市场监管行政许可档案管理规范

DB51/TXXXX—2023

市场监管行政许可档案管理规范

1范围

本文件规定了行政许可档案管理基本要求、行政许可事项分类、文件形成要求、收集、整理、归档

和移交、档案保管和保护、利用与统计、电子档案转化与迁移、档案鉴定与销毁、传统载体档案数字化、

信息化建设等内容。

本文件适用于市场监管行政许可档案的形成、管理和利用，市场监管其他行政权利档案的形成、管

理和利用参照使用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T11821照片档案管理规范

GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T20988信息安全技术信息系统灾难恢复规范

GB/T24422信息与文献档案纸耐久性和耐用性要求

GB/T26163.1信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则

GB/T42727-2023政务服务事项电子文件归档规范

GB/T42727政务服务事项电子文件归档规范

DA/T1档案工作基本术语

DA/T13档号编制规则

DA/T24无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T48基于XML的电子文件封装规范

DA/T58电子档案管理基本术语

DA/T62录音录像档案数字化规范

DA/T69纸质归档文件装订规范

DA/T78录音录像档案管理规范

DA/T84档案馆应急管理规范

DA/T89实物档案数字化规范

DA/T92电子档案单套管理一般要求

3术语和定义

DA/T1、DA/T58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

市场监管行政许可文件administrativelicensedocumentsformarketregulation

1

DB51/TXXXX—2023

在市场监管行政许可办理全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件材料。

3.2

市场监管行政许可档案administrativelicensearchivesformarketregulation

经过鉴定、整理，对国家和社会具有保存价值并依法应归档管理的市场监管行政许可文件。

3.3

市场监管行政许可电子文件electronicdocumentsofmarketsupervisionadministrativelicensing

在履行市场监管行政许可职责过程中,通过一体化在线平台形成、办理、传输和存储的数字格式的

各种信息记录，由内容、结构、背景组成。

3.4

市场监管行政许可电子档案electronicarchivesofmarketsupervisionadministrativelicensing

是指具有凭证、查考价值，对国家以及社会具有保存价值，并归档保存的市场监管行政许可电子文

件。

3.5

声像文件audio-visualdocument

在履行市场监管行政许可职责过程中形成的照片、音频、视频及相应的文字说明。

3.6

案卷file

由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

[来源:DA/T1-2000，5.9]

3.7

归档archiving

办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

[来源:DA/T1-2000,3.1.1]

3.8

业务系统businesssystem

形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。

示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统,电子邮件系统等

促进机构事务处理的应用系统。

[来源:GB/T18894-2016，3.9]

3.9

电子文件管理系统electronicrecordsmanagemnentsystem

机关、团体、企事业单位和其他组织用来对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用和处置等进

行管理和控制的信息系统。

[来源:GB/T29194-2012，3.17]

3.10

电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem

对电子文件、电子档案进行采集、维护、利用和处置的计算机信息系统。

注：电子档案管理系统通常用干电子档案形成单位，更注重对电子档案的管理。系统通过维护数据及电子档案之间

的联系，支持电子档案作为证据的价值。

[来源:DA/T92-2022，3.6]

3.11

元数据metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

2

DB51/TXXXX—2023

[来源:GB/T18894—2016，3.3]

3.12

采集capture

对电子文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方法与过程。

[来源:GB/T18894-2016，3.11]

3.13

固化fixing

为避免电子文件的内容、结构、背景信息等存在的动态因素造成信息缺损的现象，而将其转换为不

可逆的只读方式的过程。它是将电子文件及其信息固定下来的操作过程。

[来源:CJJ/T117-2017，2.0.14]

3.14

封装encapsulation

将电子文件及其元数据采用关联、嵌入等方式，按指定结构打包的过程。

[来源:CJJ/T117-2017，2.0.15]

3.15

信息包informationpackage

由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。

[来源:DA/T58—2014，2.8]

3.16

归档信息包archivingsubmissioninformationpackage；ASIP

电子文件归档时立档单位内部业务部门向档案部门提交的信息包。

[来源:DA/T70-2018，3.11，有修改]

3.17

保存信息包archivalinformationpackage；AIP

按照长期保存要求形成的电子档案信息包。

[来源:DA/T70-2018，3.13，有修改]

3.18

在线归档onlinefiling

通过计算机网络，将电子文件及元数据归档的过程。

[来源:CJJ/T117-2017，2.0.16，有修改]

3.19

离线归档offlinebackup

将电子文件及元数据存储到可脱机保存的存储媒体上归档的过程。

[来源:CJJ/T117-2017，2.0.17，有修改]

3.20

转换conversion

在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转

换成另一种格式的过程。

[来源:GB/T18894-2016，3.15]

