细则

林业公司印章管理实施细则

一、总则1.目的为加强林业公司印章管理，规范印章的刻制、使用、保管及销毁等行为，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序和合法权益，特制定本实施细则。2.依据依据国家相关法律法规以及林业公司的实际情况和管理需求制定本细则。3.原则印章管理遵循“统一领导、分级负责、严格审批、规范使用”的原则，确保印章使用与公司经营活动和管理要求相符合。二、适用范围本细则适用于林业公司全体员工。涉及公司印章使用与管理的所有活动，包括但不限于对内文件签署、对外业务往来、合同签订等均需遵循本细则规定。对于与公司有业务往来的客户，在涉及需公司印章确认的业务场景下，公司按照本细则规定流程处理相关印章使用事宜，以保障业务的合法合规进行。三、组织架构与职责分工1.管理层职责公司管理层对印章管理工作负全面领导责任，负责审批重大事项用印申请，决定印章的刻制、废止等重大决策。董事长作为公司最高领导，对公司重要印章（如公司公章、合同专用章等）的重大使用事项拥有最终决策权。2.行政部门职责行政主管部门是公司印章管理的归口部门，负责制定和完善印章管理制度，统筹印章的刻制、发放、回收、销毁等工作；负责建立印章使用台账，对印章使用情况进行记录和统计；定期对印章管理工作进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见。3.各部门职责各部门负责人对本部门印章使用的合规性、真实性负责，指定专人担任印章管理员，负责本部门日常印章的保管和使用。各部门在职责范围内按照规定流程申请使用印章，并对用印文件的内容和质量进行审核。四、管理内容与流程1.印章的刻制-申请：因工作需要刻制新印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、规格等信息，经部门负责人审核签字后，报行政主管部门审批。对于涉及公司重要业务或对外具有重大影响的印章，需经公司管理层审批。-刻制：行政主管部门根据审批意见，指定具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。印章刻制完成后，刻制单位应出具刻制证明，行政主管部门对新印章进行验收，核对印章的样式、规格等是否与申请一致。2.印章的启用新印章启用前，行政主管部门应发布印章启用通知，明确新印章的名称、规格、启用日期、使用范围等信息，并将新印章印模留存归档。通知应发送至公司各部门及相关外部单位。3.印章的保管-专人负责：公司各类印章必须指定专人保管，印章保管人应具备良好的职业道德和责任心，确保印章的安全。印章保管人不得擅自将印章交予他人代管。-安全存放：印章应存放在专门的保险柜或安全设施内，确保存放环境安全可靠。保管人应妥善保管保险柜钥匙和密码，不得随意泄露。-交接手续：印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续。交接双方需填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、交接日期、交接双方姓名等信息，并由监交人签字确认。4.印章的使用-申请流程：员工因工作需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，经部门负责人审核签字后，报相关领导审批。对于一般性业务用印，可按照公司既定的审批权限由相应层级领导审批；对于重大事项用印，需经公司管理层集体决策或董事长审批。-审核内容：行政主管部门在受理用印申请时，应对用印事项的合法性、合规性以及用印文件的内容进行审核。审核内容包括但不限于用印事项是否符合公司业务范围和相关规定，用印文件是否完整、准确，签字审批手续是否齐全等。对于不符合要求的用印申请，行政主管部门应予以退回，并说明原因。-用印登记：经审批同意用印后，印章保管人应在用印前对用印情况进行详细登记，填写《印章使用登记簿》，包括用印日期、用印部门、用印人、用印事项、用印文件名称及份数等信息。用印完毕后，印章保管人应在文件上加盖印章，并将用印文件留存一份归档。-特殊情况处理：如遇紧急情况需要使用印章，但相关审批人无法及时审批时，用印申请人应先通过电话等方式向审批人报告，经同意后可先行用印，但事后必须及时补办审批手续。5.印章的停用与销毁-停用：当公司名称变更、部门撤销、印章损坏或不再使用等情况发生时，行政主管部门应及时通知相关部门停用印章，并收回停用印章。停用印章应进行登记，注明停用原因、停用日期等信息。-销毁：对于已停用且不再需要保留的印章，行政主管部门应按照规定进行销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，经公司管理层审批后，指定专人负责监督销毁过程。销毁方式可采用切割、粉碎等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁完成后，销毁人和监督人应在《印章销毁登记表》上签字确认。五、权利与义务1.员工权利员工有权按照公司规定的流程申请使用印章，以开展正常的工作业务。对于不合理的印章使用限制或审批要求，员工有权向行政主管部门或上级领导提出申诉。2.员工义务员工在申请使用印章时，应如实填写用印申请信息，确保用印事项的真实性和合法性。不得擅自伪造、篡改用印文件内容，不得超越权限使用印章。在用印过程中，如发现问题应及时向相关部门报告。3.公司权利公司有权对印章的使用情况进行监督和检查，对于违反印章管理制度的行为，公司有权采取相应的处罚措施。公司有权根据业务发展和管理需要，调整印章的管理规定和审批流程。4.公司义务公司应按照本细则规定，为员工提供规范、便捷的印章使用服务，确保员工正常工作业务的开展。公司应加强对印章保管人员的培训和管理，提高其业务水平和责任意识，保障印章管理工作的安全、有序进行。六、监督与考核机制1.监督检查行政主管部门定期对公司印章管理情况进行检查，检查内容包括印章的保管情况、使用登记记录、审批手续等。同时，接受公司内部审计部门的监督检查，对于发现的问题及时整改。各部门应积极配合监督检查工作，如实提供相关资料和信息。2.违规处理对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。违规行为包括但不限于未经审批擅自使用印章、伪造用印申请或审批手续、私自刻制印章等。对于违规行为，公司将对责任人进行批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处理；如因违规用印给公司造成经济损失或法律纠纷的，责任人应依法承担相应的赔偿责任。3.绩效考核将印章管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系。对于印章管理工作规范、无违规行为的部门和个人，在绩效考核中给予适当加分；对于印章管理不善、出现违规行为的部门和个人，在绩效考核中给予扣分处理，并与个人绩效奖金、晋升等挂钩。七、附则1.解释权本细则由林