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文档简介
医疗公司文书管理办法
一、总则1.目的为加强本医疗公司文书管理,提高文书处理效率和质量,确保公司信息的准确传递、有效存储和合理利用,促进公司各项工作的规范化、制度化和科学化,结合公司实际情况,特制定本办法。2.适用范围本办法适用于医疗公司全体员工。涉及公司对外的文书往来、对内的各类文件资料管理均遵循本办法规定。3.基本原则遵循高效、准确、安全、保密的原则。文书管理应确保各项工作的顺利开展,及时准确地传达公司决策和信息;同时,注重信息安全与保密,维护公司利益。秉持公司“以患者为中心,以创新求发展”的经营理念,在文书管理中体现人文关怀和社会效益,保障医疗服务工作的有序进行。二、组织架构与职责分工1.行政部门行政部门作为公司文书管理的核心部门,负责统筹规划、组织协调和监督指导公司的文书管理工作。具体职责包括制定和完善文书管理制度;负责公司各类文件的收发、登记、传阅、归档、保管和销毁等工作;对各部门文书管理工作进行检查和考核等。2.各业务部门各业务部门应设立专人负责本部门的文书管理工作。负责本部门文件的起草、审核、打印、报送等工作;及时将本部门的重要文件和资料移交行政部门归档;配合行政部门做好文书管理的相关工作。3.管理层公司管理层负责对重要文书的审批和决策,指导文书管理工作方向,确保文书管理工作符合公司发展战略和管理要求,体现扁平化管理理念,提高决策效率。三、管理内容与流程1.文件的起草与审核-起草:员工根据工作需要起草文件,应确保内容准确、条理清晰、语言规范。文件应明确主题、目的、具体事项和要求等。涉及多个部门的文件,由主办部门牵头,相关部门配合起草。-审核:文件起草完成后,先由部门负责人进行审核,重点审核文件的内容准确性、政策合规性、格式规范性等。审核通过后,提交行政部门审核。行政部门从文书格式、行文规范、语言表达等方面进行审核,提出修改意见。重要文件需经公司管理层审核批准。2.文件的收发与登记-收文:行政部门负责接收外部来文,包括上级主管部门文件、合作单位文件等。对收到的文件进行清点、分类,检查文件的完整性和准确性。-发文:公司内部各部门拟发的文件,经审核批准后,统一由行政部门进行编号、登记。登记内容包括文件编号、发文部门、发文日期、文件标题、主送单位、抄送单位等。-电子文件管理:随着信息化发展,电子文件的管理日益重要。电子文件应与纸质文件同步进行收发、登记和归档。行政部门应建立电子文件存储系统,确保电子文件的安全存储和便捷检索。3.文件的传阅与办理-传阅:行政部门根据文件内容和涉及范围,确定文件的传阅对象和顺序。采用纸质传阅或电子传阅的方式,确保文件及时传递给相关人员。传阅人员应在传阅单上签字确认,并注明传阅日期。-办理:承办部门和人员收到文件后,应按照文件要求及时办理相关事项。办理过程中如需其他部门配合,应及时沟通协调。办理完毕后,将办理结果反馈给行政部门。4.文件的归档与保管-归档:文件办理完毕后,承办部门应及时将文件整理归档。归档文件应齐全、完整,包括文件正文、附件、领导批示等。行政部门定期对各部门的归档工作进行检查和指导,确保归档质量。-保管:行政部门设立专门的档案室,配备必要的保管设备,对归档文件进行分类存放。按照档案管理的要求,建立档案索引和目录,便于查询和利用。同时,做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作,确保档案安全。5.文件的检索与利用-检索:行政部门建立完善的文件检索系统,包括纸质档案检索工具和电子档案检索软件。员工因工作需要查阅文件时,应向行政部门提出申请,说明查阅目的和范围。行政部门根据申请,提供相应的文件供查阅。-利用:员工在查阅文件时,应遵守档案管理制度,不得擅自将文件带出档案室,不得在文件上涂改、标记。如需复印或摘录文件内容,应经相关领导批准。四、权利与义务1.员工权利-员工有权按照规定程序查阅与工作相关的文件资料,获取必要的信息支持,以更好地完成工作任务。-对文书管理工作提出意见和建议,促进文书管理工作的改进和完善。2.员工义务-严格遵守公司文书管理制度,积极配合行政部门做好文件的起草、审核、收发、归档等工作。-妥善保管本人经手的文件资料,不得擅自泄露文件内容和机密信息。在工作调动或离职时,及时将文件资料移交相关部门。3.公司权利-公司有权对员工的文书管理工作进行监督和检查,对违反制度的行为进行纠正和处理。-根据公司发展需要,调整和完善文书管理制度。4.公司义务-为员工提供必要的文书管理培训和指导,提高员工的文书管理能力。-保障文书管理工作所需的资源,包括办公设备、存储空间等。五、监督与考核机制1.监督机制-行政部门定期对各部门的文书管理工作进行检查,检查内容包括文件的起草质量、收发登记情况、归档保管情况等。对检查中发现的问题,及时提出整改意见,并跟踪整改落实情况。-公司内部设立监督举报渠道,鼓励员工对违反文书管理制度的行为进行举报。对举报属实的,给予举报人一定的奖励。2.考核机制-将文书管理工作纳入员工绩效考核体系。对文书管理工作表现优秀的部门和个人,在绩效考核中给予加分奖励;对违反文书管理制度,造成工作失误或不良影响的,视情节轻重,在绩效考核中给予扣分处理,直至追究相应的责任。-考核指标包括文件起草的准确性和规范性、文件处理的及时性、档案管理的完整性等。通过量化考核指标,确保考核结果的公平公正。六、附则1.本办法自发布之日起生效实施。如有未尽事宜,由行政部门负责解释和修订。2.本办法
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