供应商筛选与评估标准化流程操作手册

供应商筛选与评估标准化流程操作手册一、前言为保证企业供应商选择的科学性、规范性与公正性，从源头把控供应链质量，降低合作风险，提升采购效率，特制定本操作手册。本手册旨在为采购部门及相关业务单元提供标准化的供应商筛选与评估指引，保证全流程操作有章可循、结果可追溯。二、适用范围与典型应用场景（一）适用范围本手册适用于企业各类供应商的引入、评估与管理工作，涵盖原材料/零部件供应商、服务供应商（如物流、咨询、广告等）、外包供应商等类型。涉及部门包括采购部、质量部、使用部门（如生产部、市场部）、财务部等。（二）典型应用场景新供应商引入：当企业有新的采购需求（如新产品开发、新项目启动、现有供应商产能不足等）时，需通过本流程筛选合格供应商。现有供应商年度评估：每年定期对合作中的供应商从质量、交付、成本、服务等多个维度进行综合评估，确定下一年度合作策略。战略供应商筛选：对于企业核心物料或长期合作服务，需通过更严格的评估流程筛选具备战略协同能力的供应商。问题供应商整改复评：当供应商出现重大质量、交付延迟等问题并完成整改后，需通过复评确认其是否恢复合作资格。三、标准化操作流程与步骤详解供应商筛选与评估流程分为六个核心阶段：需求明确与标准制定→供应商寻源→资质预审→现场考察→综合评估→结果应用。各阶段需明确责任部门、操作内容及输出成果，具体阶段一：需求明确与标准制定目标：清晰定义采购需求，量化评估指标，为后续筛选提供依据。责任部门：采购部（牵头）、使用部门、质量部、财务部操作步骤：业务需求梳理使用部门根据生产/项目需求，提交《采购需求申请表》，明确物料/服务的规格型号、技术标准、需求数量、交付周期、质量要求（如合格率、不良率上限）、预算上限等关键信息。示例：生产部需采购某型号电子元件，需明确“尺寸公差±0.1mm、工作温度-40℃~85℃、月需求量10000件、交付周期≤7天、单价≤5元/件、初始合格率≥99%”。评估标准制定采购部组织质量部、使用部门、财务部共同制定《供应商评估标准表》，明确评估维度、权重及量化指标。通用评估维度及参考指标：资质能力（20%）：营业执照、行业许可证（如ISO9001、IATF16949等体系认证）、生产/经营许可、相关资质证书（如3C认证、环保认证等）。产品质量（30%）：来料批次合格率、退货率、质量问题响应速度、质量改进能力（如是否通过APQP、PPAP等质量体系）。交付能力（20%）：准时交付率、订单满足率、产能匹配度、应急交付能力（如加急订单处理流程）。成本控制（15%）：价格竞争力（对比市场均价）、成本降低主动性（如是否配合推行VAVE价值分析）、付款条件灵活性。服务支持（10%）：技术沟通效率、售后服务响应时间（如24小时内响应）、问题解决满意度、配合度（如是否参与早期设计）。财务状况（5%）：资产负债率、现金流稳定性、银行信用等级（可通过第三方信用报告核实）。输出成果：《采购需求申请表》《供应商评估标准表》（需各部门负责人签字确认）。阶段二：供应商寻源目标：收集潜在供应商信息，建立初步候选名单。责任部门：采购部操作步骤：寻源渠道拓展内部推荐：向企业内部各部门（如生产、技术、研发）征集合作过的优质供应商或行业资源。公开招标/询价：通过企业采购平台、行业招标网站（如中国招标公共服务平台）发布采购信息，邀请供应商投标或报价。行业调研：参加行业展会、技术研讨会，查阅行业报告（如易观分析、艾瑞咨询），收集行业内头部供应商信息。主动开发：通过搜索引擎（如百度企业信用）、企业官网、行业目录等主动搜索符合技术要求的供应商。信息初步筛选采购部对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除明显不符合基本要求的供应商（如无相关行业资质、报价远超预算等），形成《候选供应商名单》（建议每类物料/服务保留5-8家候选）。输出成果：《候选供应商名单》。阶段三：资质预审目标：验证候选供应商的基本合法性及资质符合性，排除高风险供应商。