企业采购流程规范模板

企业采购流程规范模板一、适用范围与对象本模板适用于各类企业（含中小型企业、集团化企业）的日常采购及项目采购活动，涵盖办公设备、生产原材料、服务外包、固定资产等物资或服务的采购场景。无论是常规性采购（如办公用品补充）还是专项采购（如新生产线设备引进），均可参照本流程执行，保证采购活动规范、高效、合规。二、采购流程全环节操作指引（一）需求提出与确认需求发起业务部门根据工作计划或实际需求，填写《采购申请单》（详见模板一），明确采购物资/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等关键信息。若为新增品类或特殊规格需求，需附《需求说明书》，说明技术参数、验收标准等细节。需求审核部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，确认与部门工作计划的匹配度。采购部门对需求的可行性（如市场供应情况、预算合规性）进行复核，必要时与技术部门或财务部门会商。（二）采购计划与预算审批计划汇总采购部门汇总各部门《采购申请单》，按月度/季度编制《采购计划表》（详见模板二），明确采购品类、数量、时间节点、总预算等。预算审批财务部门对《采购计划表》的预算金额进行审核，保证符合企业年度预算安排。根据采购金额分级审批：金额≤5000元：由采购部门负责人审批；5000元＜金额≤5万元：由分管副总审批；金额＞5万元：由总经理办公会审批。（三）供应商选择与管理供应商寻源采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商，优先选择合作良好、资质齐全、性价比高的供应商。新供应商需提交《供应商资质表》（详见模板三），包括营业执照、相关行业许可证、质量体系认证、过往合作案例等材料，由采购部门联合技术、质量部门进行资质审核。供应商评估对入围供应商进行综合评估，指标包括：价格（占比30%）、质量（占比30%）、交期（占比20%）、服务（占比15%）、信誉（占比5%），形成《供应商评估报告》。定期（每季度/半年）对合作供应商进行复评，淘汰评分不达标或存在违规行为的供应商。（四）采购订单与合同签订订单下达确定供应商后，采购部门下达《采购订单》（详见模板四），明确物资/服务规格、数量、单价、交货地点、付款方式、违约责任等条款，经双方签字盖章后生效。合同签订（金额＞1万元时适用）重大采购需签订正式《采购合同》（详见模板五），合同条款需经法务部门审核，保证符合《民法典》《合同法》等法律法规要求，明确双方权利义务、验收标准、争议解决方式等。（五）采购执行与跟单订单跟踪采购专员定期跟进订单执行情况，督促供应商按时交付，对可能出现的延期风险（如供应链问题、生产异常）提前预警，协调解决方案。变更处理若需变更采购数量、交货日期等，由需求部门提交《变更申请单》，经原审批流程审批后，与供应商签订《补充协议》，保证变更可追溯。（六）验收与入库到货检验物资到货后，由需求部门、采购部门、质检部门共同参与验收：数量核对：清点实物数量是否与订单一致；质量检验：对照技术参数、行业标准进行检测，出具《验收报告》（详见模板六）；服务验收：对服务类采购（如IT运维、保洁服务），按合同约定标准评估服务效果。入库登记验收合格后，仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》，更新库存台账；验收不合格的，由采购部门联系供应商退换货或索赔，并记录《不合格品处理报告》。（七）付款与结算发票审核供应商提交合规发票后，财务部门核对发票信息与订单、合同、入库单的一致性，确认无误后录入付款系统。付款审批财务部门根据合同约定付款方式（如预付款、进度款、尾款），编制《付款审批表》（详见模板七），按审批权限报批：预付款：需附合同复印件及预付款担保文件；尾款：需附《验收报告》及质保金扣款说明（如有）。资金支付审批通过后，由财务部门通过银行转账等方式付款，保留付款凭证，同步更新供应商往来账款。（八）采购档案归档资料收集采购活动结束后，采购部门整理全套资料，包括：采购申请单、审批文件、供应商资质、招标/询价记录、合同、订单、验收报告、发票、付款凭证等。分类归档按采购项目或时间顺序整理档案，电子档备份至企业服务器，纸质档装订成册，标注“采购-年份-项目编号”，保存期限不少于5年，以备审计或查询。三、配套工具表单模板模板一：采购申请单申请单号：申请部门：申请人：联系方式：采购品类□办公设备□原材料□服务□其他采购理由物资名称规格型号单位数量期望到货日期用途说明部门负责人签字：日期：采购部复核意见：日期：财务部审核意见：日期：分管领导审批：日期：模板二：采购计划表（月度）月份：编制人：审批人：序号申请部门采购品类12合计模板三：供应商资质表供应商名称：联系人：联系方式：统一社会信用代码：注册地址：经营范围：资质文件清单：□营业执照□行业许可证□质量体系认证□其他（请注明）附件：（粘贴或附资质文件复印件）采购部审核意见：技术部审核意见：签字：日期：签字：模板四：采购订单订单号：签订日期：供应商名称：收货地址：联系人：联系方式：序号物资名称规格型号12订单金额（大写）：小写：备注：采购方（盖章）：供应商（盖章）：经办人：经办人：日期：日期：模板五：采购合同（简化版）合同编号：甲方（采购方）：公司名称乙方（供应商）：公司名称签订日期：年月日第一条采购内容物资名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）交货日期交货地点第二条质量标准乙方所供物资需符合国家标准及甲方技术参数要求，提供质量保证书及出厂检测报告。第三条验收甲方应在物资到货后5个工作日内验收，验收合格后签署《验收报告》；验收不合格的，乙方应在7日内更换或退货，相关费用由乙方承担。第四条付款方式预付款：合同签订后3个工作日内，甲方向乙方支付总金额的30%；尾款：验收合格后30日内，支付剩余70%。第五条违约责任乙方延期交货，每逾期1日按总金额的0.5%支付违约金；甲方逾期付款，每逾期1日按应付金额的0.5%支付违约金。第六条争议解决本合同履行过程中发生的争议，双方应友好协商协商；协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。甲方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：日期：乙方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：日期：模板六：验收报告验收单号：验收日期：验收地点：供应商名称物资名称规格型号验收项目标准要求实际结果1.数量核对2.质量检测3.包装标识验收结论：□合格□不合格（不合格原因说明：）参验人员签字：需求部门：采购部门：日期：日期：日期：模板七：付款审批表付款单位：付款金额（元）：付款方式：付款事由：□预付款□进度款□尾款（合同编号：）附件清单：□采购合同□发票□验收报告□订单□其他申请人：部门负责人：日期：日期：财务部审核：采购部复核：分管领导审批：日期：日期：日期：四、执行要点与风险提示（一）合规性优先采购活动需严格遵守《中华人民共和国采购法》（如适用）、《中华人民共和国招标投标法》及企业内部《采购管理制度》，禁止化整为零规避招标或采购。大额采购（如金额＞10万元）原则上需采用公开招标方式，确需采用邀请招标或单一来源采购的，需经总经理办公会集体决策并书面说明理由。（二）风险控制供应商风险：定期核查供应商资质，避免与失信企业合作；对关键物资供应商，建立备选名单，降低供应中断风险。质量风险：明确验收标准，必要时引入第三方检测机构参与验收；保留质保金（一般为合同金额的5%-10%），质保期满无质量问题后支付。廉洁风险：采购人员严禁收受供应商回扣、礼品等不正当利益，违规者将追究法律责任；关键岗位实行定期轮岗制度。（三）流程优化企业可引入ERP系统实现采购流程线上化，提高审批效率、减少人为干预；定期（每年度）回顾采购流程，根据业务发展需求优