文书档案管理2

文书档案管理业务指导处王玉玲

文书档案管理主要内容：1、《文书学》相关知识2、归档文件整理的有关知识第一章《文书学》相关知识

什么是文书学文书学是研究文书和文书工作的产生、演变和发展规律及文书工作的理论和原则、技术、方法的科学。它是一门有自己独立研究对象，由文书学原理、文书史和文书处理学等分支学科组成的独立的学科体系。第一节公文的概念一、什么是文书文书是人们在社会活动中为处理事务和记录事项的需要而直接形成并使用的具有一定体式和执行效用的记录。文书包括私人文书和公务文书。第一节公文的概念二、文书的性质特点1．它直接形成并使用于其反映的社会活动，对处理这些活动，实际事务具有直接应用价值，是办事的工具。2．它是作者权力和意志的表述和代表，在约定俗成或法定权力所及或规定的空间和时间范围内，能对受文者的认识和行为产生不同程序、不同方式的强制性影响。第一节公文的概念三、什么是公文公文，即公务文书。它是机关在公务活动中，为处理各种事务和记录事项而直接形成并使用的，具有特定规范体式和法定执行效用的文书。第一节公文的概念四、公文与文书、文件、私人文书的关系1．文书与文件的关系文书和文件没有严格的区别和规定。在某种意义讲，文书就是文件，文件即文书。

第一节公文的概念2．公文与文书、文件的关系公文是文书或文件的下位概念，即文书或文件包括公文和私人文书，而公文专指机关在公务活动中形成的文书或文件。第一节公文的概念3．公文与私人文书的关系公文即公务文书，是和私人文书相对应的。私人文书是个人、家庭、宗族在处理自身事务中形成的文书。公文是机关在公务活动中形成的文书。公文和私人文书是文书下位并列的两个概念，是文书下属的互相并列的两大部类，它们共同构成了文书的整体。第二节公文的文种一、什么是文种（通用公文）文种是经统一规范，用以表明不同性质、功能、作者权限、行文关系、目的要求和使用范围等的公文类别的名称。所以，也称公文名称或文别。第二节公文的种类二、通用公文的主要文种<一>党和国家规定的主要文种：1、命令(令):国家机关用于依照有关法律,公布法律、法规和规章;宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2、决议:党的机关用于经会议讨论通过的重要决策事项。3、决定:党和国家机关用于对重要事项或重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。第二节公文的种类4、指示:党的机关用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。5、意见:党和国家机关用于对重要问题提出见解和处理办法。6、公告:国家机关用于向国内外宣布重要事项或决定事项。7、公报：党的机关用于公开发布重要决定或重大事件。第二节公文的种类8．通告：国家机关用于公布社会各方面应当遵守或周知的事项。一般用于国内专业主管部门，在一定业务范围内发布事项。9．通报：党和国家用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。第二节公文的种类10、通知：党和国家机关用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布要求下级机关办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免人员，发布党内法规，传达上级机关的批示。第二节公文的种类11、报告：党和国家机关用以向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。12、请示：党和国家用于向上级机关请求指示、批准。（注意：请示不能写成请求或其他文种，一个请示只写一件所要请求指示或批准的事情）第二节公文的种类写请示要重点掌握以下几点：1、请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是事由和文种构成。2、请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。3、正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。（开头要交代请示的原由；主体要说明请求事项；结语要另起一段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”等）；落款包括署名和成文时间两项内容。第二节公文的种类撰写请示要注意的事项：第一、要正确选用文种；第二、要做到一文一事；第三、要避免多头请示；第四、要避免越级请示。第二节公文的种类例如：关于要求解决学生宿舍拥挤等问题的请示市人民政府、市教育局：我校今年由于住宿生急剧增加，已有的学生宿舍已无法容纳，现在住宿生基本上是一个床位两个人睡，严重影响学生的身心健康，影响学生的学习、生活。为解决这一困难，我校决定再建一栋学生宿舍楼。另外，我校图书馆也尚未达到省“两基”标准，望上级部门给予适当支持。特此请示，请回复。XX市第二中学2013年12月16日第二节公文的种类此请示存在以下问题：1、在标题方面：第一，请示就是“请求指示、批复”，所以标题中“要求”两字可省去。另外，对上级用“要求”的口吻也不妥当。第二，“解决学生宿舍拥挤问题”不明确，既可以是增加学生宿舍，也可以减少住宿生人数，根据本请示内容，应该直接写明是“下拨建造学生宿舍楼经费”。第三、“等问题”不符合请示应当是“一文一事”的要求，应该删去“等”字。2、在主送机关方面：第一、请示一般只写一个主送机关，根据“谁主管，请示谁”的原则，应该是“市教育局”，删去“市人民政府”。3、在请示原由方面：第一、“已有的学生宿舍已无法容纳”表述不够准确，可改为“造成学生住宿十分困难”。第二、“基本上”不够明确，应写明“有XXX人是一个床位两个人睡的”。第三、“我校决定再建一栋学生宿舍楼”，应讲明白楼高和建筑面积是多少。同时，用“决定”一词也不妥，可改为“准备”。第四、应补充说明建造学生宿舍楼的经费情况。4、在请示事项方面：第一、应明确写明“为此，我们恳请市教育局下拨给我校建造学生宿舍楼经费XXX万元”。第二、“另外……给予适当支持”应删去。5、在结束语方面：应改为“特此请示，请批复。”第二节公文的种类13．批复：党和国家机关用于答复下级机关的请示事项。14．条例：党的机关用于中央组织制订的规范党组织的工作、活动和党员行为的规章、制度。第二节公文的种类15．议案：各级人民政府用于按照法律程序向同级人民代表大会或人大常委会提出审议事项。16．规定：党和国家机关对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。党内一般作为常用文种直接下达；行政机关一般作为规章制度的一种，通过令或通知来发布。