4基本要求

3

DB51/TXXXX—2023

4.1市场监管行政许可档案应真实、完整、准确、规范和安全，电子档案应来源可靠、程序规范、要

素合规，能反映市场监管行政许可业务办理实际情况。

4.2应建立健全市场监管行政许可文件责任制，按照“谁主管、谁负责，谁形成、谁归档”的原则，

开展形成、收集、整理和归档等工作。

4.3应配备档案工作所需人员、经费、设施设备，应考虑档案数量增量，合理规划档案库房面积。档

案人员应具备相应专业知识和技能，定期接受档案业务培训。

4.4应建立档案管理系统，宜推动完善行政许可办理系统归档功能，积极推进电子档案管理信息系统

建设，做好行政许可电子文件形成、办理、归档和行政许可电子档案保管、利用、移交等工作。

5行政许可事项分类

5.1行政许可档案按照行政许可事项分类管理，行政许可事项包括但不限于以下内容。

——市场主体登记：

•企业登记注册；

•外国企业常驻代表机构登记；

•外国（地区）企业在中国境内从事生产经营活动核准；

•个体工商户登记注册；

•农民专业合作社（联合社）登记注册。

——特种设备：

•特种设备生产单位许可；

•移动式压力容器、气瓶充装许可；

•特种设备使用登记；

•特种设备检验、检测机构核准；

•特种设备安全管理和作业人员资格认定；

•特种设备检验、检测人员资格认定。

——计量：

•计量标准器具核准；

•计量器具型式批准；

•承担国家法定计量检定机构任务授权；

•注册计量师注册。

——资质认定：

•检验检测机构资质认定。

——工业产品

•重要工业产品生产许可。

——食品许可：

•食品生产许可；

•食品添加剂生产许可；

•食品经营许可。

——广告审查：

•保健食品广告审查；

•特殊医学用途配方食品广告审查。

5.2应建立行政许可事项动态管理制度，根据法律法规、规章设定的行政许可及时调整。

4

DB51/TXXXX—2023

6文件形成要求

6.1应真实、完整、准确、系统、规范、有效，其内容及办理程序符合国家和行业有关规定。

6.2文件形成时，应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。

6.3行政许可文件应字迹清楚，图表清晰，图表整洁。

6.4计算机输出文字、图件以及手工书写材料，字迹、纸张的耐久性和耐用性应符合GB/T24422中的

规定。文字材料幅面宜为A4幅面(210mm×297mm)。

6.5照片文件像素不宜低于1200万像素。照片原始属性应完整，不应修饰、剪裁。照片拍摄时不宜低

于1200万像素。

6.6声像文件应具有典型性和代表性，内容应清晰、真实，并附相应的文字说明，包括事由、时间、

地点、人物、事件背景和采集者等。声像文件的内容和相应信息不应修改或处理。视频文件分辨率不宜

低于1920像素×1080像素，宜选择PAL制式，帧数不宜低于25fps。

6.7电子文件应满足真实性、完整性、可用性、安全性的要求，其格式应按照GB/T18894-2016的8.4

和8.5的要求以及GB/T42727-2023第9章的规定，电子文件元数据参见GB/T18894、GB/T42727、

DA/T46、DA/T54和DA/T63的规定。

7文件收集

7.1收集范围

7.1.1在市场监管行政许可办理全过程中形成的证据性材料、程序性材料、结果性材料等均应纳入收

集范围，其中形成的照片、录音、录像、电子邮件、网页信息、社交媒体、实物等材料也应一并收集。

归档范围应符合附录A的规定，市场监管其他行政权利文件（股权出质、股权冻结）归档材料参见附录

B。

7.1.2归档范围和档案保管期限表应以行政许可事项的最小细分项(如子项)为单位制定。

7.1.3电子文件及其元数据的收集参见GB/T18894、GB/T42727、DA/T46、DA/T54、DA/T63的规

定。元数据应由文件实体、业务实体、责任者实体、关系实体等元素集组成。

7.1.4需归档但以电子邮件附件形式传输、交换的电子文件，应进行下载收集、归入业务系统或存储

文件夹中。

7.1.5事项办理过程中以数据共享形式调阅的电子证照及其元数据应与该办件形成的电子文件及元数

据一并归档。

7.2鉴定原则

7.2.1行政许可文件应根据其凭证、查考作用和历史研究价值来判定是否需要归档，并确定保管期限。

7.2.2行政许可档案保管期限分为永久和定期两种，定期宜分为30年和10年，自归档之日起算。行

政许可档案保管期限见附录A的规定。

7.2.3行政许可档案保管期限的划定还应符合下列规定：

——市场主体登记档案保管期限为永久；

注：市场主体注销后，其市场主体登记档案应重新划分保管期限。

——20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、资质证、资格证等的审批、管理文件材料的

保管期限为永久；

——20年以下有效的许可证、资质证、资格证等的审批、管理文件材料的保管期限为30年。

7.2.4在电子文件归档、入库及长期保管环节，应对归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全

5

DB51/TXXXX—2023

性进行鉴定。

7.3收集要求

7.3.1按照“谁产生，谁收集，谁负责”的原则，行政许可文件在办理完毕后应及时收集。

7.3.2字迹易褪变的行政许可文件应复制后，与原件一并归档，且符合保存要求。

7.3.3非纸质载体文件宜采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等进行收集，不宜使用U盘。归档时，应编

