业务合同审核及管理流程指导手册

业务合同审核及管理流程指导手册前言为规范公司业务合同的全生命周期管理，防范合同风险，保证合同条款合规、权责清晰，保障公司合法权益，特制定本指导手册。本手册旨在为业务部门、法务部门、财务部门及相关审批人员提供标准化操作指引，明确各环节职责与要求，提升合同管理效率。一、本手册的应用范围与场景本手册适用于公司所有对外业务合同的审核、签署、履行、归档等管理环节，具体包括但不限于：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等；合作类合同：联合开发、渠道合作、委托代理等；其他类合同：租赁、借款、技术转让等。无论合同金额大小、合作方类型（企业/个体/其他组织），均需严格按照本流程执行，保证合同管理规范统一。二、合同全生命周期管理流程详解合同管理流程分为“发起起草—部门审核—法务审核—审批签署—履行跟踪—归档管理”六个核心环节，各环节需紧密衔接，责任到人。（一）第一步：合同发起与需求对接操作主体：业务部门（合同需求方）操作内容：明确需求：业务部门根据合作项目内容，梳理合同核心要素（合作方信息、合同标的、数量/质量标准、价款/支付方式、履行期限、违约责任等），形成《业务需求说明书》。对接合作方：与合作方就合同核心条款进行初步沟通，确认合作意向，获取合作方主体资格证明文件（如营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书等，加盖合作方公章）。发起流程：通过公司OA系统或合同管理模块填写《合同审批申请单》，《业务需求说明书》及合作方资质文件，启动合同审批流程。输出成果：《业务需求说明书》、合作方主体资格证明文件、《合同审批申请单》。关键点：合作方资质文件需真实、有效，若涉及特殊行业（如食品、医疗），需核查其行业许可证件；需求说明需清晰、无歧义，避免后续条款争议。（二）第二步：合同起草与初步审核操作主体：业务部门（起草人）、部门负责人（初审）操作内容：起草合同：业务部门根据《业务需求说明书》及合作方沟通结果，使用公司标准合同模板（无模板时参考行业范本）起草合同文本。合同内容需包含以下核心条款：合同主体（双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）；合同标的（名称、型号、规格、技术参数等，需明确可验收标准）；数量与质量（数量单位、质量验收标准及方法）；价款与支付（含税/不含税金额、计价方式、支付节点、账户信息）；履行期限与地点（开始/结束时间、交付/服务地点）；双方权利义务（清晰列明业务部门与合作方的责任）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围）；争议解决方式（建议约定由公司所在地法院诉讼管辖）；其他约定（保密条款、知识产权、合同生效条件等）。部门初审：部门负责人审核合同内容的完整性、业务合理性及与公司政策的匹配性，重点检查：是否符合公司业务发展规划；价款是否在预算范围内；履行期限是否满足项目节点需求。初审通过后，在《合同审批申请单》上签署意见，提交法务部门审核。输出成果：合同初稿（含修订痕迹）、《合同审批申请单》（部门负责人签字）。常见问题：避免使用“大概”“左右”等模糊表述；违约责任需对等，避免单方面加重公司义务；争议解决优先选择诉讼，避免约定仲裁（除非必要）。（三）第三步：法务审核操作主体：法务部门（法务专员）、法务负责人操作内容：合规性审核：法务专员重点审核合同条款的合法性、合规性及风险点，包括：主体资格：合作方是否为依法设立并存续的企业，是否超出经营范围，法定代表人/授权代表是否具备签署权限；条款合法性：是否存在违反法律、行政法规的强制性规定（如“霸王条款”）；权责对等：双方权利义务是否平衡，违约责任是否明确、可执行；潜在风险：知识产权归属、保密义务、不可抗力条款是否完善，是否存在履约障碍。反馈与修改：法务专员对审核中发觉的问题，在《合同审核意见表》中列明具体修改建议（如“建议增加‘质量保证金条款’”“付款节点需明确‘验收合格后X日内’”），反馈至业务部门。业务部门需根据意见修改合同，重大争议问题需组织业务、法务、财务三方沟通协商。法务负责人复核：法务负责人对审核通过后的合同文本进行最终把关，确认风险可控后，在《合同审核意见表》及《合同审批申请单》上签署意见。输出成果：《合同审核意见表》、合同修订稿（法务审核通过版本）。风险提示：若合作方为首次合作或涉及大额合同（金额≥50万元），法务部门可要求业务部门补充合作方征信报告、涉诉信息等背景调查材料。（四）第四步：审批签署操作主体：财务部门（会签）、分管领导/总经理（审批）、授权签署人操作内容：财务会签：财务部门审核合同中的付款方式、税务条款、发票要求等，保证符合公司财务管理制度，重点检查：价款是否包含税费，税率是否符合规定；支付节点与项目进度匹配，是否存在预付款超比例（一般≤30%）；是否约定“提供合规发票”作为付款前置条件。