信贷公司租赁合同管理规定

信贷公司租赁合同管理规定

一、总则（一）目的为加强信贷公司租赁合同管理，规范租赁行为，防范租赁风险，保障公司的合法权益，提高公司经济效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于信贷公司及各分支机构对外签订的各类租赁合同，涉及公司全体员工在租赁业务相关工作中以及与公司发生租赁业务的客户。（三）管理原则1.合法性原则：租赁合同的签订、履行和管理必须符合国家法律法规和政策要求。2.效益性原则：以提高公司经济效益为出发点，合理规划租赁业务，确保租赁资源的有效利用。3.风险防范原则：加强对租赁合同风险的识别、评估和控制，保障公司资产安全。4.规范化原则：建立健全租赁合同管理制度和流程，确保租赁业务操作规范、有序。（四）公司文化与经营理念体现本规定遵循公司“诚信、专业、创新、共赢”的企业文化。在租赁合同管理中，秉持诚信原则，与租赁方保持良好沟通与合作；以专业的态度审核合同条款，确保业务合规；鼓励创新租赁业务模式，提升市场竞争力；追求与租赁方实现共赢，共同发展。同时，体现公司“以客户为中心，以市场为导向”的经营理念，在满足公司业务需求的同时，充分考虑客户利益，提供优质租赁服务。二、租赁合同管理职责分工（一）综合管理部门1.制度制定与完善：负责起草、修订租赁合同管理制度，并报公司领导审批后执行。2.合同登记与归档：建立租赁合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细登记；负责租赁合同及相关资料的整理、归档和保管，确保档案资料的完整性和可查阅性。3.协调与监督：协调各部门之间在租赁合同管理中的工作关系，对合同执行情况进行监督检查，及时发现并解决问题。（二）业务部门1.需求提出与供应商选择：根据公司业务发展需要，提出租赁需求，并负责寻找合适的租赁供应商，对供应商的资质、信誉、租赁价格等进行初步评估。2.合同谈判与起草：与租赁供应商进行合同条款的谈判，根据谈判结果起草租赁合同文本，确保合同内容符合公司业务要求和法律法规规定。3.合同执行与反馈：负责租赁合同的具体执行，按照合同约定履行公司义务，及时向综合管理部门反馈合同执行过程中的问题和情况。（三）财务部门1.预算审核：参与租赁业务预算的编制和审核，对租赁费用的合理性进行评估，确保租赁业务符合公司财务预算安排。2.资金支付与核算：负责租赁合同租金及相关费用的支付审核和账务处理，确保资金支付的准确性和及时性。3.财务分析与风险预警：对租赁业务进行财务分析，评估租赁业务对公司财务状况的影响，及时发现潜在的财务风险并提出预警。（四）法务部门1.法律审核：对租赁合同文本进行法律审核，审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险，提出修改意见和建议。2.法律支持与纠纷处理：为租赁合同的签订、履行提供法律咨询和法律支持，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼等处理工作，维护公司的合法权益。（五）管理层1.决策审批：负责对重大租赁合同的签订、变更、终止等事项进行决策审批，确保租赁业务符合公司战略规划和整体利益。2.资源协调：协调公司内部资源，保障租赁合同的顺利执行，对租赁合同管理工作进行总体指导和监督。三、租赁合同的签订（一）租赁需求审批1.业务部门根据公司业务发展需要，填写《租赁需求申请表》，详细说明租赁物品或场地的名称、规格、数量、租赁期限、用途等信息，并提交相关业务计划和预算。2.《租赁需求申请表》经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于重大租赁需求，需经公司总经理办公会或董事会审议通过。（二）供应商选择与评估1.业务部门通过多种渠道寻找合适的租赁供应商，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩案例、信誉评价等资料。2.组织相关部门对供应商进行评估，评估内容包括供应商的经营状况、财务实力、信誉状况、服务能力等方面。根据评估结果，选择不少于两家符合要求的供应商作为候选对象。（三）合同谈判1.业务部门牵头组织与候选供应商进行合同谈判，参与谈判的人员应包括业务部门代表、财务部门代表、法务部门代表等。2.谈判内容主要包括租赁物品或场地的交付标准、租赁期限、租金及支付方式、维修保养责任、违约责任、争议解决方式等合同条款。