制文字说明，并在对应的纸质案卷的备考表中填写互见号。归档的光盘、磁性载体上的行政许可文件应

是可读文件，运转正常、无病毒、无划伤，内容完整、准确。

7.3.4行政许可事项办结后，系统根据预先设置的归档范围和归档材料目录，自动将行政许可服务事

项办理过程中形成的电子文件组件及元数据采集至归档文件夹中，采集的电子文件组件存储格式和元

数据应按照GB/T42727的规定，电子文件组件和元数据的采集一般以实时、物理的形式进行，以计算

机自动采集为主，必要时可人工补充。

8文件整理

8.1传统载体文件整理

8.1.1整理原则

8.1.1.1纸质文件整理宜包括组卷、分类、排列、编号、编目、装订、装盒等工作。

8.1.1.2应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

8.1.1.3应区分不同价值，便于保管和利用。

8.1.1.4应避免重复归档，案卷内不应有重份文件。

8.1.1.5应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

8.1.1.6光盘、硬盘等特殊载体内所含的行政许可文件应与纸质载体档案一并整理，原始载体应妥善

保管。

8.1.2组卷

8.1.2.1宜根据每个行政许可文件形成规律、逻辑关系对其进行组件，可将同一类或紧密相关的多个

文件组合为一件文件，也可以单个文件为一件。

示例：申请人的租赁合同、房产权属证明等地址类材料可组为一件；正文、附件为一件；报表、名册、图册等一册

（本）为一件（作为文件附件时除外）；会议纪要一般一次会议为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与

复函等）宜独立成件。

8.1.2.2应以“卷”为单位进行整理，原则实行“一事一卷”“一卷一号”。一次办理的单一事项的

若干件为一卷，多件事项一次办理的，应分别组卷，共用文件的实体归入小的类别号案卷中，文件缺失

的案卷则应在卷内文件目录备注栏中注明文件去向,并在该卷备考表中注明缺失文件所在案卷的档号。

8.1.3分类

8.1.3.1分类原则

8.1.3.1.1市场监管部门形成的行政许可业务档案应归入专业档案，并按照业务办理的规律、特点和

行政许可事项类别，结合档案构成的内容特点进行分类，便于保管和利用。

8.1.3.1.2分类应具有概括性和包容性以及相对的稳定性与可扩充性，保持行政许可文件的有机联系。

8.1.3.1.3非纸质载体形式的行政许可档案分类宜与纸质行政许可档案分类保持一致。

6

DB51/TXXXX—2023

8.1.3.2类目设置

8.1.3.2.1应遵循行政许可文件形成的逻辑规则，各级类目之间为上、下位类的隶属关系，并应避免

交叉，保持相对稳定性。具体应按照：

a)一级类目为档案门类代码，采用2位大写汉语拼音字母“ZY”标识；

b)市场主体登记档案二级类目代码采用2位大写汉语拼音字母“DJ”标识；其他行政许可类档案

二级类目代码采用2位大写汉语拼音字母“XK”标识；

c)市场主体登记档案三级类目为主事项代码；其他行政许可档案三级类目为年度；

d)市场主体登记档案四级类目为市场主体流水号；其他行政许可档案四级类目为主事项代码。

8.1.3.2.2主事项代码由4位阿拉伯数字组成，前两位为主事项大类，后两位为该大类下主事项的顺

序号，其根据行政许可权力清单的变化进行适时调整。

示例1：01市场主体登记，02特种设备，03计量，04资质认定，05工业产品，06食品许可，07广告审查。

示例2：0101为企业登记注册，0201为特种设备生产单位许可，0501为重要工业产品生产许可。

8.1.3.2.3主事

8.1.4排列

8.1.4.1件内文件排序时，应按正文在前、附件在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、

收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后，组合文件应根据组合内各单个文件间的逻辑关系进行件内

排序。

8.1.4.2案卷内文件宜根据办理程序依次排列。

8.1.4.3案卷宜按行政许可档案的形成时间和类别进行排列。

8.1.5编号

8.1.5.1市场主体登记档号结构宜为：全宗号-档案门类代码·市场主体登记类代码·主事项代码·市

场主体流水号-案卷号。

示例1：Z101-ZY·DJ·0101·XXXXXXXXXX-000001

案卷号

四级类目：市场主体流水号

三级类目：主事项代码

二级类目：市场主体登记类代码

一级类目：档案门类代码

全宗号

注1：全宗号-档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，应按照DA/T13要求。

注2：档案门类代码-宜用2位大写汉语拼音字母标识档案门类代码。行政许可档案为专业档案，用“ZY”标识。

注3：市场主体登记类代码-宜用2位大写汉语拼音字母“DJ”标识。

注4：主事项类代码-宜用4位阿拉伯数字标识。

注5：市场主体流水号-宜用阿拉伯数字标识，位数根据实际情况设置。

注6：案卷号-在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，宜用6位阿拉伯数字标识，不足6位用“0”补足。

7

DB51/TXXXX—2023

8.1.5.2其他许可档号结构宜为：全宗号-档案门类代码·行政许可类代码·年度·主事项代码-案卷

号。

示例2：Z101-ZY·XK·2019·0201-000001

案卷号

四级类目：主事项代码

三级类目：年度

二级类目：行政许可类代码

一级类目：档案门类代码

全宗号

注1：全宗号-档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，应按照DA/T13的要求制

定。

注2：档案门类代码-宜用2位大写汉语拼音字母标识档案门类代码。行政许可档案为专业档案，由“ZY”标识。

注3：行政许可类代码-宜用2位大写汉语拼音字母“XK”标识。

注4：年度-行政许可文件形成年度。用4位阿拉伯数字标识公元纪年，如“2023”。

注5：主事项类代码-同类行政许可事项内的主事项代码，宜用4位阿拉伯数字标识。

注6：案卷号-在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，宜用6位阿拉伯数字标识，不足6位用“0”补足。

