合同管理审批流程及条款核对清单

合同管理审批流程及条款核对清单通用工具模板一、模板应用场景与核心价值本工具适用于企业内部各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）的全流程管理与风险控制，覆盖从合同发起、审批、审核到签署、归档的全生命周期。通过标准化流程和清单化管理，可帮助企业实现：规范合同审批流程，避免跨部门协作混乱；强化条款风险排查，减少法律纠纷与经济损失；提高合同管理效率，缩短审批周期；保证合同内容符合公司制度与法律法规要求。二、合同审批全流程操作指引（一）合同发起与材料准备发起主体：由业务部门（如采购部、销售部、人力资源部）根据业务需求发起，填写《合同审批申请表》（见模板表格1）。材料准备：发起人需同步提交以下材料，保证内容完整、准确：合同草案（需为最终版本，标注修订痕迹）；对方主体资质文件（营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书等，加盖对方公章）；与合同相关的背景说明（如项目立项批复、招投标结果、会议纪要等）；特殊行业需提供许可证、资质证书等（如食品经营许可证、建筑工程资质证）。系统提交：通过公司OA系统或合同管理系统材料，选择审批流程（根据合同金额、类型自动匹配或手动选择），明确各审批节点负责人。（二）部门初审（业务部门负责人）审核重点：合同内容与业务需求是否一致（如标的物、数量、服务标准是否匹配业务目标）；对方主体履约能力初步评估（如过往合作记录、信用状况）；商务条款合理性（如价格是否符合市场行情、付款方式是否利于公司资金流）。输出结果：审核通过：在系统中“同意”，流转至下一环节（法务/财务审核）；审核不通过：注明修改意见，退回发起人补充材料或重新起草合同，需明确修改完成时限。时限要求：常规合同需在1个工作日内完成初审，紧急合同（如应急采购）需在4小时内反馈。（三）法务审核（法务部/合规部）审核重点：主体资格：对方营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务，授权委托书是否载明授权范围与期限；条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”“显失公平”内容；权利义务对等：双方责任、违约责任是否明确，是否存在单方面加重己方义务的条款；争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院/仲裁机构是否明确且有利于公司；知识产权：涉及专利、商标、著作权等内容的，权属是否清晰，使用权限是否合规。输出结果：出具《法务审核意见书》（见模板表格2），列明修改建议及法律风险点；对重大风险合同（如标的额超1000万元、涉及核心知识产权），需组织业务部门、财务部门召开专项评审会。时限要求：常规合同2个工作日内完成，复杂合同（如涉外合同、并购合同）需在3个工作日内完成。（四）财务审核（财务部）审核重点：金额与付款方式：合同总价、分期付款节点、支付比例是否符合公司财务制度，是否存在大额预付款风险；税务合规性：发票类型（增值税专用发票/普通发票）、税率、开票时间是否明确，是否存在税务违规风险；财务影响：合同履行对公司现金流、成本费用、资产负债的影响是否在可控范围内；担保条款：涉及抵押、质押、保证的，担保物是否足值、担保手续是否完备。输出结果：在《合同审批申请表》“财务审核意见”栏签署意见，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”；对涉及大额资金支付的合同，需同步提交《资金支付风险评估报告》。时限要求：1个工作日内完成，特殊情况需与发起部门沟通延长时限。（五）领导审批（按权限分级）根据合同金额、类型及重要性，确定最终审批权限：一般合同（如金额≤50万元）：由分管副总审批；重大合同（如50万元＜金额≤500万元）：由总经理审批；特别重大合同（如金额＞500万元或涉及核心战略）：提交董事会或股东会审议。审批重点：合同是否符合公司战略规划与年度经营目标；整体风险收益比是否合理，是否与公司风险偏好一致；跨部门协调事项是否已落实（如需多部门配合的资源支持）。输出结果：审批通过：在系统中签署“同意”意见，流转至用印环节；审批不通过：注明驳回理由，终止流程（如需重新发起，需经原审批人同意）。时限要求：分管副总1个工作日内，总经理2个工作日内，董事会3个工作日内（需提前3天发放会议材料）。（六）用印与归档用印申请：审批通过后，由行政部（或指定用印管理部门）核对《合同审批申请表》、法务审核意见、最终版合同文本，确认无误后安排用印。