水利公司印章使用管理细则

水利公司印章使用管理细则

一、总则本细则旨在加强水利公司印章的使用管理，确保印章使用的合法性、规范性和安全性，维护公司的正常运营秩序和合法权益。依据国家相关法律法规以及公司的实际情况制定本细则。公司秉持“专业、创新、诚信、共赢”的企业文化，始终将社会效益与经济效益并重，在印章管理工作中，也要充分体现这一理念，确保印章使用既有助于业务开展，又能保障公司整体利益。公司推行扁平化管理模式，在印章管理流程设计上尽量简化，提高工作效率，同时强化各层级人员在印章使用管理中的责任。二、适用范围本细则适用于水利公司全体员工以及涉及公司印章使用的相关客户或合作方。公司各类印章包括但不限于公司公章、法人章、合同专用章、财务专用章、部门章等，所有印章的使用管理均遵循本细则规定。三、组织架构与职责分工1.印章管理部门：公司行政部门作为印章管理的主要部门，负责制定和完善印章管理制度，统筹管理公司各类印章的刻制、保管、使用登记以及废止等工作。行政部门设专人负责印章的日常保管，确保印章存放安全，并定期对印章使用情况进行检查和统计。2.使用部门：各业务部门及其他职能部门为印章使用部门，负责本部门业务范围内印章使用的申请、审核流程的推进，并对印章使用的必要性和真实性负责。部门负责人对本部门提交的印章使用申请进行初审，确保申请事项符合公司规定和业务要求。3.审批层级：根据印章的重要性和使用事项的性质，设定不同的审批层级。一般性业务使用部门章由部门负责人审批；涉及合同签订、重要文件发布等使用公司公章、法人章、合同专用章等重要印章的，需经部门负责人、分管领导审核后，报公司总经理审批。对于涉及重大决策、法律风险等特殊情况的印章使用，还需经过公司法律顾问审核，必要时提交公司董事会审议。四、管理内容与流程1.印章刻制-因工作需要刻制新印章时，由需求部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、刻制规格等信息。申请经部门负责人签字后，提交行政部门审核。-行政部门审核通过后，按照国家相关规定和公司要求，到指定的合法刻章机构办理刻制手续。新印章刻制完成后，行政部门对印章进行验收，核对印章的样式、规格等是否与申请一致，并做好登记备案工作。2.印章保管-公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员必须具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管规定。-印章应存放在专门的保险柜或安全的保管场所，确保印章的安全。保管人员应妥善保管保险柜钥匙和密码，不得随意交予他人。如因工作需要更换保管人员，必须办理严格的交接手续，包括填写交接清单，双方签字确认等，确保印章的完整性和使用记录的连续性。3.印章使用申请-员工因工作需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细注明申请部门、申请人、使用印章名称、使用事项、使用时间、预计归还时间（如有）等信息。对于涉及合同签订的，需附上合同草案；涉及重要文件的，需附上文件初稿。-申请表填写完成后，提交本部门负责人进行初审，部门负责人应根据业务实际情况，对申请事项的必要性、合规性进行审核，签署明确的审核意见。4.审批流程-初审通过的申请表按照规定的审批层级进行流转。审批人员应认真审核申请事项，对符合公司规定和业务要求的予以批准，对存在疑问或不符合规定的，应及时与申请部门沟通并提出修改意见。-审批完成后，申请表返回行政部门，由印章保管人员根据审批意见进行印章使用操作。对于紧急情况需要使用印章但无法及时完成审批流程的，申请人应提前与相关审批人员沟通并获得口头同意，事后及时补办审批手续。5.印章使用登记-印章保管人员在每次使用印章前，必须对印章使用情况进行详细登记，填写《印章使用登记表》。登记表应包括申请日期、申请部门、申请人、使用印章名称、使用事项、使用时间、批准人等信息。-印章使用完毕后，保管人员应及时将印章放回原处，并在登记表上注明归还时间。对于外出使用印章的情况，保管人员应跟踪印章的使用过程，确保印章安全，并在印章归还后详细记录使用情况。6.印章废止-当印章因磨损、更换、机构变更等原因不再使用时，由行政部门提出印章废止申请，经公司领导批准后，办理印章废止手续。-废止的印章应及时交由行政部门统一保管，并按照规定进行销毁或存档处理。销毁印章时，应确保印章彻底损坏，无法再使用，并做好销毁记录，存档的印章应妥善保管，以备后续查询。五、权利与义务1.员工权利与义务-员工有权按照公司规定申请使用印章，以完成本职工作任务。同时，员工有义务遵守印章使用管理细则，如实填写申请信息，不得虚报、瞒报使用事项。-员工在使用印章过程中，应严格按照审批意见进行操作，不得擅自扩大印章使用范围或超越权限使用印章。对于因个人原因导致印章使用不当造成公司损失的，员工应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。2.部门权利与义务-各部门有权根据业务需要申请使用印章，并在本部门职责范围内对印章使用申请进行初审。部门有义务确保本部门提交的印章使用申请真实、合法、合理，并对申请事项的执行情况进行跟踪和反馈。-部门负责人应加强对本部门员工印章使用的培训和管理，提高员工对印章管理重要性的认识，督促员工遵守相关规定。如部门发生印章使用违规行为，部门负责人应承担相应的管理责任。3.行政部门权利与义务-行政部门有权对公司印章进行统一管理，制定和完善印章管理制度，监督各部门印章使用情况。行政部门有义务为各部门提供印章使用方面的指导和服务，确保印章使用流程顺畅。-行政部门应严格按照规定保管和使用印章，对印章使用登记信息的真实性和完整性负责。因行政部门管理不善导致印章遗失、被盗用等情况，行政部门应承担相应的责任。4.客户及合作方权利与义务-客户及合作方有权要求公司按照合同约定或业务需要，在相关文件上加盖印章。同时，客户及合作方有义务配合公司进行印章使用的相关审核和登记工作，提供真实、准确的信息。-客户及合作方不得要求公司超出规定范围或违反规定使用印章，对于因客户及合作方原因导致公司印章使用出现问题的，客户及合作方应承担相应的法律责任。六、监督与考核机制1.内部监督-行政部门定期对公司印章使用情况进行检查，包括印章保管的安全性、使用登记的准确性和完整性等。检查结果应形成书面报告，向公司领导汇报。-公司审计部门不定期对印章使用情况进行审计，重点检查印章使用是否符合规定流程、审批手续是否完备、是否存在违规使用印章等情况。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.员工监督-鼓励公司员工对印章使用过程中的违规行为进行监督和举报。对于实名举报且经查实的违规行为，公司将对举报人给予一定的奖励，并严格保护举报人的隐私。3.绩效考核-将印章使用管理情况纳入各部门和员工的绩效考核体系。对于严格遵守印章使用规定，在印章管理工作中表现出色的部门和个人，给予相应的绩效加分和奖励；对于违反印章使用规定的部门和个人，根据情节轻重，给予绩效扣分、警告、罚款等处罚。-对因印章使用不当给公司造成重大损失的，除进行相应的经济处罚外，还将根据公司相关规定，对责任人进行降职、撤职等处理，情节严重的依法追究法律责任。七、附则1.本细则自发