8.1.6编目

8.1.6.1卷内文件页号编写应符合下列要求:

——卷内文件应按有效内容的页面为一页，依序从“1”开始编写连续页号；且各卷之间页号互

不连续；

——成套性文件或印刷成册的文件，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不

变；

——案卷封面、卷内目录、卷内备考表不应编写页号。

8.1.6.2单面书写的文件其页号应编写在右上角；双面书写的文件，正面的页号应编写在右上角，背

面的页号应编写在左上角的空白位置；书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存

造成影响。

8.1.6.3卷内目录编制应符合下列规定:

——卷内文件目录宜根据归档范围和实际情况按事项设置固定目录，排列在卷内文件首页之前，

宜采用70g以上白色书写纸制作，或直接印制在软卷皮上，幅面应统一采用A4幅面，式样

应符合附录C.1的规定；

——卷内文件电子目录应设置顺序号、档号、责任者、文件题名、日期、页号、密级、开放标

识、备注等项目，填写规范应符合附录D.1。

8.1.6.4案卷级目录的编制应符合下列要求：

——案卷目录式样应符合附录C.2的规定；

——案卷电子目录应设置序号、档号、案卷题名、起始日期、终止日期、总页数、保管期限、开

放标识、立卷单位、申请主体名称、主体资格证号、事项名称、变更内容、许可证编号、批

准日期、备注等项目，填写规范应符合附录D.2的要求。

8

DB51/TXXXX—2023

8.1.7装订与装盒

8.1.7.1案卷内文件应整卷装订，装订排列顺序为软卷封面-卷内目录-文件-卷内备考表-封底。宜采

用三孔一线装订方式，并应按照DA/T69的规定。对案卷内超出卷盒幅面的文件应按A4纸规格折叠装，

破损的文件应修复。

8.1.7.2装订应牢固，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件应平整。案卷总页数较大的，

可适当分册装订，一卷一号多册。

8.1.7.3卷内备考表编制应符合下列规定:

——卷内备考表应排列在卷内全部文件的尾页之后，宜采用70g以上书写纸制作或直接印制在

软卷皮封底内，式样应符合附录C.3的规定；

——卷内备考表应标明案卷内全部文件总页数，特殊载体所含文件内容以及在组卷和案卷提供使

用过程中需要说明的问题；

——档号的填写方法应符合8.1.5的规定；

——“互见号”应填写反映同一内容不同载体的编号；

——“立卷人”应由立卷责任者签名或签章；

——“立卷日期”应填写完成立卷的日期；

——“检查人”应由案卷质量审核者签名或签章；

——“检查日期”应填写案卷质量审核的日期。

8.1.7.4案卷封面编制应符合下列规定:

——案卷封面采用软卷皮封面形式，宜采用120g以上牛皮纸制作，幅面可根据档案厚度采用A4

幅面或A3幅面，案卷封面的式样应符合附录C.4的规定；

——案卷封面内容应包含档号、案卷题名、立卷单位、许可证编号、批准日期、保管期限，各项

填写规范应符合附录D.2。

8.1.7.5案卷装具宜采用卷盒形式，并应符合下列规定:

——卷盒的外表面尺寸应为220mm×310mm（长×宽），厚度可为20mm、30mm、40mm、50

mm、60mm，卷盒式样应符合附录C.5的规定；

——卷盒宜采用不低于680g无酸纸制作，应按照DA/T24的规定；

——卷脊项目包括全宗号、分类号、年度、起止卷号、位置号。其中全宗号、分类号、位置号为

必填项，其余各项可根据实际需要填写。

8.1.7.6装盒方式应便于档案的保管和利用，根据其业务特点结合库房空间选择适当的装盒方式，宜

采用一盒多卷的方式进行装盒。其中市场主体登记档案可按申请主体集中归集方式装盒，其他许可档案

可按年度、分类进行归集装盒。

8.1.7.7特殊载体物品在不影响保存和后续利用的前提下应粘贴特殊载体标签，特殊载体标签内容包

括载体编号、立卷单位、内容摘要、保管期限、密级与保密期限等，标签样式应符合附录C.6，具体内

容符合以下要求：

——载体编号，宜采用全宗号-载体类型代码-年度-顺序号结构，如Z101-GP-2022-0001。特殊

载体类型可为光盘，代码GP；硬盘，代码YP；照片，代码ZP；实物，代码SW；磁带，代码

CD；

——立卷单位，填写负责组卷部门或单位全称；

——内容摘要，填写对载体内档案信息内容的简要说明，标明载体内存储内容所对应的档号范

围；

——保管期限，填写载体内档案的保管期限；

——密级与保密期限，填写载体内档案的密级与保密期限；

9

DB51/TXXXX—2023

——卷内备考表中应注明特殊载体编号及所含文件内容等情况。

8.2电子文件整理

8.2.1基本要求

8.2.1.1市场监管行政许可电子文件的整理宜包括组卷、分类、排序、命名、编号、编目等工作。

8.2.1.2整理活动应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。

8.2.1.3电子文件及元数据归档格式应具备格式开放、可转换、易于利用等性能，能够支持长期保存

格式的转换。无法转换为通用格式，以专有格式归档的，其专用软件技术文件等应齐全完整。

8.2.1.4电子文件形成部门可基于电子文件管理系统对业务系统形成的电子文件进行整理。

8.2.2组卷

8.2.2.1电子文件组件、组卷与纸质文件方法一致，应符合8.1.2的规定。

8.2.2.2电子文件组卷时，目录数据应建立层级关系。

8.2.3分类

8.2.3.1电子文件分类应与纸质文件分类一致，应符合8.1.3的规定。

8.2.3.2分类方案应在电子文件管理系统内配置，有条件的单位通过预设规则、自动聚类技术进行自

动分类。

8.2.4排列与命名

8.2.4.1电子文件排列应符合8.1.4的规定。

8.2.4.2命名规则应能保持电子文件及其组件的内在有机联系与排列顺序，能通过计算机文件名元数

据建立电子文件与相应元数据的关联，宜由电子文件管理系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件

及其组件命名。

8.2.5编号

8.2.5.1排列好的电子文件应编制档号。市场主体登记档号的格式宜为：全宗号-档案门类代码·市场

主体登记类代码·主事项代码·市场主体流水号-案卷号-件号·子件号；其他行政许可档号结构宜为：

全宗号-档案门类代码·行政许可类代码·年度·主事项代码-案卷号-件号·子件号。

8.2.5.2电子档案案卷档号编制宜符合8.1.5的规定。

8.2.6编目

8.2.6.1卷内文件目录应设置顺序号、档号、责任者、文件题名、日期、页号、密级、开放标识、备

注等项目，填写规范应符合附录D.1。

8.2.6.2案卷目录应设置序号、档号、案卷题名、起始日期、终止日期、总页数、保管期限、开放标

识、立卷单位、申请主体名称、主体资格证号、事项名称、变更内容、许可证编号、批准日期、备注等

项目，填写规范应符合附录D.2。

9文件归档

9.1归档要求

9.1.1纸质归档材料应为原件，归档的行政许可文件原则上一式一份。

10

DB51/TXXXX—2023

9.1.2来源可靠、程序规范、要素合规的行政许可电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，

除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。

9.1.3组卷后的电子文件应进行封装固化处理，形成归档信息包。信息包的封装结构应按照DA/T48

的规定。

9.1.4电子文件归档前，应对整理成果进行四性检测。检测合格的电子文件，由电子文件管理系统或

档案管理系统自动转为归档状态，并赋予归档标识。

9.1.5电子文件及其元数据应一并归档。电子文件可采取在线归档或离线归档的方式。经信息技术手

段加密的电子文件应在解密后再归档。

9.1.6电子文件及元数据归档格式应具备格式开放、可转换、易于利用等性能，能够支持长期保存格

式的转换。无法转换为通用格式，以专有格式归档的，其专用软件技术文件等应齐全完整。

9.1.7基于安全的网络环境或专用离线存储介质采用在线归档或离线归档的，宜通过电子文件管理系

统或电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。

9.1.8在线方式归档应结合业务系统、电子文件管理系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单

位实际，应确定电子文件及其元数据归档接口并作出书面说明，归档接口宜采用以下三种：

——webservice归档接口；

——中间数据库归档接口；

——归档电子文件及其元数据的规范存储结构。

9.1.9离线归档的电子文件其存储载体应具有较好的耐久性,在装具上应贴有标签,标签上应注明档号、

名称、保管期限、密级、存入日期、套别等。存储介质为光盘的，归档标签参见DA/T38中的规定。

9.2归档时间

9.2.1市场主体登记行政许可文件宜在业务办理完结后及时归档。可采用实时归档和定期归档，但归

档时间最迟不应超过办理完毕后20个工作日。

9.2.2其他行政许可文件宜在业务办理完结后及时归档，归档时间最迟不能超过办理完毕后的第二年

6月底。

10归档移交

10.1文件交接应由归档人填写《电子文件归档登记表》《行政许可文件归档交接审查签证》《行政许

可文件归档移交清单》，其格式宜分别符合格式应按照附录C.7～C.9的格式规定，一式二份，交接双

