医疗公司文书管理办法​

医疗公司文书管理办法​

一、总则1.目的为加强本医疗公司文书管理，提高文书处理效率和质量，确保公司信息的准确传递、有效存储和合理利用，促进公司各项工作的规范化、制度化和科学化，结合公司实际情况，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于医疗公司全体员工。涉及公司对外的文书往来、对内的各类文件资料管理均遵循本办法规定。3.基本原则遵循高效、准确、安全、保密的原则。文书管理应确保各项工作的顺利开展，及时准确地传达公司决策和信息；同时，注重信息安全与保密，维护公司利益。秉持公司“以患者为中心，以创新求发展”的经营理念，在文书管理中体现人文关怀和社会效益，保障医疗服务工作的有序进行。二、组织架构与职责分工1.行政部门行政部门作为公司文书管理的核心部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导公司的文书管理工作。具体职责包括制定和完善文书管理制度；负责公司各类文件的收发、登记、传阅、归档、保管和销毁等工作；对各部门文书管理工作进行检查和考核等。2.各业务部门各业务部门应设立专人负责本部门的文书管理工作。负责本部门文件的起草、审核、打印、报送等工作；及时将本部门的重要文件和资料移交行政部门归档；配合行政部门做好文书管理的相关工作。3.管理层公司管理层负责对重要文书的审批和决策，指导文书管理工作方向，确保文书管理工作符合公司发展战略和管理要求，体现扁平化管理理念，提高决策效率。三、管理内容与流程1.文件的起草与审核-起草：员工根据工作需要起草文件，应确保内容准确、条理清晰、语言规范。文件应明确主题、目的、具体事项和要求等。涉及多个部门的文件，由主办部门牵头，相关部门配合起草。-审核：文件起草完成后，先由部门负责人进行审核，重点审核文件的内容准确性、政策合规性、格式规范性等。审核通过后，提交行政部门审核。行政部门从文书格式、行文规范、语言表达等方面进行审核，提出修改意见。重要文件需经公司管理层审核批准。2.文件的收发与登记-收文：行政部门负责接收外部来文，包括上级主管部门文件、合作单位文件等。对收到的文件进行清点、分类，检查文件的完整性和准确性。-发文：公司内部各部门拟发的文件，经审核批准后，统一由行政部门进行编号、登记。登记内容包括文件编号、发文部门、发文日期、文件标题、主送单位、抄送单位等。-电子文件管理：随着信息化发展，电子文件的管理日益重要。电子文件应与纸质文件同步进行收发、登记和归档。行政部门应建立电子文件存储系统，确保电子文件的安全存储和便捷检索。3.文件的传阅与办理-传阅：行政部门根据文件内容和涉及范围，确定文件的传阅对象和顺序。采用纸质传阅或电子传阅的方式，确保文件及时传递给相关人员。传阅人员应在传阅单上签字确认，并注明传阅日期。-办理：承办部门和人员收到文件后，应按照文件要求及时办理相关事项。办理过程中如需其他部门配合，应及时沟通协调。办理完毕后，将办理结果反馈给行政部门。4.文件的归档与保管-归档：文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档。归档文件应齐全、完整，包括文件正文、附件、领导批示等。行政部门定期对各部门的归档工作进行检查和指导，确保归档质量。-保管：行政部门设立专门的档案室，配备必要的保管设备，对归档文件进行分类存放。按照档案管理的要求，建立档案索引和目录，便于查询和利用。同时，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。5.文件的检索与利用-检索：行政部门建立完善的文件检索系统，包括纸质档案检索工具和电子档案检索软件。员工因工作需要查阅文件时，应向行政部门提出申请，说明查阅目的和范围。行政部门根据申请，提供相应的文件供查阅。-利用：员工在查阅文件时，应遵守档案管理制度，不得擅自将文件带出档案室，不得在文件上涂改、标记。如需复印或摘录文件内容，应经相关领导批准。四、权利与义务1.员工权利-员工有权按照规定程序查阅与工作相关的文件资料，获取必要的信息支持，以更好地完成工作任务。-对文书管理工作提出意见和建议，促进文书管理工作的改进和完善。2.员工义务-严格遵守公司文书管理制度，积极配合行政部门做好文件的起草、审核、收发、归档等工作。-妥善保管本人经手的文件资料，不得擅自泄露文件内容和机密信息。在工作调动或离职时，及时将文件资料移交相关部门。3.公司权利-公司有权对员工的文书管理工作进行监督和检查，对违反制度的行为进行纠正和处理。-根据公司发展需要，调整和完善文书管理制度。4.公司义务-为员工提供必要的文书管理培训和指导，提高员工的文书管理能力。-保障文书管理工作所需的资源，包括办公设备、存储空间等。五、监督与考核机制1.监督机制-行政部门定期对各部门的文书管理工作进行检查，检查内容包括文件的起草质量、收发登记情况、归档保管情况等。对检查中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。-公司内部设立监督举报渠道，鼓励员工对违反文书管理制度的行为进行举报。对举报属实的，给予举报人一定的奖励。2.考核机制-将文书管理工作纳入员工绩效考核体系。对文书管理工作表现优秀的部门和个人，在绩效考核中给予加分奖励；对违反文书管理制度，造成工作失误或不良影响的，视情节轻重，在绩效考核中给予扣分处理，直至追究相应的责任。-考核指标包括文件起草的准确性和规范性、文件处理的及时性、档案管理的完整性等。通过量化考核指标，确保考核结果的公平公正。六、附则1.本办法自发布之日起生效实施。如有未尽事宜，由行政部门负责解释和修订。2.本办法