洗浴中心采购合同管理办法

洗浴中心采购合同管理办法

一、总则1.目的为加强洗浴中心采购合同管理，规范采购合同签订、履行、变更及终止等行为，保障洗浴中心合法权益，提高采购效益，结合本洗浴中心实际情况，制定本办法。2.适用范围本办法适用于洗浴中心所有采购合同的管理，涉及的采购活动包括但不限于洗浴用品、设备设施、食品饮料、办公用品等物资采购以及相关服务采购。参与采购合同管理的人员包括采购部门、法务部门、财务部门、使用部门等相关部门人员及洗浴中心管理层。3.基本原则采购合同管理遵循合法、公平、诚信原则，符合洗浴中心的企业文化与经营理念。坚持扁平化管理理念，减少不必要的审批层级，提高合同管理效率。同时，注重采购合同管理的社会效益与经济效益相统一，在保障洗浴中心正常运营的前提下，实现成本控制与资源优化配置。二、采购合同管理职责分工1.采购部门职责采购部门作为采购合同的主要执行部门，负责市场调研，寻找合适的供应商并建立供应商库；发起采购合同的谈判与起草工作；跟踪采购合同的履行情况，协调解决合同执行过程中的问题；负责采购合同资料的整理、归档与保管。2.法务部门职责法务部门负责对采购合同的合法性、合规性进行审核，审查合同条款是否存在法律风险；为采购合同的谈判提供法律支持与专业意见；处理因采购合同引发的纠纷与诉讼等法律事务。3.财务部门职责财务部门负责对采购合同的资金预算、支付条款进行审核，确保采购资金的合理安排与安全支付；监督采购合同的付款执行情况，及时与采购部门沟通协调付款相关事宜；对采购合同的成本效益进行分析评估。4.使用部门职责使用部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、质量、数量等要求；参与采购合同的技术条款谈判与验收工作；反馈采购物资或服务在使用过程中的问题，协助采购部门解决合同执行中的相关问题。5.管理层职责洗浴中心管理层负责对重大采购合同进行审批决策；协调各部门之间在采购合同管理中的工作关系；对采购合同管理工作进行监督与指导，确保采购合同管理工作符合洗浴中心整体战略目标。三、供应商管理1.供应商选择采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，对潜在供应商进行全面考察，包括但不限于供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。建立供应商评估指标体系，对供应商进行综合评估打分，选择符合洗浴中心要求的供应商。2.供应商准入拟合作的供应商需向洗浴中心提交相关资料，包括营业执照、税务登记证、产品资质证书、业绩证明等。采购部门联合法务、财务等部门对供应商资料进行审核，审核通过后将供应商纳入供应商库。对于重要物资或服务的供应商，必要时可进行实地考察。3.供应商考核建立供应商定期考核制度，采购部门联合使用部门等相关部门，根据供应商的交货及时性、产品质量、售后服务等方面表现，对供应商进行量化考核。考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级，对于不合格供应商，视情节严重程度采取警告、暂停合作或终止合作等措施。四、采购合同的签订1.采购需求确认使用部门根据洗浴中心运营需求，填写采购需求申请表，明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息。采购需求申请表经部门负责人审核后提交至采购部门。2.采购预算编制财务部门根据采购需求申请表，结合洗浴中心财务预算情况，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额、支付方式等内容。采购预算经管理层审批后作为采购合同签订的重要依据。3.合同谈判采购部门根据采购需求和供应商情况，选择合适的供应商进行合同谈判。谈判内容包括合同标的、价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款。法务部门和使用部门可根据需要参与谈判，提供专业支持与意见。4.合同起草与审核采购部门根据谈判结果起草采购合同文本，合同文本应使用规范的法律语言，明确双方的权利义务。合同起草完成后，依次提交法务部门、财务部门、使用部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性；财务部门审核合同的资金预算与支付条款；使用部门审核合同的技术条款与使用需求的匹配度。各部门审核通过后，报管理层审批。5.合同签订采购合同经管理层审批通过后，由法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。签订合同应使用正式的合同专用章，并确保签字盖章手续齐全。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给法务、财务、使用等相关部门，以便各部门履行相应职责。