方各留一份存档。并由相关单位或部门的责任人对归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性、规范

性进行检查和签署意见，合格后才能办理归档移交。

10.2档案人员在接收时，应按档案管理要求对归档的行政许可文件的完整性、系统性进行核对与验收，

对归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，检测通过后方可接收，对接收的电子档

案赋予接收标识，接收标识中应含有接收责任人、接收时间、归档信息包名称等信息，并形成保存信息

包转为入库状态。

11档案保管与保护

11.1传统载体档案保管

11.1.1排架

11.1.1.1根据档案历史存量和增量合理规划库房存储空间，应避免频繁倒架。

11

DB51/TXXXX—2023

11.1.1.2市场主体登记档案宜按申请主体集中方式进行排架。其他行政许可档案宜按年度、分类依次

排架。

11.1.1.3上架前，应再次确认档案事项、页数和载体等内容与移交清单保持一致。

11.1.1.4上架过程中，如发现缺卷、错卷等问题及时处理。

11.1.1.5光盘、硬盘、照片等载体上架保管除参照纸质档案保管要求外，还应按照GB/T11821和DA/T

78的要求。

11.1.2库房定位

11.1.2.1应以盒为单位进行物理位置定位，定位号宜采用单位编号、库房编号、柜排号、列号、格号

和格内序号组成。

11.1.2.2位置号应填写在卷盒背脊处，便于查找。

11.2电子档案保管

11.2.1电子档案储存

11.2.1.1应建立电子档案存储与备份规划,规划时限不低于档案保管期限。电子档案存储与备份规划

应随技术发展定期更新。

11.2.1.2应为电子档案安全存储配置专用在线存储设备或虚拟云存储空间。电子档案存储设备(空间)

应配置在具有必要安全措施的局域网或电子政务网。

11.2.1.3电子档案应以档号为基础命名,按照档号构成项逐级建立文件夹进行存储,并在元数据中自

动记录电子档案在线存储路径。电子档案元数据应转化为XML等文件并与电子档案统一存放。

11.2.1.4应以独立的方式存储电子档案,在不依赖特定管理系统的前提下实现归档电子文件的自包含、

自描述和自证明。

11.2.1.5应建立电子档案目录,与电子档案建立关联和对应关系。

11.2.1.6电子档案应实施在线和离线存储。在线存储按电子档案管理系统运行要求实施。离线存储应

以卷(含元数据)的保存信息包为存储单元,其存储载体应经过检测,应无病毒、无数据读写故障，具有较

好的耐久性，按优先顺序依次为一次性写光盘、磁带、硬磁盘等，其管理要求参见DA/T15、DA/T38、

DA/T74、DA/T75。

11.2.1.7离线存储应按照保管单位和存储载体容量进行信息组织。应支持导入后形成交接凭据,交接

凭据的要求参见DA/T93的内容，不能用运维备份的信息组织方式进行离线存储，更不能用系统备份文

件代替离线存储文件。

11.2.1.8离线存储的电子档案至少应制作三套；不同套别的存储载体宜分开保存,有条件的单位应将

一套置300km以上、不在同一流域的地点保存,或不同的建筑物内保存。

11.2.1.9对离线存储电子档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不

低于10%,发现问题应及时采取措施。

11.2.1.10对磁性载体上的电子档案,应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

11.2.2电子档案备份

11.2.2.1电子档案备份应结合本单位电子档案管理和信息化建设实际,在确保电子档案真实性、完整

性、可用性和安全性的基础上,统筹制定电子档案备份方案和策略,实施电子档案及其元数据、电子档案

管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。有条件的还应采取异质异地备份。

11.2.2.2相关单位建设灾难备份中心时,应将电子档案及其元数据、电子档案管理系统的灾难备份纳

入规划之中,进行同步分析、设计和建设。电子档案的灾难备份和灾难恢复应按照GB/T20988的规定。

12

DB51/TXXXX—2023

11.2.2.3档案管理部门对离线存储介质管理活动应进行登记、检测与管理,填写《电子档案离线存储

介质管理登记表》,其格式应符合附录C.10的规定。

11.2.3审计跟踪

11.2.3.1应建立审计跟踪制度,对电子档案管理流程操作行为、电子档案管理系统运维操作行为实施

审计跟踪。操作行为应包括但不限于行为描述、行为步骤、行为对象、行为日期、行为人员等。

11.2.3.2应自动记录审计跟踪事件信息,并将有关审计信息按元数据方案要求同时作为电子档案的元

数据加以管理。

11.2.3.3应规范审计跟踪日志管理,在电子档案生命周期内持续维护审计跟踪日志。审计跟踪日志和

重要操作日志可按日期、人员等条件进行检索查询,保存时间不应低于电子档案保管期限,且应纳入备

份恢复范围。

11.2.4电子档案元数据维护

11.2.4.1应基于电子档案管理系统在电子档案管理全过程中持续开展电子档案元数据采集、备份、转

换和迁移等管理活动。电子文件元数据应与电子文件一并维护。

11.2.4.2实施电子档案管理系统升级或更新、电子档案格式转换等管理活动时,应自动采集新增的电

子档案结构、背景及管理过程元数据,包括信息系统描述、格式信息、音频编码标准、视频编码标准、

技术参数等。

11.2.4.3应按照GB/T26163.1的规定,持续并自动采集电子档案管理过程元数据,应记录的电子档案

管理过程包括登记、格式转换、迁移、鉴定、销毁、移交等元数据。

11.2.4.4应通过备份、格式转换、迁移等措施管理电子档案元数据,包括电子文件归档接收的以及归

档后形成的电子档案元数据。

11.2.4.5不应修改电子档案结构、背景及管理过程元数据,对题名、责任者、文件编号、日期、人物、

保管期限、密级等元数据的修改应符合管理规定,修改操作应记录于日志文件。

11.3库房管理要求

11.3.1档案保管应做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防水、防尘、防鼠、防虫等，档案室内温