在谈判过程中，要充分维护公司的合法权益，争取有利的合同条款。（四）合同起草与审核1.业务部门根据谈判结果起草租赁合同文本，合同内容应明确双方的权利和义务，条款要具体、清晰、准确，避免模糊不清或产生歧义。2.租赁合同文本起草完成后，先由业务部门内部进行初审，确保合同内容符合业务要求。初审通过后，依次提交财务部门、法务部门进行审核。3.财务部门重点审核租金及相关费用的合理性、支付方式、财务风险等内容；法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性，是否存在法律风险等问题。各部门应在规定时间内完成审核，并提出书面审核意见。（五）合同审批与签订1.根据各部门的审核意见，业务部门对租赁合同文本进行修改完善后，提交公司管理层审批。2.对于一般租赁合同，由公司分管领导审批；对于重大租赁合同，需经公司总经理办公会或董事会审批。3.经审批通过的租赁合同，由公司法定代表人或其授权代表与租赁供应商签订。合同签订应采用书面形式，加盖公司公章或合同专用章，并由双方签字确认。（六）合同交底租赁合同签订后，业务部门应组织相关部门进行合同交底，向各部门详细介绍合同的主要内容、双方的权利义务、履行期限、注意事项等，确保各部门了解合同要求，做好合同执行的准备工作。四、租赁合同的履行（一）租赁物品或场地的接收1.业务部门按照合同约定的时间和地点，组织相关人员对租赁物品或场地进行接收。接收人员应认真核对租赁物品的数量、规格、质量等是否符合合同要求，场地是否具备使用条件。2.对于租赁物品，接收人员应进行验收并填写《租赁物品验收单》；对于租赁场地，应进行现场勘查并形成书面记录。如发现问题，应及时与租赁供应商沟通，要求其按照合同约定进行整改或更换。（二）租金及相关费用支付1.财务部门根据租赁合同约定的租金支付方式和时间，提前做好资金安排。在收到租赁供应商开具的合法有效的发票后，按照公司财务审批流程进行租金支付申请。2.租金支付申请经业务部门负责人、财务部门负责人、公司分管领导审批后，由财务部门办理支付手续。对于逾期支付租金的情况，财务部门应及时与租赁供应商沟通，说明原因，并按照合同约定承担相应的违约责任。（三）租赁物品或场地的使用与维护1.使用部门应按照租赁合同约定的用途合理使用租赁物品或场地，不得擅自改变其用途或进行违法违规活动。2.使用部门负责租赁物品或场地的日常维护和保养，确保其正常使用。对于租赁物品出现的故障或损坏，应及时通知业务部门，由业务部门按照合同约定联系租赁供应商进行维修或处理。3.在租赁期间，如需对租赁物品或场地进行改造、装修等，使用部门应提前向业务部门提出申请，经公司领导审批，并取得租赁供应商书面同意后，方可进行。改造、装修费用按照合同约定或双方协商确定的方式承担。（四）合同执行监督1.综合管理部门定期对租赁合同的执行情况进行监督检查，检查内容包括租赁物品或场地的使用情况、租金支付情况、双方履行合同义务情况等。2.业务部门应及时向综合管理部门反馈合同执行过程中出现的问题和情况，对于发现的违约行为或潜在风险，应及时采取措施进行处理，避免给公司造成损失。五、租赁合同的变更与终止（一）合同变更1.在租赁合同履行过程中，如因公司业务调整、租赁物品或场地情况发生变化等原因需要变更合同条款的，业务部门应及时与租赁供应商进行沟通协商。2.变更合同条款需经双方协商一致，并签订书面的《租赁合同变更协议》。《租赁合同变更协议》应明确变更的内容、变更后的权利义务、变更后的租金及支付方式等事项。3.《租赁合同变更协议》的签订流程与原租赁合同签订流程相同，需经相关部门审核、公司管理层审批后，由双方签字盖章确认。（二）合同终止1.租赁合同期满，双方未达成续租意向的，合同自动终止。业务部门应按照合同约定组织相关人员对租赁物品进行归还或对租赁场地进行清理交接。2.在租赁期间，如因不可抗力、政府征收、租赁供应商严重违约等原因导致合同无法继续履行的，业务部门应及时通知租赁供应商，并按照法律法规和合同约定办理合同终止手续。3.合同终止后，财务部门应核对租金及相关费用的支付情况，确保双方无债权债务纠纷。综合管理部门负责对租赁合同及相关资料进行整理归档，记录合同终止情况。六、租赁合同的风险管理（一）风险识别与评估1.法务部门会同相关部门定期对租赁合同进行风险识别和评估，分析合同在签订、履行、变更、终止等过程中可能存在的风险因素，如法律风险、市场风险、信用风险、操作风险等。2.针对识别出的风险因素，评估其发生的可能性和可能造成的损失程度，确定风险等级。对于高风险因素，应制定专门的风险应对措施。