第二节公文的种类17．函：党和国家机关用于机关之间商洽工作，询问和答复问题，不相隶属机关请求批准和答复审批事项。18．会议记录：党和国家机关用于记载、传达会议情况、主要精神和议定事项。第二节公文的种类<二>其它通用文件1、章程：用于规定某个组织或团体的性质、宗旨、任务、组织机构和活动规则。它实质上是一个团体的组织纲领和行动准则。2、办法：用于对某项工作或活动做出具有约束力的安排和提出具有约束力的管理措施、要求。第二节公文的种类3、细则：它是机关或主管部门根据上级领导机关颁布的条例、规定、办法的基本原则和有关条款，结合实际而明确提出的贯彻执行的具体规定和补充规定。4、制度：用于对某项工作和某方面的活动所制定的具有约束力的要求。5、计划：是机关对要进行的工作所做的预计和规划。第二节公文的种类6、总结：它是机关用于以书面的形式检讨过去工作的成绩、缺点、经验教训，从中找出规律性认识，用以指导今后工作的。7、合同、协议书：它是一种书面契约，用于明确当事各方，在为达到一定目的、共同参与的活动中，相互间的责任、权利、利益关系的公文。第二节公文的种类8、证明：它是一种证明性函件，用于对有关事实提供证据。9、介绍信：它是一种证明性函件，用于证实本机关单位或下属单位中的某些工作人员的身份、使命等。第三节机关文书工作的基本任务一、对收文的处理包括：签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办。二、对发文的处理包括：拟稿、核稿、签发、审核、编号、缮印、校对、用印、登记、封发、催办。第三节机关文书工作的基本任务三、对机关的各项活动进行记录。包括：会议记录、汇报记录、电话记录等。四、对公文的日常管理和提供利用。包括：翻印、复制、公布；撤销、废止；汇编和借阅利用；清退、移交、销毁等。第三节机关文书工作的基本任务五、对有保存价值的公文进行鉴定、整理和归档。六、主管机关，还应对下级机关的文书工作进行指导、检查.七、领导交办的关于文书工作的其它有关事项.第四节机关文书工作的原则和要求一、文书工作的原则坚持实事求是,精简、高效的原则。二、文书工作的基本要求<一>集中统一管理,反对分散和各自为政<二>准确、周密、避免差错第四节机关文书工作的原则和要求〈三〉及时迅速，反对拖拉、迂回和积压，做到不误时，不误事。〈四〉精简文件，反对官僚主义、形式主义、文牍主义〈五〉保守机密〈六>公文处理过程中，应当使用符合存档要求的书写和载体材料第五节机关文书处理程序一、什么是文书处理程序文书处理程序，是按照文件的运行规律，对文书处理一系列环节所安排的依次衔接，相互联系并彼此制约的工作顺序和体系。它揭示了文书处理的运转顺序和全部过程。第五节机关文书处理程序二、如何按照文书处理程序办事<一>为什么必须按文书处理程序办事1.文书运行的规律性。2．公文的的法定权威性。3．公文处理的严肃性。4.直接关系到机关工作和办事质量、办事效率。第五节机关文书处理程序<二>如何按程序办事1.要严格按照公文处理的原则和基本要求办事.2.不该省略的程序不要省略,不该颠倒的程序不要颠倒.3.养成严肃认真、照章办事的良好作风。第六节收文的程序收文的程序：一般包括:签收、拆封、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办等。一、签收<一>什么是签收即文书人员收到信件后,在送件人的投递单上签字,以示收到。第六节收文的程序二、拆封<一>什么是拆封即文书人员将收到的信件打开,以便于处理。三、登记<一>什么是登记即对收到的文件或信件进行记载。<二>.内、外收发的登记（1）外收发不拆封，只登记来文时间、单位及件数。（2）内收发应拆封，并进行逐件登记。第六节收文的程序<三>内收发登记的范围公务文件、重要信函，都应进行登记。私人信件、一般的报刊杂志、请柬、事务性的通知，可不登记或另行登记，不与正式文件、公务信函登在一起。第六节收文的程序四.审核<一>什么是审核即对来文的审查核对。<二>对下级机关报送文件的审核五.分送<一>什么是分送即文书人员对收到的文件,根据领导的批办意见或既定的分送规定,分送有关领导和部门。第六节收文的程序六、传阅<一>什么是传阅即文件少、阅知人员多的情况下，应传阅。七、拟办<一>什么是拟办即文秘部门对收到的文件由哪些部门办理、谁办理、如何办，提出初步意见，供领导批办时参考、处理。第六节收文的程序八、批办<一>什么是批办即机关领导对文件签批承办意见。九、承办〈一〉什么是承办即根据领导的批办意见，进行办理。第六节收文的程序十、催办<一>什么是催办即文书人员对领导传阅、批办文件的办理进行督促检查。十一、注办<一>什么是注办即在公文处理单上,注明承办的结果。