责任部门：采购部（牵头）、质量部、法务部操作步骤：资料收集向候选供应商发送《供应商资料提交清单》，要求提供以下材料（加盖公章）：营业执照副本复印件（需在有效期内）；相关行业资质证书（如ISO9001质量管理体系认证、行业生产许可证等）；产品/服务说明书、技术参数手册；过往合作客户名单（至少3家，需含联系方式）；企业简介（含组织架构、产能规模、核心优势等）；财务报表（近两年资产负债表、利润表，若为新成立企业则提供近期现金流证明）。资料审核与实地核查（可选）质量部审核资质证书的真实性及有效性（可通过国家认监委官网等官方渠道验证）；法务部审核供应商是否存在重大法律纠纷（如失信被执行人、涉诉记录等）；对高风险行业（如食品、医疗器械）或关键物料供应商，可安排初步实地核查（如工厂是否实际存在、产能是否与申报一致）。预审结果判定审核通过的供应商进入现场考察环节；审核未通过的供应商，由采购部书面反馈原因（如“未提供ISO9001认证”“存在失信记录”），并终止合作。输出成果：《供应商资质预审报告》（含审核结论及建议）。阶段四：现场考察目标：实地验证供应商的生产/服务能力、质量控制水平、管理体系运行情况，保证资质信息真实。责任部门：采购部（牵头）、质量部、使用部门操作步骤：制定考察计划根据供应商类型及物料重要性，确定考察重点（如生产型供应商重点考察生产线、质检流程；服务型供应商重点考察服务团队、案例交付能力）。组建考察小组（建议3-5人，含采购、质量、使用部门人员），提前3个工作日向供应商发送《现场考察通知函》，明确考察时间、行程、需配合人员及资料。现场考察实施按照以下维度逐项核查并记录：生产/服务环境：车间/办公场所整洁度、安全防护措施（如消防设施、劳保用品佩戴）、是否符合行业标准（如无尘车间等级）；设备与产能：关键设备型号、数量、维护保养记录（查看设备台账）、产能测算（是否满足订单峰值需求）；质量控制：质检流程（来料检验、过程检验、成品检验是否规范）、检测设备精度（是否定期校准）、不合格品处理流程（查看不合格品记录）；团队与管理：核心技术人员背景（查看学历/职称证书）、员工培训记录（如质量意识培训）、管理体系运行痕迹（如内部审核报告、管理评审记录）；案例与口碑：考察过往合作客户的现场（如可行）、访谈客户联系人（知晓合作稳定性、满意度）。考察报告编制考察结束后，考察小组24小时内完成《供应商现场考察评分表》（见模板三），根据评估标准逐项打分（满分100分，60分以下直接淘汰），并形成《供应商现场考察报告》，明确考察结论（推荐进入综合评估/不推荐）。输出成果：《供应商现场考察评分表》《供应商现场考察报告》。阶段五：综合评估目标：结合资质预审、现场考察结果及报价，对供应商进行量化评分，确定优选供应商。责任部门：采购部（牵头）、质量部、使用部门、财务部操作步骤：数据汇总与评分采购部收集以下材料，组织评估小组进行综合评分：《供应商资质预审报告》（权重20%）；《供应商现场考察评分表》（权重50%）；《供应商报价单》（需对比市场均价，权重15%）；过往合作客户反馈（如可获取，权重10%）；财务状况评估报告（权重5%）。评分采用加权平均法，计算公式：综合得分=资质预审得分×20%+现场考察得分×50%+报价得分×15%+客户反馈得分×10%+财务状况得分×5%。风险评估与排序评估小组对综合得分≥60分的供应商进行风险评估（如供应链中断风险、质量波动风险、合规风险），填写《供应商风险评估表》；按“综合得分-风险等级”综合排序，得分高且风险低的供应商优先推荐。评估结果审批采购部编制《供应商综合评估汇总表》（见模板四），连同相关评估报告提交采购经理、质量负责人、分管副总审批，最终确定“合格供应商名录”及“优先合作供应商排序”。输出成果：《供应商综合评估汇总表》《合格供应商名录》。阶段六：结果应用与动态管理目标：将评估结果转化为具体合作行动，并建立供应商动态管理机制。责任部门：采购部（牵头）、使用部门、质量部操作步骤：结果通知与合同签订对通过评估的供应商，由采购部发送《合作意向函》，明确合作范围、价格、交付条款等；双方签订《采购合同》，合同中需约定“供应商需配合年度评估、评估不合格可能导致合作终止”等条款。