水利公司档案移交接收细则

水利公司档案移交接收细则

一、总则1.目的为加强水利公司档案管理，确保档案移交接收工作的规范化、标准化和科学化，保障档案资料的完整性、准确性和安全性，有效服务于公司各项业务活动，特制定本细则。2.依据本细则依据国家相关法律法规、档案管理行业标准以及水利公司的实际管理需求制定。3.宗旨本细则以水利公司“创新治水，服务社会，追求卓越，创造价值”的企业文化为指导，秉持公司“以客户为中心，以技术为支撑，以管理为保障”的经营理念，致力于在档案移交接收工作中，提升公司整体管理效率，为公司的可持续发展和社会效益的实现提供有力支持。二、适用范围本细则适用于水利公司内部各部门、各层级员工之间的档案移交接收工作，以及公司与外部相关单位（如合作伙伴、客户、监管部门等）涉及档案资料交接的活动。三、组织架构与职责分工1.档案管理部门-作为公司档案管理的核心部门，负责制定和完善档案移交接收制度与流程，并监督执行。-统筹协调公司内部各部门之间以及公司与外部单位的档案移交接收工作，确保工作顺利进行。-对移交接收的档案进行最终审核、整理、存储和保管，确保档案的质量和安全。2.各业务部门-负责本部门档案资料的收集、整理和初步审核工作，确保档案内容真实、完整、准确。-按照规定的流程和时间节点，将本部门需要移交的档案资料及时移交至档案管理部门或指定的接收方。-负责接收档案管理部门或其他部门移交的与本部门业务相关的档案资料，并进行核对和确认。3.公司管理层-对档案移交接收工作提供政策支持和资源保障，确保档案管理工作符合公司战略发展需求。-监督档案移交接收工作的重大事项，协调解决工作中出现的跨部门、跨单位的重大问题。四、管理内容与流程1.档案移交准备-各部门应明确专人负责档案移交工作，对本部门产生或保管的档案资料进行全面梳理，按照档案类别、时间顺序等进行分类整理。-编制档案移交清单，详细列出档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，确保清单内容与档案实际情况一致。-对档案资料进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对于存在问题的档案及时进行补充、修正。2.内部移交流程-移交部门将整理好的档案资料及移交清单一并提交至档案管理部门。在提交时，双方应办理交接手续，填写档案移交接收登记表，注明移交时间、地点、移交人、接收人等信息，并签字确认。-档案管理部门收到移交档案后，按照相关标准和要求进行审核。如发现档案存在问题或与移交清单不符，应及时与移交部门沟通，要求其在规定时间内进行整改或补充。审核通过后，档案管理部门将档案进行妥善存储。3.外部移交接收-当公司与外部单位进行档案移交接收时，由相关业务部门负责与对方沟通协调，明确移交接收的档案内容、时间、方式等具体事项。-业务部门按照内部档案移交准备要求，对需移交的档案进行整理和审核，并编制移交清单。在移交时，与外部接收单位办理交接手续，填写档案移交接收登记表，双方签字盖章确认。-对于接收外部单位的档案，业务部门应进行初步核对，确保档案内容与双方约定一致。如发现问题，及时与对方沟通解决。核对无误后，将档案移交至档案管理部门进行统一管理。4.特殊档案处理-对于涉及公司机密、商业秘密或重要历史资料等特殊档案，在移交接收过程中应严格遵守公司的保密制度和相关法律法规。采取加密存储、专人护送等特殊措施，确保档案信息安全。-对于电子档案的移交接收，应确保数据的完整性和可读性。移交方应提供相应的存储介质或数据传输方式，并保证数据格式与接收方的系统兼容。接收方在收到电子档案后，应及时进行数据备份和检测，防止数据丢失或损坏。五、权利与义务1.员工权利-员工有权查阅、使用与自身工作相关的档案资料，但需按照公司档案查阅制度办理相关手续。-员工对档案移交接收工作有提出建议和意见的权利，以促进档案管理工作的不断完善。2.员工义务-员工有义务按照公司规定，及时、准确地整理和移交本部门或本人负责的档案资料，确保档案的完整性和准确性。-在档案移交接收过程中，员工应严格遵守公司的保密制度和档案管理规定，不得泄露档案内容或擅自篡改档案信息。3.公司权利-公司有权对员工的档案移交接收工作进行监督和检查，对违反规定的行为进行纠正和处理。-公司有权根据业务发展和管理需要，对档案进行合理调配和使用，以实现档案的最大价值。4.公司义务-公司有义务为员工提供档案移交接收工作所需的培训和指导，提高员工的档案管理意识和技能。-公司应保障档案管理部门的人员配备和资源投入，确保档案移交接收工作的正常开展，并为档案的存储和保管提供安全、适宜的环境。六、监督与考核机制1.监督机制-档案管理部门定期对各部门的档案移交接收工作进行检查，检查内容包括档案整理的规范性、移交接收手续的完备性、档案存储的安全性等。-公司内部审计部门不定期对档案移交接收工作进行审计监督，重点审查档案管理流程是否合规、档案信息是否真实准确等，发现问题及时提出整改意见。-鼓励员工对档案移交接收工作中的违规行为进行举报，对于核实的举报信息，公司将给予举报人适当奖励。2.考核机制-将档案移交接收工作纳入员工绩效考核体系，对在档案管理工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励，奖励形式包括绩效加分、奖金、荣誉证书等。-对于在档案移交接收工作中存在违规行为或工作失误的部门和个人，根据情节轻重，给予相应的绩效扣分、警告、罚款等处罚措施。如因个人原因导致档案丢失、损坏或泄露，给公司造成重大损失的，将依法追究相关人员的责任。七、