第六节收文的程序<二>要求和注意事项1.公文办理完毕后,应在公文处理单上注明办理结果及时间,备以后查考。2.注办应注明办理结果、注办人姓名和注办时间。3.注办一般应由承办人进行。收文在办理完毕后,应及时收回保存备查,并按规定的时间整理、归档;需要办理复文的，即转入发文的处理程序。第七节发文的程序发文程序包括：拟稿、审核、签发、会签、复核、编号、翻译、缮印、校对、用印、登记、封发等。一、拟稿<一>什么是拟稿即起草文件。起草文稿，首页应用国家标准的发文稿格式。第七节发文的程序二、审核<一>什么是审核发文稿的审核包括审阅和核稿。1.审阅。一般指部门领导对本部门为机关拟写的文稿从事实、政策和文字上进行审核把关,并签字。2.核稿,即机关办公部门负责文字把关的同志，在要发的文稿送领导签发前,对文字、体裁等方面进行全面的复查和加工。第七节发文的程序三、签发<一>什么是签发签发是机关领导对送审要发的文稿审阅后,认为应该发的文稿签署印发意见和姓名。文稿一经签署,即认为定稿,产生法律效力。第七节发文的程序四、复核<一>什么是复核即文书秘书部门在公文正式印制前，进行的审核。<二>复核的重点1.审批、签发是否完备；2．附件材料是否齐全；3．格式是否统一、规范。第七节发文的程序五、编写发文号<一>什么是发文号即发文时编写的发文字号.<二>发文号的结构发文号由发文机关代字、年份和序号三部分组成。年度用“〔〕”括住，序号不编虚号，前面不加“第”字。如，“新档发〔2013〕2号”。第七节发文的程序六.翻译<一>什么是翻译即把文稿翻成不同文字的文本。七、缮印<一>什么是缮印即根据领导签发的定稿，印制正式文本。第七节发文的程序八、校对<一>什么是校对它是在缮印和翻译过程中,根据原稿核对校样、订正错误的工作。九、用印<一>什么是用印即在要正式发出文件上盖印。第七节发文的程序十、登记<一>什么是登记即对发文进行记载。十一、封发<一>什么是封发即装封发出。第八节公文的管理一、公文管理的内容：公文按正常的处理程序处理完毕后，还应在文书部门保管一段时间，供现行工作查考利用。这就构成了公文一系列的管理工作和内容。其具体内容是：1．公文的翻印、复制和公布；2．公文的撤销和废止；第八节公文的管理3．公文的汇编和借阅；4．公文的清退、移交和销毁；5．公文的平时整理和保管。第八节公文的管理二、公文管理的原则公文坚持由文书部门或文书人员集中统一管理，维护公文的完整与安全，便于机关各项工作利用的原则。1．公文由文书部门或文书人员集中统一地管理，反对分散保管；2．公文管理的基本任务和要求，是维护公文的完整与安全；3．公文管理的目的，是便于机关各项工作的利用。第八节公文的管理三、加强公文管理的意义1．便于机关各项工作的查考利用；2．有利于维护党和国家的机密安全；3．充分发挥公文的作用，提高工作效率；4．为档案的形成、积累及档案工作的顺利开展奠定良好的基础。第八节公文的管理公文的日常管理：一、公文的翻印、复制和公布<一>公文的翻印1、什么是公文的翻印公文的翻印，是对公文的重新印制。一般情况下,是下级机关为了贯彻执行和传达上级机关的公文，而进行的重新印制。第八节公文的管理<二>公文的复制即仿照原件制作拷贝。现代，一般采用复印、影印等办法。其特点是酷似原件。<三>公布即将公文的内容向社会公开转达。第八节公文的管理二、公文的撤销和废止<一>公文的撤销公文撤销,即宣布公文被取消。公文被撤销,视为自始不产生效力。第八节公文的管理<二>公文的废止即根据情况的变化,对不需要再执行的,或已失去执行对象的,或被新的文件所代替和包括的过去已生效的文书，宣布作废和停止执行。被废止的文书,自宣布之日起,不再产生效力,不再执行。第八节公文的管理三、公文的汇编和借阅<一>公文的汇编为了查考利用的需要，将文件编纂成册,复印使用。<二>公文的借阅即公文的查阅利用。第八节公文的管理四、公文的清退、移交和销毁<一>公文的清退1、公文清退的类型（1）公文阅毕或办理完毕,应及时向文书部门或文书人员清退。（2）外出工作人员回来,对外出带回的文件及时清退。（3）对上级规定阅后退还的文件的清退。（4）调离工作的人员对借阅、保管文件的清退等。第八节公文的管理<二>公文的移交1.公文移交的类型(1)机关合并时,全部公文应当办理移交手续,合并管理。(2)文书人员调离工作,要向接任人员移交。(3)工作人员调离工作,向文书部门或文书人员移交.(4)文书部门按规定向档案部门归档移交。第八节公文的管理<三>公文的销毁1.不具备归档和存查价值的公文可以销毁。2.销毁文件应经过鉴定，并经办公厅室负责人批准。3.销毁秘密公文,应到指定的场所,由二人以上监销,保证不丢失,不漏销。4.销毁机绝密文件(含密码电报)应当进行登记。