用印规范：合同文本需为打印版（手写无效），关键条款（如金额、日期、签字盖章处）不得涂改；用印需与合同名称、主体信息一致，严禁“空白合同”用印；每份合同用印需登记《用印登记表》（记录用印日期、合同编号、用印人、保管人等信息）。归档管理：正本合同：由行政部加盖“骑缝章”后，1份交对方主体，1份由公司档案室留存（扫描件同步至合同管理系统）；副本及附件：《法务审核意见书》《资金支付风险评估表》等材料整理成册，随合同正本一并归档；归档时限：合同签署后3个工作日内完成，电子档案需保存不少于10年，纸质档案保存不少于15年（法律法规另有规定的除外）。三、合同条款标准化核对清单（一）合同基本信息核对表核对项核对内容核对结果（通过/不通过/备注）合同编号是否符合公司编号规则（如“年份-部门-序号”）合同名称是否准确反映合同性质与核心内容（如“采购合同”而非“协议”）签约主体双方全称、统一社会信用代码是否与营业执照一致签约日期是否为实际签署日期（非空白日期）合同金额大小写是否一致，是否含税合同期限起止时间是否明确，是否有自动续约条款（二）主体资格条款核对表核对项核对内容核对结果（通过/不通过/备注）对方营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务法定代表人信息姓名、职务是否与营业执照一致授权委托书是否由法定代表人签字盖章，授权范围是否包含签署本合同特殊行业资质如需许可证，是否在有效期内（如食品经营许可证、建筑施工资质）履约能力证明过往合作业绩、银行资信证明、财务报表（如对方为大型企业）（三）商务条款核对表核对项核对内容核对结果（通过/不通过/备注）标的物/服务描述是否明确（如产品型号、规格、技术参数；服务内容、范围）数量与质量数量单位是否规范，质量标准（国标/行标/企标）是否明确价格与支付单价、总价是否合理，付款方式（电汇/承兑汇票）、节点（预付款/进度款/尾款比例）是否明确履行期限与地点交货/服务开始与结束时间，履行地点（如“甲方所在地”）是否明确验收标准与方式验收流程、标准、异议处理期限是否明确税费承担是否明确发票类型、税率及税费承担方（四）法律条款核对表核对项核对内容核对结果（通过/不通过/备注）违约责任是否明确违约情形（如逾期交货、质量不合格）及违约金计算方式，是否设置违约金上限不可抗力定义是否清晰（如自然灾害、战争等），通知与证明义务是否明确，部分/全部免责情形是否约定争议解决是否约定诉讼/仲裁，管辖法院/仲裁机构是否明确（如“由甲方所在地人民法院管辖”）知识产权涉及专利、商标、著作权的，权属归属、使用权限、侵权责任是否明确保密条款保密范围、期限、违约责任是否明确，是否约定保密信息返还或销毁义务合同变更与解除变更/解除条件、程序（如书面通知）、赔偿范围是否明确生效条件是否约定签字盖章后生效，或附条件生效（如“本合同自甲方收到乙方履约保证金之日起生效”）（五）其他条款核对表核对项核对内容核对结果（通过/不通过/备注）合同附件是否列明所有附件名称（如技术协议、报价单），附件内容是否与冲突通知与送达双方确认的联系方式（地址、电话、邮箱）是否有效，送达方式（邮寄/邮件）是否明确剔除无效条款是否存在“本合同与口头约定一致”“争议管辖地由双方协商”等无效或模糊条款正副本份数是否明确合同正本、副本份数及持有方四、关键风险点与操作提示（一）主体资格风险风险表现：对方为无民事行为能力人或限制民事行为能力人（如未年满18周岁且无监护人同意），或超越经营范围签订合同，可能导致合同无效。操作提示：签约前务必核实对方营业执照、法定代表人身份证明，涉及特殊业务的需查验许可证；通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业经营异常、严重违法失信记录。（二）条款完整性风险风险表现：遗漏关键条款（如违约责任、争议解决），或条款约定模糊（如“合理期限”“尽快履行”），导致履行过程中产生争议。操作提示：严格使用《合同条款标准化核对清单》，保证“基本信息-主体资格-商务条款-法律条款”全覆盖，避免使用模糊表述，所有条款需明确具体（如“逾期交货，每逾期1日，按合同总金额的0.05%支付违约金”）。（三）审批流程风险风险表现：跳过审批环节或逆向审批（如先签署后审批），导致合同缺乏内部监督，存在合规隐患。操作提示：严格执行“发起-初审-法务-财务-领导”审批流程，通过OA系统实现流程留痕，严禁“体外循环”；紧急合同需经分管副总特批，事后3个工作日内补齐审批手续。（四）用印管理风险风险表现：用印前未核对合同文本与审批材料一致，或违规在空白合同、担保文件上用印，导致公司承担不必要的法律责任。操作提示：用印前由行政部双人核对《合同审批申请表》、法务审核意见与最终版合同，保证“审批材料