五、采购合同的履行与监控1.合同执行采购部门负责采购合同的具体执行，按照合同约定的交货期、交货地点等要求，跟踪供应商的供货情况。供应商应按照合同约定按时、足额交付货物或提供服务，采购部门在收到货物或服务后，应及时通知使用部门进行验收。2.验收管理使用部门根据合同约定的质量标准和验收规范，对采购的物资或服务进行验收。验收合格后，填写验收报告，验收报告应包括验收内容、验收结果、验收人员等信息。对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改、换货、退货等措施。3.付款管理财务部门根据采购合同约定的付款方式和验收报告，办理采购款项的支付手续。在付款前，应审核发票的真实性、合法性和完整性，确保付款金额与合同约定相符。对于分期付款的合同，应按照合同约定的付款节点进行支付，并做好付款记录。4.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，由采购部门提出申请，说明变更或解除合同的原因、内容及对洗浴中心的影响。变更或解除合同的申请需经法务部门审核、管理层审批后，由采购部门与供应商协商签订变更或解除协议。5.合同监控采购部门应建立采购合同执行台账，对合同的执行情况进行实时监控，及时掌握合同的履行进度、付款情况等信息。定期对采购合同执行情况进行总结分析，向管理层汇报合同执行过程中存在的问题及解决方案。六、采购合同的风险管理1.风险识别法务部门联合采购、财务等部门，对采购合同管理过程中的风险进行识别。常见的风险包括法律风险、市场风险、质量风险、供应商违约风险、资金风险等。针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。2.法律风险防控法务部门加强对采购合同的法律审核，确保合同条款符合法律法规的要求，避免因合同条款漏洞引发法律纠纷。同时，定期对采购合同管理人员进行法律培训，提高法律意识和风险防范能力。3.市场风险应对采购部门密切关注市场动态，分析市场价格波动趋势，合理安排采购计划，避免因市场价格大幅波动给洗浴中心带来损失。对于重要物资的采购，可通过签订长期合同、套期保值等方式锁定价格，降低市场风险。4.质量风险控制使用部门严格执行验收标准，加强对采购物资或服务的质量检验。采购部门选择质量可靠的供应商，并在合同中明确质量责任和违约责任。对于出现质量问题的供应商，按照合同约定进行处理，情节严重的终止合作。5.供应商违约风险防范在合同签订前，对供应商的信誉和履约能力进行充分评估，选择信誉良好、履约能力强的供应商。在合同中明确供应商的违约责任和赔偿方式，加强对供应商的监督管理，及时发现并处理供应商违约行为。6.资金风险管控财务部门合理安排采购资金，确保采购资金的及时到位。加强对采购付款的审核与监控，避免出现逾期付款或资金挪用等情况。同时，建立采购资金风险预警机制，对可能出现的资金风险及时进行预警和处理。七、采购合同的绩效考核1.考核指标设定建立采购合同管理绩效考核指标体系，考核指标包括合同签订的及时性、合同执行的准确性、采购成本控制、供应商满意度、使用部门满意度等。各项指标应具有可量化、可操作性，能够客观反映采购合同管理工作的质量和效率。2.考核周期与方式绩效考核周期为每季度一次，由采购部门牵头，联合法务、财务、使用等部门组成考核小组，对采购合同管理工作进行考核评价。考核方式采用定量与定性相结合的方法，通过查阅合同资料、统计数据、问卷调查、现场检查等方式收集考核信息。3.考核结果应用根据绩效考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，激励员工积极履行采购合同管理职责。对于考核结果不理想的部门和个人，分析存在的问题，制定改进措施，督促其限期整改。绩效考核结果作为员工晋升、薪酬调整、评优评先的重要依据。八、采购合同的档案管理1.档案收集采购部门负责采购合同档案的收集工作，在合同签订、履行、变更及终止过程中，及时收集与合同相关的文件资料，包括合同文本、谈判记录、供应商资料、验收报告、发票、付款凭证等。2.档案整理与归档采购部门对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间等进行编号归档。档案整理应保证资料的完整性和准确性，便于查阅和管理。建立电子档案和纸质档案双套管理体系，电子档案应进行备份存储，确保数据安全。3.档案查阅与借阅内部人员因工作需要查阅或借阅采购合同档案的，应填写查阅或借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理相关手续。档案管理部门应做好查阅和借阅记录，明确查阅或借阅人员、时间、内容等信息。借阅的档案应在规定时间内归还，不得擅自转借或涂改档案资料。4.档案保管与销毁采购合同档案应妥善保管，档案保管场所应具备防火