酒店公司会议室预订制度

酒店公司会议室预订制度

一、总则本酒店公司始终秉持“宾客至上，服务第一”的企业文化，以追求卓越服务、实现经济效益与社会效益双丰收为经营理念。在扁平化管理模式下，为了规范公司内部会议室的使用与管理，提高会议室的使用效率，确保各项会议活动的顺利进行，特制定本会议室预订制度。本制度旨在合理调配公司资源，满足各部门及客户在会议、培训等方面的需求，同时强化对会议室使用过程的管理与监督，促进信息有效流通，降低运营风险，营造良好的办公和服务文化氛围。二、适用范围本制度适用于酒店公司全体员工因工作需要预订和使用公司内部会议室，以及外部客户根据酒店相关服务协议预订和使用指定会议室的情况。三、组织架构与职责分工（一）行政部门作为会议室预订管理的核心部门，负责会议室资源的统筹规划与协调分配。制定并执行会议室预订规则与流程，对会议室的使用情况进行实时监控与统计分析。同时，承担与其他部门及客户沟通协调的职责，及时处理预订过程中的各类问题与反馈。（二）各业务部门各业务部门根据自身工作安排，提前提交会议室预订申请，明确使用时间、用途、参会人数等信息。在使用过程中，遵守会议室使用规定，爱护会议室设施设备，确保会议活动的正常开展。使用结束后，及时清理会议室，恢复原状。（三）后勤保障部门负责会议室设施设备的日常维护与保养，确保设备正常运行。在会议期间，根据需要提供必要的后勤支持，如茶水服务、会议用品供应等。同时，配合行政部门做好会议室的清洁卫生工作，营造良好的会议环境。四、管理内容与流程（一）预订申请1.内部员工预订-员工应提前至少[X]小时通过公司内部预订系统或填写预订申请表向行政部门提交会议室预订申请。申请表应详细注明预订日期、使用时间段、会议室类型、会议主题、参会人数等信息。-对于紧急会议需求，可在预订系统中选择“紧急预订”选项或直接联系行政部门进行处理。行政部门应优先安排紧急会议需求，但需在会议结束后及时补充相关预订手续。2.外部客户预订-外部客户可通过酒店官方网站、客服热线、电子邮件等方式向酒店预订会议室。预订时需提供公司名称、联系人信息、联系方式、预订日期、使用时间段、会议室类型、会议主题、参会人数等详细信息。-酒店销售人员在接到客户预订申请后，应及时与客户沟通确认预订信息，并将相关信息录入预订系统。同时，向客户介绍会议室的收费标准、服务项目、使用规定等内容。（二）预订审核1.行政部门在收到预订申请后，应根据会议室的使用情况进行审核。审核内容包括预订时间是否冲突、会议室类型是否满足需求、申请信息是否完整等。2.对于内部员工预订，如预订时间与其他会议安排冲突，行政部门应及时与申请员工沟通，协商调整预订时间或推荐其他可用会议室。对于外部客户预订，如预订时间已满，酒店销售人员应向客户推荐其他合适的时间段或会议室，并协助客户完成预订调整。3.审核通过后，行政部门应及时在预订系统中确认预订信息，并向预订人发送预订成功通知。通知内容包括预订的会议室名称、使用时间、注意事项等。（三）会议准备1.预订人在预订成功后，应根据会议需求提前做好会议准备工作。如准备会议资料、调试会议设备等。对于需要使用特殊设备或服务的会议，预订人应提前告知行政部门或后勤保障部门，以便做好相应的准备工作。2.后勤保障部门在接到会议预订信息后，应根据会议规模和需求，提前布置会议室，准备好必要的会议用品，如桌椅、投影仪、音响设备、纸笔、茶水等。同时，对会议室的设施设备进行检查和调试，确保设备正常运行。（四）会议使用1.会议期间，预订人应遵守会议室的使用规定，爱护会议室设施设备，不得随意损坏或挪用。如因使用不当造成设施设备损坏的，预订人应承担相应的赔偿责任。2.会议过程中，如需临时调整会议时间或使用其他会议室，预订人应及时与行政部门沟通，经同意后办理相关手续。3.酒店工作人员应根据会议需求，提供必要的服务支持，如茶水续杯、设备维护等。同时，保持会议室周边环境的安静，避免影响会议的正常进行。（五）会议结束1.会议结束后，预订人应及时清理会议室，将会议用品整理归位，关闭电器设备、门窗等。如发现设施设备有损坏或丢失情况，应及时向行政部门报告。2.后勤保障部门在会议结束后，应及时对会议室进行清洁卫生和设备检查工作。如发现问题，应及时记录并进行维修处理。3.行政部门应定期对会议室的使用情况进行统计分析，总结使用规律和存在的问题，以便进一步优化会议室资源配置和管理流程。五、权利与义务（一）员工权利与义务1.权利-酒店公司员工有权根据工作需要预订公司内部会议室，以满足工作沟通、业务培训、项目讨论等需求。-在预订成功后，员工有权使用会议室的设施设备和相关服务，行政部门和后勤保障部门应提供必要的支持与协助。2.义务-员工应严格遵守本会议室预订制度，按照规定的流程和要求提交预订申请，不得恶意占用会议室资源。-在使用会议室过程中，员工应爱护会议室设施设备，保持会议室的整洁卫生，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾等。-员工应按照预订时间使用会议室，不得擅自延长使用时间。如因特殊情况需要延长，应提前向行政部门申请并获得批准。（二）客户权利与义务1.权利-外部客户有权根据酒店的服务协议预订指定的会议室，并享受酒店提供的相应服务，如会议室布置、设备使用、茶水服务等。-客户在预订和使用会议室过程中，有权对酒店的服务质量提出意见和建议，酒店应及时处理并反馈。2.义务-客户应按照酒店的预订流程和要求提供准确的预订信息，不得提供虚假信息或恶意预订。-在使用会议室过程中，客户应遵守酒店的相关规定，爱护会议室设施设备，不得从事违法违规活动。-客户应按照约定的时间和费用标准支付会议室使用费用，如有逾期支付等违约行为，应承担相应的违约责任。六、监督与考核机制（一）监督机制1.行政部门作为会议室预订管理的监督主体，负责对会议室的预订、使用情况进行日常监督检查。定期检查会议室设施设备的完好情况、卫生状况以及使用记录等，及时发现和处理违规行为。2.设立投诉举报渠道，鼓励员工和客户对违反会议室预订制度的行为进行监督举报。行政部门在接到投诉举报后，应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给举报人。3.建立内部审计机制，定期对会议室预订管理工作进行审计，检查预订流程的执行情况、费用结算情况等，确保管理工作的规范透明。（二）考核机制1.对各部门和员工的会议室使用情况进行考核，考核指标包括预订合规率、设施设备完好率、卫生达标率等。将考核结果纳入部门和员工的绩效考核体系，与绩效奖金、晋升等挂钩。2.对于外部客户，根据其遵守酒店规定、按时支付费用、反馈评价等情况进行评估。对于表现良好的客户，给予一定的优惠政策或奖励；对于存在违规行为的客户，按照服务协议进行处理