家具公司合同履行监控规定

家具公司合同履行监控规定

一、总则本公司秉持“品质至上，客户为本，创新发展，合作共赢”的经营理念，致力于为客户提供高品质家具产品与服务。为保障公司合同的顺利履行，维护公司合法权益，提升公司经济效益与社会效益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规定。本规定旨在建立完善的合同履行监控体系，确保合同从签订到执行完毕的全过程得到有效监督与管理，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题，降低经营风险，推动公司扁平化管理模式下各部门高效协作，营造积极向上的企业文化氛围。二、适用范围本规定适用于家具公司全体员工涉及的所有合同，包括但不限于原材料采购合同、产品销售合同、加工承揽合同、物流运输合同等与公司经营活动相关的各类合同。同时，本规定在一定程度上也适用于与公司有合同往来的客户，以确保双方在合同履行过程中的权利与义务清晰明确。三、组织架构与职责分工1.合同履行监控小组：由公司高层管理人员、法务人员、财务人员、相关业务部门负责人组成，负责全面统筹合同履行监控工作，制定监控策略与目标，协调各部门之间的工作，对重大合同履行问题进行决策。2.法务部门：作为合同履行监控的核心部门，负责对合同条款的合法性、完整性进行审查，在合同履行过程中提供法律咨询与支持，处理合同纠纷，协助其他部门识别与防范法律风险。3.财务部门：负责监控合同履行过程中的财务状况，包括款项收付、成本核算、预算控制等，及时向相关部门反馈财务信息，对可能影响合同履行的财务风险进行预警。4.业务部门：具体负责合同的执行，按照合同约定完成产品生产、交付、售后服务等工作，定期向监控小组汇报合同履行进展情况，及时反馈履行过程中出现的问题并提出解决方案。5.其他部门：如生产部门、质量控制部门、物流部门等，按照各自职责，配合业务部门做好合同履行相关工作，确保合同目标的实现。四、管理内容与流程1.合同签订阶段的监控-业务部门在签订合同前，应将合同草案提交法务部门进行审查。法务部门重点审查合同条款是否符合法律法规要求，双方权利义务是否明确，违约责任是否合理等。-财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、价格条款等，确保合同财务安排合理可行。-合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给法务、财务、相关生产及物流等部门，以便各部门提前做好履行准备工作。2.合同履行过程中的监控-业务部门作为合同执行的主体，应建立合同履行台账，详细记录合同履行的各个环节，包括订单下达、原材料采购、生产进度、产品交付、款项收付等情况，定期更新并向监控小组汇报。-生产部门应按照合同约定的生产计划组织生产，确保产品质量与交货期。质量控制部门加强对生产过程的质量监控，对不符合质量标准的产品及时提出整改意见。-物流部门负责产品的运输与交付，确保产品按时、安全送达客户指定地点。同时，及时反馈物流信息，如运输进度、货物状态等。-财务部门密切关注合同款项的收付情况，按照合同约定及时催收货款，对逾期未付款项及时通知业务部门并采取相应措施。同时，对合同执行过程中的成本进行监控，确保成本控制在预算范围内。-法务部门跟踪合同履行情况，及时发现潜在的法律风险，如对方违约、法律法规政策变化等，为业务部门提供法律应对建议。3.合同履行结束后的监控-合同履行完毕后，业务部门应提交合同履行总结报告，详细说明合同履行情况、客户反馈、存在的问题及改进措施等。-财务部门对合同的财务收支进行结算，核算合同的经济效益，评估合同执行对公司财务状况的影响。-法务部门对合同履行过程中的法律事项进行总结，分析是否存在法律纠纷隐患，对今后合同签订与履行提出法律建议。-监控小组对合同履行情况进行综合评价，将评价结果作为绩效考核的重要依据，并针对合同履行过程中出现的问题，完善相关管理制度与流程。五、权利与义务1.员工权利-有权了解所负责合同的详细信息，包括合同条款、履行要求等，以便更好地履行工作职责。-在合同履行过程中遇到问题或困难时，有权向相关部门或领导寻求支持与帮助。-对合同履行监控工作提出合理化建议，并获得相应反馈与奖励。2.员工义务-严格遵守公司合同履行监控规定，认真履行合同赋予的职责，确保合同顺利履行。-及时、准确地向相关部门汇报合同履行进展情况及出现的问题，不得隐瞒或虚报信息。-保守合同涉及的商业秘密与客户信息，维护公司利益与声誉。3.客户权利-有权要求公司按照合同约定提供合格的产品与服务，对产品质量、交付时间等方面提出合理诉求。-对公司合同履行情况进行监督，提出意见与建议。4.客户义务-按照合同约定及时支付款项，提供必要的协助与配合。-不得擅自变更合同条款，如需变更应与公司协商并签订书面协议。六、监督与考核机制1.内部监督-合同履行监控小组定期对各部门合同履行监控工作进行检查与指导，确保各项工作按照规定流程执行。-建立内部审计制度，定期对合同履行情况进行审计，重点审查合同执行的合规性、财务收支的真实性与合理性等。-鼓励员工对合同履行过程中的违规行为进行举报，对查证属实的举报给予举报人一定奖励。2.绩效考核-将合同履行情况纳入员工绩效考核体系，考核指标包括合同执行进度、产品质量、客户满意度、款项回收等方面。-根据绩效考核结果，对表现优秀的员工给予表彰与奖励，包括奖金、晋升、荣誉证书等；对未能完成合同履行任务或出现重大失误的员工，按照公司规定进行相应处罚，如扣减绩效工资、警告、辞退等。3.外部监督-积极接受客户对合同履行情况的监督，及时处理客户投诉与反馈意见，不断改进