第二章归档文件整理相关知识第一节档案概述1、档案的定义和含义：（1）档案的定义：档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。（2）档案的含义：档案的来源——国家机构、社会组织和个人、社会活动。档案的条件——保存备查的历史文件。

第一节档案概述文件转化为档案有三个条件：办理完毕；有查考利用价值；按一定规律保存（履行了归档手续）。2、档案的基本价值：（1）档案的凭证作用（2）档案的参考作用第一节档案概述3、文书档案：文书档案是指在单位工作活动过程中形成的具有利用、保存价值，属于归档范围的全部文件材料。第二节归档制度按照我国文书工作多年的经验及党和国家的有关规定，我们已经形成了一套完整的归档制度。其内容有：一、归档范围<一>归档范围凡本单位形成的,办理完毕,有保存价值的文件材料,均应归档保存。第二节归档制度<二>具体要求和注意事项1.按文件所属部门,包括本机关党、政、工、团和其它团体组织的一切常设机构和临时机构形成的文件。2．按文件的来源，包括收文、发文和内部文件。3．按文件的种类，包括通用文书、科技文书和专门文书。4．按文件的载体，包括纸质文件和照片、录音、录像、电子文件。5．按文件的稿本，包括一份文件的底稿、不同文字的打印稿及重要文件的历次修改稿。第二节归档制度二、归档时间1．一般文件办理完毕后，先在文书和业务部门保管使用，第二年6月底之前，经鉴定整理后，向机关档案部门归档。第二节归档制度2．特殊文件，有特殊规定的，按特殊规定的时间归档。如，《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案文件材料，由会计部门整理，在会计部门保管利用一年后，再向机关档案部门移交。没有特殊规定的，按实际情况处理。如，办案中形成的文件，在结案时，一并整理归档；工程、科研项目档案，在科研项目完成后，整理归档。请示性文件，待批复下达后，一起归档。第三节归档文件的鉴定一、什么是归档文件的鉴定即办理完毕的文件，在向档案部门归档前所进行的，甄别和判定文件是否归档，划分保管期限，对不需归档的文件进行销毁的工作。（鉴定工作不单单是指确定文件的保管期限）第三节归档文件的鉴定二、归档文件鉴定的原则坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别文件的现实作用和历史作用，根据本单位工作的需要和国家对档案管理的规定，全面地、历史地确定文件的保存价值，准确地划定保管期限，做到留者有用，保管期限准确，毁者无误。第三节归档文件的鉴定三、划分归档文件保管期限的标准按照党和国家关于档案管理的有关规定，目前是按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。四、对文件材料归档范围的制定依据国家档案局第8号令，制定适合本单位工作需要的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。第三节归档文件的鉴定五、对归档文件鉴定的基本要求1．必须按档案管理的规定进行。2．归档的文件均应在甄别和判定了文件保管价值的基础上，划分具体的保管期限。3．应按不同的保管期限分类整理、排列。4．没有保管价值的文件和国家规定不得归档的材料，不得归档保存。第四节归档文件整理依据2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA／T22-2000《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。（新疆维吾尔自治区《归档文件整理规则》实施细则）是从2003年3月1日起实施，根据自治区实际情况，2002年（含2002年）之后形成的归档文件可按本《实施细则》执行。第五节基本概念和原则一、基本概念1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。3、件：是指归档文件的整理单位。第五节基本概念和原则二、整理的原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第六节质量要求1、归档文件应齐全完整。归档文件收集齐全；对破损的文件进行修整;字迹模糊或容易褪变的文件应予复制。2、整理归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合档案保护的要求。国家档案局第8号令拟订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表

