行政工作例会纪要及执行跟踪表

行政工作例会纪要及执行跟踪表通用工具模板一、适用范围与典型应用场景本工具模板适用于各类企事业单位、机关、社会团体等组织的行政工作例会，旨在通过标准化记录与系统化跟踪，保证会议决议落地、工作闭环管理。典型应用场景包括：企业行政部每周/每月召开的工作部署会，同步各部门行政事务进展；机关单位季度行政工作协调会，明确跨部门任务分工；学校办公室每月行政工作例会，安排后勤、安保、教学保障等事项；社区居委会每周工作例会，落实上级交办任务及居民诉求处理。二、详细操作步骤指南（一）会前准备：夯实会议基础明确会议基本信息确定会议主题（如“2024年Q3行政工作推进会”）、时间（具体到上下午及分钟）、地点（会议室名称/线上会议）、参会人员（行政主管、各部门负责人、相关经办人*等）、主持人及记录人。提前3个工作日通过OA系统、邮件或工作群发送会议通知，附上“会议议程预览表”（需包含议题名称、汇报部门、预计时长），提醒参会人员准备相关材料（如工作进展PPT、问题清单）。收集议题与背景资料要求各部门提前1天提交需上会的议题材料，内容包括：已完成工作（简要说明成果）、待解决问题（具体描述难点）、需协调资源（明确需求）。记录人梳理议题优先级，按“紧急重要”“重要不紧急”“紧急不重要”“不紧急不重要”分类，与主持人确认会议议程顺序。（二）会中记录：保证信息完整准确记录会议基本信息在“会议纪要模板”中填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（缺席人员需注明原因）、列席人员。逐项记录议题内容按“议题名称-汇报部门-讨论内容-决议事项-行动项”五要素记录：讨论内容：客观呈现各方观点，避免主观评价（如“后勤部提出：因供应商延迟交货，办公文具采购进度滞后3天，需协调财务部提前支付预付款”）；决议事项：明确最终结论（如“同意财务部提前支付50%预付款，后勤部需跟进供应商今日内发货”）；行动项：必须包含“任务描述、负责人、计划完成时间、所需支持”（如“任务：跟进供应商发货并确认物流信息；负责人：后勤部经办人*；计划完成时间：今日17:00前；所需支持：无”）。同步记录附件与待办对会议中提及的文件（如《2024年行政预算调整方案》）、数据报表等，在“附件”栏注明名称及份数；对需后续补充的事项，单独记录为“待办事项”，明确补充人与截止时间。（三）会后整理：形成规范纪要整理与审核纪要会后2个工作日内，根据会议记录完成初稿，重点检查：行动项是否包含“任务-负责人-时限”三要素；决议事项是否明确无歧义；数据、时间、人名等关键信息是否准确。将初稿提交主持人审核（必要时发送给相关责任人确认），根据反馈修改后，形成终版纪要。分发与归档通过OA系统或工作群分发终版纪要，抄送所有参会人员及上级领导（如行政总监*）；分发时注明“请各责任人于X月X日前确认行动项，执行过程中如有问题及时反馈”。将纪要（含附件、审核记录）、会议通知、签到表等材料整理归档，保存期限不少于3年（涉密文件按保密规定执行）。（四）执行跟踪：推动任务落地建立执行跟踪表以“会议决议行动项”为基础，在“执行跟踪表”中录入：任务名称、对应会议纪要编号、负责人、计划完成时间、实际完成时间、进度状态（未开始/进行中/已完成/延期）、完成情况说明、备注（如延期原因、需协调资源）。定期更新与反馈负责人需在计划完成时间前1天更新进度，若遇延期需在“备注”栏说明原因及预计完成时间（如“因系统故障导致数据统计延迟，预计延期2天，完成时间调整为X月X日”）。行政部每周通过执行跟踪表汇总进度，对“延期超过3天”或“未反馈进度”的任务，向负责人发送《进度提醒函》，并抄送其部门主管。闭环管理任务完成后，负责人需在执行跟踪表中佐证材料（如签字确认的验收单、完成截图），行政部核对无误后更新状态为“已完成”，并在下次例会中通报整体执行情况。三、模板内容与表格设计（一）行政工作例会纪要模板会议基本信息会议名称2024年X月行政工作例会会议时间2024年X月X日14:00-16:00会议地点总部301会议室主持人行政主管*记录人行政专员*参会人员行政部、人事部、后勤部、财务部缺席人员及原因后勤部经理*（出差）列席人员无会议议程与纪要议题名称汇报部门讨论内容决议事项1.上月行政工作总结行政部*上月完成办公环境改造、车辆调度优化等5项工作，文具采购因流程问题延迟2天。同意总结报告，下月需优化采购流程。2.办公区空调维修事宜后勤部*3楼空调出现故障，经排查需更换压缩机，费用约5000元，需申请紧急采购。同意紧急更换压缩机，由后勤部负责联系供应商，财务部优先付款。3.新员工入职行政流程优化人事部*现流程需员工自行提交3份表格，耗时较长，建议整合为1份线上表单。同意整合表单，由人事部牵头，行政部配合，3个工作日内完成。其他事项待办事项1.行政部补充Q3行政预算调整明细，X月X日前提交；2.各部门提交下月工作计划，X月X日前发至行政部邮箱。下次会议时间2024年X月X日14:00（地点：线上腾讯会议）（二）执行跟踪表模板序号任务名称对应会议纪要编号负责人计划完成时间实际完成时间进度状态完成情况说明备注1梳理采购流程并制定优化方案2024X月例会-1行政部*2024–2024–已完成已整合3个流程环节，新增线上审批功能详见《采购流程优化方案V1.0》2联系供应商并确认维修时间2024X月例会-2后勤部*2024–2024–已完成供应商已确认明日10:00上门维修维修后需反馈结果3审批付款申请2024X月例会-2财务部*2024–2024–已完成已完成付款审批，款项今日支付无4设计线上入职表单并测试2024X月例会-3人事部*2024–2024–进行中表单设计完成，正在测试兼容性预计明日可上线四、使用过程中的关键注意事项（一）信息准确性保障会议纪要中的时间、人名、数据等关键信息需经参会人员确认，避免因笔误导致执行偏差；行动项的“计划完成时间”需结合任务难度及资源情况合理设定，避免过于宽松或紧张。（二）责任到人原则每个行动项必须明确唯一负责人，避免“多人负责等于无人负责”；若需跨部门协作，需在“所需支持”栏注明牵头部门及配合部门，由行政部*协调明确分工。（三）时效性与动态更新纪要需在会后2个工作日内分发，执行跟踪表需每日更新进度（对于长期任务，每周至少更新1次）；对延期任务，需在“备注”栏说明原因及补救措施，而非仅填写“延期”二字。（四）保密与权限管理涉及敏感信息（如人员调整、财务数据）的会议纪要，需标注“内部保密”，仅限参会人员及相关责任人查阅；执行跟踪表通过内部系统管理，避免通过非加密渠道（如普通QQ）传输。（五）闭环管理与复盘任务完成后，需有明确的验收标准（如“维修后的空调需连续运行24小