医药公司货款收取管理规定

医药公司货款收取管理规定

一、总则本规定旨在规范医药公司货款收取流程，保障公司资金安全，提高资金使用效率，促进公司业务健康、稳定发展。本规定依据国家相关法律法规以及公司实际运营情况制定，体现公司“以质量求生存，以信誉谋发展，关爱生命，服务健康”的企业文化和经营理念。秉持扁平化管理理念，减少不必要的层级审批，提高工作效率。在保障公司经济效益的同时，注重社会效益，确保货款收取工作合法、合规、公正、透明。二、适用范围本规定适用于医药公司全体涉及货款收取工作的员工，包括但不限于销售部门、财务部门、客服部门等相关人员，同时涉及与公司有业务往来的客户。三、组织架构与职责分工1.销售部门-负责与客户签订销售合同，明确货款支付方式、支付期限等相关条款。-在业务开展过程中，及时跟进客户的经营状况和付款能力，提前向客户提醒货款支付时间。-协助财务部门进行货款催收工作，提供必要的客户信息和业务背景资料。2.财务部门-负责建立健全货款收取的财务管理制度和流程，对货款的收付进行准确的账务处理。-定期核对账目，确保公司与客户之间的往来账款清晰准确。-负责开具发票，并确保发票信息与销售合同、实际发货情况一致。-对逾期未收回的货款进行预警，协同销售部门制定催收计划，并监督催收工作的执行情况。3.客服部门-在接到客户关于货款支付的咨询或疑问时，及时解答并协调相关部门处理。-收集客户对货款收取流程的反馈意见，及时反馈给相关部门，以便不断优化流程。四、管理内容与流程1.销售合同签订阶段-销售代表与客户洽谈业务时，应明确告知客户公司的货款支付政策和流程。-销售合同中必须明确货款支付方式（如现金、银行转账、支票等）、支付期限（具体日期或结算周期）、逾期付款的违约责任等条款。合同签订后，销售部门应及时将合同副本交至财务部门备案。2.发货与开票阶段-仓库部门依据销售订单进行发货，确保货物的品种、数量、质量等与订单一致。发货后，及时将发货信息传递给财务部门和销售部门。-财务部门在确认发货信息后，按照规定开具发票。发票开具后，应及时将发票交付给客户或销售代表，销售代表负责将发票送达客户手中，并取得客户签收凭证。3.货款催收阶段-在货款支付期限到达前[X]个工作日，财务部门应向销售部门提供即将到期的货款清单。销售部门负责向客户发出付款提醒函，提醒客户按时支付货款。-对于逾期未支付的货款，财务部门应在逾期后的[X]个工作日内发出催款通知书，明确告知客户逾期金额、逾期天数、应支付的违约金等信息。同时，销售部门应积极与客户沟通，了解客户逾期付款的原因，并协助财务部门制定针对性的催收措施。-对于逾期时间较长或催收难度较大的货款，公司可根据实际情况，成立专门的催收小组，由销售部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，共同制定催收方案，必要时通过法律途径解决。4.货款结算阶段-客户通过银行转账方式支付货款的，财务部门应及时查询到账情况，并进行账务处理。收到支票的，应及时送存银行，确保款项及时到账。-对于现金收款，销售代表或相关收款人员应在收到现金后[X]个工作日内将款项交至财务部门，财务部门应进行认真清点、核对，并开具收款收据。-财务部门在收到货款后，应及时核对账目，确保货款金额与销售合同、发票金额一致。如发现差异，应及时与销售部门、客户沟通核实，并进行相应的账务调整。五、权利与义务1.员工权利-员工有权了解公司货款收取政策和流程，对于不明确的地方，有权向相关部门咨询。-在货款收取过程中，员工因履行职责需要，有权获取客户的相关信息，但应严格遵守公司的信息保密制度。-对于在货款收取工作中表现优秀的员工，有权按照公司绩效考核制度获得相应的奖励。2.员工义务-员工应严格遵守公司货款收取管理制度和流程，认真履行职责，确保货款及时、足额收回。-积极配合公司内部审计和监督工作，如实提供与货款收取相关的信息和资料。-对在工作中知悉的客户信息和公司商业机密予以保密，不得泄露给任何第三方。3.客户权利-客户有权要求公司提供清晰、准确的货款支付信息，包括应付款金额、支付方式、支付期限等。-对公司的货款收取流程和方式有提出合理建议和意见的权利。4.客户义务-客户应按照销售合同约定的支付方式和支付期限按时支付货款。-向公司提供真实、有效的付款信息和相关资料，如账户信息、付款凭证等。六、监督与考核机制1.内部监督-公司建立内部审计制度，定期对货款收取工作进行审计，检查货款收取流程的执行情况、账务处理的准确性、催收措施的有效性等。-财务部门应定期对货款回收情况进行统计分析，向公司管理层汇报，并对发现的问题提出改进建议。-销售部门、财务部门、客服部门之间应相互监督，对于发现的违规行为或工作失误，及时向相关部门反馈并督促整改。2.绩效考核-将货款回收率、逾期账款比例等指标纳入销售部门和相关员工的绩效考核体系。对货款回收率高、逾期账款控制良好的员工，给予相应的绩效奖励；对未能完成货款回收任务或导致逾期账款增加的员工，进行绩效扣分或相应的经济处罚。-对在货款催收工作中表现突出，成功收回大额逾期账款或为公司挽回重大经济损失的员工，给予特别奖励。-财务部门的账务处理准确性、发票开具及时性等工作质量指标也纳入绩效考核范围，确保财务工作的规范、高效。七、附则1.本规定如有未尽事宜，由公司行政主管部门负责解释和修订。2.本规定自发布之日起生效实施，全体员工应严格遵守。如遇国家法律法规或政策调整，本规定相应条款应随之进行修订。公司将持续关注货款收取管理工作的