所要遵循的原则：

１、坚持“以我为主，突出重点”的原则。始终以自己形成的文件为主，以围绕自身主要职能活动的文件为主。

２、坚持“宜细不宜粗”的原则。条款的拟制尽量不使用“重要的”、“一般的”等模糊词语。

３、坚持“以人为本”的原则。凡是涉及人的内容的文件，都要慎重处置。

4、坚持“集中统一管理”的原则。对本单位全部档案，即各种门类和载体的档案均要纳入管理的范畴。

5、坚持“申报审批”的原则。对拟好的本单位的归档范围和档案保管期限表，按规定须向同级档案行政管理部门申报后，由同级档案行政管理部门审批后执行。文件材料归档范围及保管期限表拟订的要求：

１、明确文件材料的归档范围。２、科学制定《档案保管期限表》。３、严格控制普发文件。４、重大活动、重要事件档案，要纳入档案管理。５、从宽从长保存特色档案。６、注重文件之间的必然联系。

按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行，该《规定》于2006年12月18日公布，自公布之日起施行。第七节归档范围与不归档范围机关文件材料归档范围是：

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。1、应归档的上级机关的文件材料（1）上级机关召开的需要贯彻执行的主要文件材料（2）上级机关颁发的属于本机关主管业务并贯彻执行的法规性文件；（3）党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；1、应归档的上级机关的文件材料