分级管理根据《合格供应商名录》，将供应商分为三级：A级（战略级）：综合得分≥90分，核心物料/服务优先合作，可签订长期框架协议；B级（合格级）：综合得分70-89分，常规物料/服务合作，定期跟踪表现；C级（备用级）：综合得分60-69分，仅作为应急补充，需限期改进。动态评估与退出每年12月开展供应商年度评估，更新《合格供应商名录》；对评估得分＜60分、出现重大质量问题（如批次不良率＞5%）、或违反合同约定的供应商，启动淘汰流程，由采购部发出《供应商淘汰通知书》，并完成尾款结算、资料归档。输出成果：《采购合同》《合格供应商名录（年度版）》《供应商淘汰通知书》。四、配套工具模板模板一：《供应商基本信息登记表》供应商名称统一社会信用代码成立日期注册地址经营地址邮编联系人职务手机固定电话传真邮箱主营业务注册资本实缴资本员工人数技术人员占比产能规模主要客户（列举3家）合作年限年营业额资质证书（可附复印件）□ISO9001□ISO14001□其他：________备注模板二：《供应商现场考察评分表（生产型）》考察维度考察项目分值（分）评分标准得分备注生产环境（10分）车间整洁度与5S管理5优秀5分，良好3分，一般1分安全防护措施5完善得5分，缺失每项扣1分设备与产能（20分）关键设备先进性10国际领先10分，国内领先8分，一般5分设备维护保养记录5记录完整得5分，缺失扣2分产能匹配度5满足峰值需求得5分，基本满足3分质量控制（30分）质检流程规范性10三检制（自检、互检、专检）执行得10分，部分执行5分检测设备校准记录10全部校准得10分，缺失每项扣2分不合格品处理流程10流程清晰、记录完整得10分，否则扣分管理体系（20分）体系认证有效性10ISO9001等认证有效得10分，无效0分内部审核记录5按期开展得5分，未开展0分员工培训计划5有计划且执行得5分，无计划0分技术能力（15分）研发投入占比5≥5%得5分，3%-5%得3分，＜3%得1分核心技术专利5每项专利得2分，最多5分问题响应速度524小时内响应得5分，超时扣分服务支持（5分）客户满意度590%以上得5分，80%-90%得3分总计100模板三：《供应商综合评估汇总表》供应商名称资质预审得分（20%）现场考察得分（50%）报价得分（15%）客户反馈得分（10%）财务得分（5%）综合得分风险等级推荐等级备注科技有限公司1845148489低B级YY实业有限公司1638137377中C级产能不足ZZ制造厂2048159594低A级战略合作模板四：《供应商年度评估报告》供应商名称合作周期评估维度得分（100分）上一年度得分变化趋势改进建议科技有限公司2023.01-2023.12质量合格率9895↑3保持当前水平准时交付率9290↑2优化物流调度成本降低率5%3%↑2%继续推进VAVE五、关键风险控制与执行要点（一）评估标准客观性评估指标需量化、可量化，避免主观描述（如“质量好”改为“批次合格率≥99%”）；同一类型供应商的评估标准需统一，保证公平性；评估小组成员需独立打分，取平均分作为最终得分，避免个人偏好影响结果。（二）资质审核真实性资质证书需通过官方渠道验证（如ISO认证可通过国家认监委官网查询）；对“三无”供应商（无营业执照、无资质、无实体）一律禁止进入流程；关键资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证）需在有效期内，临近到期（如3个月内）的供应商需确认续期计划。（三）现场考察全面性考察需覆盖供应商全流程（从原材料入库到成品出库），避免“走马观花”；对供应商提供的数据（如产能、合格率）需交叉验证（如核对生产日报表、客户反馈记录）；考察小组需留存现场照片、视频等证据（如生产线、检测设备），保证可追溯。（四）数据保密与廉洁要求供应商信息（如报价、技术参数）仅限评估小组成员知悉，严禁向无关人员泄露；评估过程中禁止收受供应商礼品、回扣等不正当利益，违者按企业廉洁制度处罚；涉及供应商商业秘密的资料（如专利技术），需签订《保密协议》。（五）动态调整