（二）风险应对措施1.法律风险应对：加强合同的法律审核，确保合同条款符合法律法规规定；在合同履行过程中，严格按照法律规定和合同约定行使权利、履行义务，避免因违法违规行为引发法律纠纷。对于可能发生的法律纠纷，提前做好证据收集和法律准备工作。2.市场风险应对：关注租赁市场动态，及时了解租金价格、租赁物品或场地供应情况等市场信息，合理确定租赁价格和租赁期限，降低市场波动对公司造成的影响。3.信用风险应对：加强对租赁供应商的信用评估和管理，在签订合同前充分了解其信用状况；在合同履行过程中，密切关注租赁供应商的经营状况和履约情况，如发现信用风险增加，及时采取措施，如要求提供担保、提前终止合同等。4.操作风险应对：完善租赁合同管理制度和流程，加强对合同管理人员的培训和考核，提高其业务水平和操作规范意识；建立合同执行监督机制，及时发现和纠正操作过程中的失误和违规行为。（三）风险监控与预警1.综合管理部门负责对租赁合同风险进行日常监控，定期收集和分析合同执行过程中的相关信息，及时发现潜在的风险因素。2.建立风险预警机制，当发现风险因素达到预警指标时，及时向相关部门和公司领导发出预警信号，并提出风险应对建议。相关部门应根据预警信号，迅速采取措施进行风险处置，避免风险扩大。七、租赁合同的档案管理（一）档案收集1.租赁合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料（如租赁需求申请表、供应商评估资料、谈判记录、审批文件、验收单、发票等）整理齐全，移交综合管理部门归档。2.在合同履行过程中产生的各类文件和资料，如租金支付凭证、维修记录、变更协议、终止通知等，业务部门应及时收集并移交综合管理部门。（二）档案整理与归档1.综合管理部门对收集到的租赁合同及相关资料进行分类整理，按照合同编号、签订时间、租赁项目等进行编号和编目，确保档案资料的系统性和完整性。2.将整理好的档案资料进行装订成册，建立电子和纸质档案目录，便于查阅和管理。档案保管应采用专门的档案库房或档案柜，确保档案资料的安全存放。（三）档案查阅与借阅1.公司内部员工因工作需要查阅租赁合同档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到综合管理部门查阅。查阅档案时，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损坏或带走档案资料。2.如因特殊原因需要借阅租赁合同档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等信息，经部门负责人和综合管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，综合管理部门应及时催还。（四）档案保管期限与销毁1.租赁合同档案的保管期限按照公司档案管理制度的规定执行，一般为自合同终止之日起[X]年。2.保管期限届满的租赁合同档案，由综合管理部门提出销毁申请，经公司领导审批后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案资料的保密性和安全性。八、绩效考核与激励（一）考核指标设定1.针对租赁合同管理工作，设定以下绩效考核指标：合同签订的及时性和准确性、合同执行的合规性、租金支付的及时性、租赁物品或场地的维护情况、风险防范效果、档案管理的规范性等。2.对不同岗位的员工，根据其职责和工作重点，合理分配各项考核指标的权重，确保考核指标能够全面、客观地反映员工的工作业绩。（二）考核周期与方式1.租赁合同管理工作的绩效考核周期为季度考核和年度考核相结合。季度考核于每季度末进行，年度考核于每年年底进行。2.考核方式采用自评与上级评价相结合的方式。员工先进行自评，总结本季度或本年度在租赁合同管理工作中的业绩、不足及改进措施；然后由上级领导根据员工的实际工作表现进行评价，评价结果作为员工绩效奖金发放和晋升、调薪的重要依据。（三）激励措施1.对于在租赁合同管理工作中表现优秀的员工，公司将给予一定的奖励，如发放绩效奖金、荣誉证书、晋升机会等，激励员工积极工作，提高工作质量和效率。2.对在合同谈判中为公司争取到有利条款、有效降低租赁成本的员工，给予特别奖励；对成功防范重大租赁风险，为公司避免损失的员工，给予重奖。3.同时，对于在租赁合同管理工作中出现失误或违规行为的员工，将根据情节轻重，按照公司相关规定给予相应的处罚，如扣减绩效奖金、警告、降职等，以强化员工的责任意识和合规意识。九、人力资源管理与培训（