（4）代上级机关草拟并采用的文件的最后草稿和印本；（5）上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。2、应归档的本机关的文件材料（1）本机关（如人代会、政协、党、政、工、团、妇等）召开的代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种录音材料；（2）本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领导的会议材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料；（3）本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制本以及重要文件的修改稿；2、应归档的本机关的文件材料（4）本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；（5）本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；（6）反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；（7）本机关检查下级机关工作、调查研究形成的主要文件材料；2、应归档的本机关的文件材料（8）本机关或本机关汇总的统计报表分析资料（包括计算机盘片等）；（9）本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；（10）本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；2、应归档的本机关的文件材料（11）内容重要的人民来信、来访材料，领导的批示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；（12）机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；2、应归档的本机关的文件材料（13）本机关及本机关批准的有关区域变化，解决山林、地界、水利纠纷，征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；（14）本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（15）本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料；2、应归档的本机关的文件材料（16）本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴、反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等材料；（17）本机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职位评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖励等文件材料；2、应归档的本机关的文件材料（18）本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根；（19）本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（20）本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；（21）本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；2、应归档的本机关的文件材料（22）本机关与外国签订的条约、协议书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议记录、电话记录、音像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作往来文件等（23）各种普查工作中形成的文件材料；（24）按有关规定应归档的死亡干部的文件材料。3、应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料（1）同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务的但需要执行的法规性文件；（2）有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；（3）同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的文件材料。4、应归档的下级机关的文件材料（1）下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；（2）直属单位报送的重要的科技文件材料；（3）下级机关报送的法规性备案文件。第七节归档范围与不归档范围机关文件材料不归档范围是：

1、上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；第七节归档范围与不归档范围3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参考的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第八节档案保管期限的划分第八节档案保管期限的划分永久定期30年10年（一）永久保管的文书档案主要包括：1、本机关制定的法规政策性文件材料；2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、重要的报告、总结、综合统计报表等；（一）永久保管的文书档案主要包括：5、本机关机构演变、人事任免等文件材料；6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。（一）永久保管的文书档案主要包括：本级党代会、人代会、政协会、共青团、妇代会的请示、批复、通知、名单、议程、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料。本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录。本机关召开工作会议、专题会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（本机关主办的保管期限相对长，本机关协办的保管期限相对短）。（一）永久保管的文书档案主要包括：本机关承办的国际性会议、大型展览会、博览会的请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话、会徽设计的文件材料。本机关制定的方针政策性法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要性文件材料。本机关重要的请示与上级机关的批复、批示。行政管理工作制度、程序、规定、执法检查情况汇总、通报、整改通知等文件材料。（一）永久保管的文书档案主要包括：本机关固定资产投资、科技计划项目的审批（核准）、管理、验收（评估），自然资源的所有权、使用权确认的文件材料。本机关年度和年度以上的计划、总结、统计材料。机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、大事记、组织沿革、印信启用和作废等文件材料。本机关房产、土地所有权和使用权的文件材料。（一）永久保管的文书档案主要包括：人事方面：（如：人事任免、职工名册、党团员和工会会员名册、县级以上表彰、奖励、受到警告<不含>以上处分的、人事考核、职称评审、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料、职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根等）的文件材料现在绝大多数都是永久保存。（二）定期保管的文书档案主要包括：

1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；4、本机关一般性事务管理文件材料；（二）定期保管的文书档案主要包括：5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（二）定期保管的文书档案主要包括：8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；9、下级机关报送的年报或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。其中：30年保管期限主要包括：本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的公文，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等公文材料。其中：30年保管期限主要包括：本机关召开工作会议、专题会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报。机关联合召开会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报。本机关为协办会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本。其中：30年保管期限主要包括：本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道。上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的一般的公文材料和本地区、本机关工作汇报材料。本机关一般业务问题的文件材料。与同级机关、下级机关一般业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性公文、专项业务公文的最后草稿。其中：30年保管期限主要包括：本机关为主与外机关一般业务问题的联合行文及本机关为协办的重要业务问题的联合行文。20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料。一般性行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料。出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录。本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作工作制度、规定、办法、受县级以下表彰、奖励、警告处分的等文件材料。其中：30年保管期限主要包括：本机关处理人民来信来访有处理结果的文件材料。重要的接待工作的计划、方案。机关财务预算;机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料。职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请。下级机关报送的重大问题的专题报告。其中：10年保存期限的主要包括：各级各类会议讨论未通过文件材料、本机关召开会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本。本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会及其委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排等。本机关一般业务问题的文件材料；本机关编辑、编写的文件材料、简报、情况反映、工作信息等。