会签通过后，在《合同审批申请单》上签署意见。权限审批：根据合同金额及类型，按以下权限审批（示例）：金额≤10万元：业务部门负责人+法务负责人+财务负责人审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；金额＞50万元：总经理审批。审批人需对合同的必要性、合理性及风险承担最终责任，审批通过后签署《合同审批审批单》。正式签署：由法定代表人或其授权的签署人（需持有《授权委托书》）在合同文本上签字并加盖公司公章或合同专用章；合作方签署并加盖公章后，合同正式生效。签署时需保证合同文本完整（含附件、附件清单），骑缝章需齐全。输出成果：双方签署的正式合同文本（原件至少2份，双方各执1份）、《合同审批审批单》（完整审批链）。注意事项：严禁空白合同盖章或先盖章后补签；签署人需核对合作方名称与公章是否一致，避免“认章不认名”风险。（五）第五步：履行跟踪与变更管理操作主体：业务部门（履行责任人）、财务部门（付款管理）、法务部门（纠纷处理）操作内容：履行跟踪：业务部门作为合同履行第一责任人，需建立《合同履行跟踪表》，记录项目进度、交付/服务验收情况、对方履约表现（如是否按时交付、质量是否达标等），定期向部门负责人汇报。若发觉对方可能违约或存在履约风险，需立即上报并启动应对预案。验收确认：合同标的交付/服务完成后，业务部门需按合同约定组织验收（可邀请技术、质量部门参与），出具《验收确认单》，由双方签字盖章确认。验收不合格的，需及时书面通知对方整改并明确整改期限。变更管理：若履行过程中需变更合同内容（如价款、履行期限、标的等），需由双方协商一致并签署《合同变更协议》，变更协议需履行原合同审批流程（金额减少可简化流程）。付款管理：财务部门根据《验收确认单》及合同约定的付款节点，办理付款手续；涉及预付款、进度款的，需业务部门提供履约证明（如交付凭证、进度报告）。输出成果：《合同履行跟踪表》、《验收确认单》、《合同变更协议》（如有）。关键点：履行跟踪需“动态化”，避免重签署轻管理；变更协议需明确原合同效力（如“变更内容与本协议不一致的，以本协议为准”）。（六）第六步：归档管理操作主体：行政部/档案管理部门（归档责任人）、业务部门（配合）操作内容：归档范围：合同全生命周期文件，包括但不限于：《合同审批申请单》《合同审核意见表》、合作方资质文件、合同文本（含附件）、签署页、《验收确认单》《合同变更协议》、往来函件、付款凭证等。归档流程：合同签署后10个工作日内，业务部门将完整合同档案移交至行政部/档案管理部门；档案管理部门对档案进行分类、编号、登记，录入档案管理系统，保证档案可检索、可追溯；纸质档案需存入专用档案盒，标注合同编号、名称、签署日期等电子标签；电子档案需加密存储，定期备份。查阅权限：合同档案仅限相关部门因工作需要查阅，查阅需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门负责人批准后，在档案室现场查阅，严禁带出或复印（经批准可复印并加盖档案章）。输出成果：完整合同档案（纸质+电子）、《档案登记台账》。要求：档案保存期限与合同履行期限一致，重要合同（如长期合作、大额合同）需永久保存。三、合同管理核心模板表格表1：合同审批申请单合同编号合同名称合作方名称合同金额（元）履行期限发起部门发起人联系电话申请日期合同主要内容（可附页）：标的：数量/质量：价款及支付方式：双方权利义务：违约责任：部门负责人意见签字：日期：法务审核意见签字：日期：———————————————–财务会签意见签字：日期：———————————————–分管领导/总经理审批签字：日期：表2：合同履行跟踪表合同编号合同名称合作方履行阶段（□洽谈□执行□验收□付款□归档）跟踪日期跟踪内容（进度/问题/反馈）责任人处理结果验收情况：□合格□不合格（不合格原因：________）验收人签字：日期：合作方确认：日期：表3：合同变更协议原合同编号原合同名称变更原因变更内容：条款变更：金额变更：履行期限变更：其他约定：本变更协议生效后，原合同相关条款自动失效，其他条款保持不变。

审批意见：按原合同审批流程执行（□简化流程□重新审批）审批人签字：日期：签署页：甲方（盖章）：乙方（盖章）：法定代表人/授权代表：法定代表人/授权代表：日期：日期：|四、风险提示与关键控制点主体资质风险：合作方为分支机构或无独立法人资格的，需提供其总公司授权文件；合作方为自然人的，需核查身份证原件及无失信记录。条款严谨性风险：避免使用“最终解释权归甲方所有”等无效条款；质量标准需引用国家标准、行业标准或具体参数，而非“优良”“合格”等模糊表述。印章管理风险：合同专用章需专人保管，用印需登记（《印章使用登记表》），严禁在空白纸张、空白合同上加盖印章。保密义务风险：涉及商业秘密的合同，需单独约定保密条款（保密范围、期限、违约责任），并对合作方知悉密密的人员进行背景核实。履约监控风险：大额合同（≥100万元）需设置履约里程碑节点，业务部门每