度宜在14℃～24℃，相对湿度宜在45％～60％。还应满足：

——设有防盗、监控设施设备；

——窗户应配挂遮光窗帘，防止阳光直射档案；

——周围应灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，应建立严密的防火制度并配备消防灭火器材；

——定期检查并投放灭鼠药，应具备调温、调湿设施设备；

——保持库房清洁；

——档案柜架应放置防虫药品，以防档案害虫破坏档案。

11.3.2档案库房安全管理应指定专人负责。建立应急管理制度，应按照DA/T84的规定。

11.3.3档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。档案工作人员应当监测和记录库房温湿度情

况，根据需要采取措施调节；定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转；定期清扫除尘，保持库

房清洁；定期采取措施，防治鼠虫霉等。

11.3.4应定期检查档案的保管状况，并做好记录，发现问题应及时采取有效措施。对破损或变质的档

案材料应及时修补、复制或采取其他技术处理手段，确保档案的完整和安全。

11.3.5进出档案库房应当进行记录，档案库房视频监控记录应至少保存六个月。

12利用与统计

13

DB51/TXXXX—2023

12.1档案利用

12.1.1应建立健全档案利用制度，应根据档案涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容设定页面

查询权限，规定不同的利用权限、范围和审批手续。档案利用不得损害国家安全和利益，不得侵犯第三

方的合法权益。登记机关内部审批文书，在办理涉及登记机关的案件时方可查阅。电子档案提供利用范

围宜仅限于其内容信息的开放利用，在利用时，未经批准不得查阅其元数据等相关信息。

12.1.2不同的申请人查询档案时，应提供下列法律证明文件；

——公安机关、国家安全机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关等国家机关

进行查询，应当出具本部门公函及查询人员的有效证件；

——律师应提供律师执业证书、律师事务所开具的与承办案件有关的证明文件、并填写查询

承诺书。

——市场主体应提供加盖公章并由法定代表人（负责人）签字的查询本市场主体相关档案的

授权委托书与查询人员的有效证件。

——其他主体因涉及案件查档，需提供“与被查市场主体名称相符的法院立案证明（或判决

书）”。

12.1.1档案部门应按照档案开放要求和政府信息公开原则，定期开展档案开放鉴定与解密划控工作。

12.1.2利用档案应当严格执行利用制度，履行档案查阅、复制、借出审批和登记手续。通过网络方式

提供利用时，应当采取身份认证、权限控制等安全措施。未经批准任何单位或个人不得擅自复制。

12.1.3市场监管行政许可档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应

当严格按照规定办理相关手续。利用者应当妥善保管和利用借阅的档案，严禁篡改和损坏，确保档案的

安全完整，并在规定时间内归还。

12.1.4电子档案可根据授权提供在线或离线利用,利用过程应通过日志或其他方式形成记录,记录信

息包括利用人、利用时间、利用方式、利用电子档案名称、档号、文件编号、文件名等。利用过程信息

应作为电子档案业务实体元数据的一部分进行保存。

12.2档案统计

12.2.1应建立行政许可档案统计制度，按照《全国档案事业统计调查制度》的要求,结合工作实际需

要对各门类和载体的电子档案数量及利用情况进行统计。

12.2.2对所保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆

情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况、档案业务社会化服务等情况建立完备

的台账。

12.2.3统计结果应当真实、准确、完整，支持以可视化方式显示，便于统计分析。

13电子档案转换与迁移

13.1应制定、评估电子档案数据转换与迁移策略,确保转换与迁移后电子档案各组件、元数据、审计

日志、配置信息之间的关联关系,保持上述内容的完整性、可用性。

13.2电子档案保存格式不能满足长期保存需要时，应对电子档案进行格式转换。电子档案格式转换时,

应自动采集相关元数据。

13.3档案部门应每年对电子档案的可读性进行评估,形成评估报告；如存在因系统软硬件或其他技术

升级、更新导致电子档案不可读取的风险，应对电子档案进行迁移或转换。电子档案格式转换或迁移时

应填写《电子档案格式转换与迁移登记表》，其格式应符合附录C.11的规定。

14

DB51/TXXXX—2023

13.4电子档案迁移前应进行迁移可行性评估,包括目标载体、系统、格式的可持续性、安全性、经济

性等评估,并保证迁移过程中电子档案真实、完整，过程可控，防止迁移过程中电子档案信息丢失或被

非法篡改。

13.5在电子档案的存储设备更新、系统扩充、应用软件升级、存储载体改变等情况发生时,应对电子

档案管理系统及其数据进行相应迁移和更新操作。电子档案管理系统更换时,应实施电子档案及其元数

据的迁移。

13.6服务器、网络设备、存储设备、安全管理设备等基础设施应根据迁移和更新需求及时调整、扩容、

升级。

13.7在确信转换或迁移活动成功实施后，根据本单位实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进

行销毁或继续留存的处置。

14档案鉴定与处置

14.1应定期对保管期限届满的档案进行鉴定。

14.2鉴定工作应在档案工作协调机制下进行，由办公室负责人主持，档案部门会同相关业务部门有关

人员组成鉴定小组共同开展，必要时可邀请相关领域专家参与。

14.3鉴定结束后，应形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注；

对确无保存价值的档案，销毁过渡期为2年，过渡期内无利用记录的可销毁，有利用记录的则重新鉴定

其保管期限，在《档案鉴定清册》，其格式应符合附录C.12的要求，备注栏中注明需要延长的保管期

限，同时在档案管理系统中撤销待销毁的标注。销毁时至少两人监督,销毁清单及记录需打印成纸质文

件归档保存。

14.4经鉴定可销毁的传统载体档案，应当按照以下程序销毁:

a)应编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、

已保管时间和销毁时间等内容，按档案工作协调机制报请审核批准；

b)相关经办人应在档案销毁清册上签署意见；

c)档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；

d)在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。

14.5经鉴定可以销毁的电子档案,应按以下程序销毁:

a)对已获批销毁的电子档案、元数据及存储设备,档案管理人员宜在电子档案管理系统中做“待

销毁”标识;在以后2年内无利用记录则统一组织销毁,有利用记录的电子档案延长保管期限

至下一个鉴定周期；

b)电子档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动,并将被销毁电子档

案的元数据移入销毁数据库；

c)档案管理人员应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除应销毁的电子档案,并以电子

形式保存销毁清单及记录；

d)档案管理人员应对需销毁电子档案的离线存储介质实施破坏性销毁；

e)销毁电子档案时应填写《电子档案销毁登记表》，其格式应符合附录C.13的规定,并归档保

存。

14.6涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

15传统载体档案数字化

15

DB51/TXXXX—2023

15.1传统载体档案宜全部进行数字化。暂不具备全部数字化条件的,应根据档案重要程度、利用频率

等确定数字化范围，应以“卷”为单位进行数字化。

15.2纸质载体档案数字化应按照DA/T31的要求，光盘、硬盘等计算机可读载体应利用计算机读取文

件内容。照片、实物、录音带等计算机不可读载体应利用扫描仪、数码照相机、录音录像采集设备等进

行数字化采集，照片数字化应按照DA/T31的规定执行，实物数字化应按照DA/T89的规定，录音带、

录像带文件数字化应按照DA/T62的规定。

15.3同一案卷中线上办理产生的电子文件与线下办理产生的传统载体文件数字化副本进行合并，一

同挂接、存储。

15.4统载体档案数字化副本应实施在线和离线存储。在线存储按电子档案管理系统运行要求实施。离

线存储应以卷（含元数据）的保存信息包为存储单元，其存储载体应经过检测，应无病毒、无数据读写

故障，具有较好的耐久性。光盘作为离线储存载体的管理参见DA/T38、DA/T74的规定，磁带作为离

线储存载体的管理参见DA/T15的规定，硬磁盘作为离线储存载体的管理参见DA/T15、DA/T75的规

定。

16信息化建设

16.1应遵循规范性、安全性、效益性原则，开展档案信息化工作。宜建立市场监管行政许可档案信息

资源共享平台，推动市场监管行政许可系统数据互联互通，实现传统载体档案数字化和电子文件、电子

档案规范管理，促进档案信息资源共享规模、质量和服务水平同步提升。

16.2行政许可电子档案应真实、完整、可用、安全,符合来源可靠、程序规范、要素合规的原则。

16.3行政许可单位应组织建立业务系统和电子档案管理系统,实现对行政许可电子文件形成、收集、

整理、归档和电子档案接收、保管与维护、利用与统计、处置的全过程管理。

16.4业务系统或电子文件管理系统宜具有电子文件整理归档功能,执行规范的工作程序,采取可靠的

安全防护技术和措施,确保电子文件及时、规范、安全归档。

16.5应按照全程管理、前端控制、集中统一的原则,建立、完善电子文件和电子档案管理制度。

16.6应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备,保障业务系统和电子档案管理系统的正常

运行及信息安全。

16.7电子文件在归档、移交及长期保管等环节应进行检测。电子文件和电子档案检测参见DA/T70的

规定。

16.8形成(或接收)或签署了具有法律效力的电子印章或电子签名应按照DA/T92的规定,并按照本文

件管理的行政许可电子文件,可仅以电子形式归档保存。

16.9档案管理系统宜实现以市场主体为单位归集各许可档案案卷，并能进行查询检索。

16.10涉密档案信息化管理按照国家有关保密规定执行。

16

DB51/TXXXX—2023

附录A

（规范性）

行政许可档案分类、行政许可文件归档范围及档案保管期限表

A.1行政许可档案分类、行政许可文件归档范围及档案保管期限表

行政许可档案分类、行政许可文件归档范围及档案保管期限需要满足表A.1所示的内容，许可事项

文件在特殊情况下需要保留其他材料（表A.1所列之外）的应一起归档保管。

表A.1行政许可档案分类、行政许可文件归档范围及档案保管期限表

主事项文件保管

主事项名称事项名称归档范围备注

代码序号期限

1公司登记（备案）申请书必要

2公司章程必要

3股东、发起人的主体资格文件或自然人身份证

必要

明

4法定代表人、董事、监事和高级管理人员的任