其中：10年保存期限的主要包括：本机关在行政管理工作中形成的备案文件材料

、年度以下的计划、总结、统计材料、一般活动的总结、一般问题的调研材料、情况反映、工作简报、保卫部门的安全检查、调查记录

。本机关事务管理一般性接待工作的计划、方案。本单位一般的国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料。其中：10年保存期限的主要包括：上级机关制发的属于本机关主管业务一般的文件材料。上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。

同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料。第九节归档文件的整理及装订

（一）整理单位：以“件”为整理单位：1、正本和定稿为一件。2、正本与附件为一件。3、文件处理单与被处理的文件为一件。4、原件与复制件放为一件。

5、转发文与被转发文为一件。

6、报表、名册、图册一册（本）为一件。

7、来文与复文为一件。

8、译本与正本为一件。9、外文本与中文本为一件

第九节归档文件的整理及装订

（二）文件的装订1、装订前的准备（1）修裱破损文件、复制字迹模糊或易腿变文件、超大纸张折叠、去除易锈蚀的金属物。（2）选择线装法：使用缝纫机在文件左侧轧边。装订时做到文件左侧、下侧对齐。2、作用：最终确定“件”的形态;起到固定文件的页次，防止文件张页的丢失。即：一号一装订。第九节归档文件的整理及装订3、件内文件的排列：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后（复制件包括复印件以及手工撰写的抄件等）；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后（来文与复文在文种身上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函等）；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文文本在后。第九节归档文件的整理及装订4、装订的方法：一般采用两种装订方法：

采用左上角装订的，应将左侧、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左侧、下侧对齐，归档文件一般不要求切边和贴边。目前一般要求日后移交进馆的档案必须用线装。第十节归档文件的分类一、分类的方法：归档文件统一采用档案实体分类法中的保管期限——年度——机构；保管期限——年度分类法。第十节归档文件的分类二、分类的要求和注意事项（1）同一全宗应保持分类方法的稳定、统一；（2）分类方法的选择，应根据本单位的实际情况。凡单位内设机构稳定，职能分工明确，且档案文件比较多的，可采用保管期限—年度—机构分类法；凡单位档案少，内设机构简单的，或不便按机构分类的，可采用保管期限—年度分类法。第十节归档文件的分类如：“保管期限——年度”分类法归档文件按保管期限分类保管期限下按年度编件号例如：永久：2007年、2008年、2009年……30年：2007年、2008年、2009年……10年：2007年、2008年、2009年……第十节归档文件的分类如：“保管期限—年度—机构”分类法例如：永久：2007年办公室、业务一处、业务二处……2008年办公室、业务一处、业务二处……2009年办公室、业务一处、业务二处……30年：2007年办公室、业务一处、业务二处……2008年办公室、业务一处、业务二处……2009年办公室、业务一处、业务二处……10年：2007年 办公室、业务一处、业务二处……2008年办公室、业务一处、业务二处……2009年办公室、业务一处、业务二处……第十一节排列、编号、编目归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。即：按“件“的时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。一、归档文件的排列（一）件内文件的排列需要注意几点1、以文件的签发日期为准；2、内容涉及不同年度的文件，放在签发年度；3、跨年度的文件，放在办结年度；4、几份文件为一件，以装订在最前面的文件日期为准；5、没标注日期的文件，通过考证，推断出最准确的日期；6、按专门年度归档的，还按专门年度归档。一、归档文件的排列（二）归档文件排列要求：1、一般按时间的向后顺序排列；2、在年度里按“件”的前后顺序排列;3、怎样将零散文件归入归档的盒内；

将零散文件排在相应类别的归档文件的最后，在目录备注栏中注明“此件为零散文件”字样；也可将零散文件与相关文件装订在一起，在目录备注栏中注明“此件为2件”字样。二、归档文件的编号归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标示为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

二、归档文件的编号（一）编号项目编号项目包括必备项和选择项:必备项目包括全宗号、年度、保管期限、件号，这几项是归档章上必须要有的。机构为选择项目。

。

二、归档文件的编号（一）编号项目1、全宗号：档案馆给立档单位的代号。

2、年度：以4位阿拉伯数字表示。如2006。3、保管期限：分为永久、30年或10年三种。4、件号：包括馆编件号和室编件号。编制件号需要注意两点：

一是要在最低