合同管理模板化流程操作指导书

合同管理模板化流程操作指导书前言为规范企业合同全生命周期管理，降低法律风险，提高合同处理效率，特制定本操作指导书。本指导书基于标准化、模板化理念，明确合同从需求提出到归档管理的各环节操作要求，适用于企业内部各部门及合同相关岗位人员，保证合同管理流程清晰、责任明确、操作规范。一、适用范围与应用场景（一）适用主体本指导书适用于企业各部门（包括采购部、销售部、法务部、财务部、行政部等）的合同管理工作，涵盖合同起草、审核、签署、履行、变更、终止及归档全流程。（二）应用场景日常业务合同处理：如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等标准化合同的模板化操作；专项合同管理：如合作开发合同、保密协议、框架协议等非标合同的模板化适配流程；合同批量处理：同一类型多份合同（如年度采购框架协议下的分批订单）的高效化流程管理；合同合规审查：法务部门基于模板进行标准化条款审查，提升审查效率与一致性。二、合同管理全流程操作步骤（一）第一步：合同需求提出与审批操作目标：明确合同需求，保证业务需求合法、合规且符合企业战略。操作步骤：需求发起：业务部门根据业务需要，填写《合同需求申请表》（详见模板一），明确以下信息：合同相对方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）；合同类型（如采购、销售、服务等）、标的物/服务内容、数量、金额；核心需求（如交付时间、付款方式、质量标准等）；相关附件（如技术参数、报价单、合作意向书等）。部门初审：部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，重点确认业务需求是否符合部门预算及年度计划，签字确认后提交至法务部门。法务预审：法务部门对合同主体的合法性（如是否为失信被执行人、经营范围是否匹配）、需求条款的合规性（如是否违反法律法规强制性规定）进行预审，出具《法务预审意见表》，反馈至业务部门调整需求。最终审批：需求金额达到一定标准（如人民币10万元以上）或涉及重大事项的，需提交至总经理办公会审批，审批通过后进入合同起草环节。（二）第二步：合同起草与模板选用操作目标：基于标准化模板起草合同，保证条款完整、权责清晰、风险可控。操作步骤：模板选择：优先从企业《合同模板库》中选择对应类型的标准模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》）；无标准模板或需特殊条款的，可在基础模板上修改，但需经法务部门审核确认。条款填写：按照“先主体、后权利义务、后违约责任”顺序填写，保证合同当事人名称、统一社会信用代码、法定代表人等信息准确无误（与营业执照一致）；明确合同标的（如产品名称、型号规格、服务内容）、数量、质量标准（如国标、行标或双方约定标准）、价款及支付方式（如分期付款节点、账户信息）、履行期限（如交付时间、服务周期）、违约责任（如逾期付款违约金比例、违约赔偿范围）等核心条款；禁止出现“未尽事宜双方协商解决”等模糊表述，需明确协商不成时的争议解决方式（如仲裁或诉讼，并明确管辖机构）。附件准备：将技术参数、图纸、验收标准等作为合同附件，在合同中注明“附件为本合同组成部分，与本合同具有同等法律效力”。（三）第三步：合同内部审核操作目标：多部门联合审核，保证合同条款合法、合规、合理，规避企业风险。操作步骤：审核发起：业务部门将起草完成的合同及《合同审批表》（详见模板二）提交至法务部门，发起内部审核流程。分部门审核：法务部门：审核合同主体资格、条款合法性（如格式条款是否排除对方主要权利）、违约责任对等性、争议解决条款有效性等，出具《法务审核意见》；财务部门：审核价款支付方式、发票开具要求、税费承担、财务入账合规性等，出具《财务审核意见》；业务部门：审核合同内容是否符合业务需求、履约能力是否匹配（如供应商产能、客户信用）等，出具《业务审核意见》；其他部门：涉及技术、安全等特殊要求的，需技术部、安全部等部门出具专项审核意见。意见汇总与修改：法务部门汇总各部门审核意见，反馈至业务部门修改合同；修改后需重新提交至原审核部门确认，直至所有审核意见闭环。（四）第四步：合同对方确认与签署操作目标：与合同相对方就条款达成一致，保证签署程序合法，合同生效。操作步骤：对方确认：业务部门将最终审核通过的合同文本发送至合同相对方，通过面签、邮件（需对方确认接收）或企业协同办公系统发送，获取对方书面确认意见（如盖章的《合同确认函》或扫描件）。签署准备：纸质合同：准备一式多份（如正本2份、副本4份，根据双方约定调整），保证每份合同文本一致；电子合同：通过第三方电子签约平台（如法大大、e签宝）签署，保证签署人身份真实、电子签名有效。签署授权：合同相对方为企业的，需核验其《法定代表人身份证明书》及授权委托书（如由非法定代表人签署），保证签署人有权代表企业；本方签署：法定代表人或其授权代理人签字，并加盖企业合同专用章（严禁使用公章或财务章代替）。合同生效：双方签字盖章后，合同即告生效（如约定附条件或附期限生效的，需满足生效条件）。（五）第五步：合同履行与跟踪操作目标：监控合同履行进度，及时发觉并处理履约风险，保证合同目的实现。操作步骤：履约计划制定：业务部门根据合同约定，制定《合同履约计划表》（详见模板三），明确关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）、责任人及完成标准。进度跟踪：定期（如每周/每月）检查履约进度，记录《合同履约跟踪表》，对比计划与实际差异；对延迟履约或可能无法履行的，及时向法务部门及分管负责人报告，启动风险预警机制。验收与确认：合同涉及交付标的物或服务的，业务部门需组织相关部门（如技术部、质检部）进行验收，出具《验收合格证明》；涉及款项支付的，财务部门凭验收证明及发票办理付款手续，保证支付流程合规。（六）第六步：合同变更、终止与归档操作目标：规范合同变更与终止程序，保证档案完整、可追溯。操作步骤：合同变更：履行过程中需变更条款的，由业务部门与对方协商一致，签订《合同变更协议》（使用《合同变更模板》），明确变更内容、生效条件及原合同效力处理；变更协议需经原审批流程审核后签署，并入原合同档案。合同终止：合同正常履行完毕的，业务部门确认终止并记录；因一方违约或不可抗力导致终止的，需收集违约证据、不可抗力证明等，通过协商、仲裁或诉讼解决争议，形成《合同终止报告》。合同归档：合同签署后10个工作日内，业务部门将合同正本、审批表、附件、履约记录、变更/终止协议等资料整理成册，提交至行政档案管理部门；档案管理部门按“一合同一档”原则编号、登记、存放，电子合同同步至企业档案管理系统，保存期限不少于合同履行完毕后10年（法律法规另有规定的从其规定）。三、常用模板表格模板一：合同需求申请表申请部门申请人申请日期合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他________合同相对方标的物/服务内容数量金额（元）大写：________小写：________履行期限核心需求说明（可另附页，如技术参数、交付标准等）附件清单□报价单□技术协议□合作意向书□其他________部门负责人意见签字：________日期：________法务预审意见总经理审批意见签字：________日期：________模板二：合同审批表合同名称合同编号起草部门起草人合同相对方签署日期合同主要内容摘要（标的、金额、履行期限等核心条款）法务审核意见签字：________日期：________财务审核意见签字：________日期：________业务部门审核意见签字：________日期：________其他部门意见（如技术部）签字：________日期：________分管副总审批签字：________日期：________总经理审批签字：________日期：________模板三：合同履约跟踪表合同编号合同名称履约阶段□交付□验收□付款□售后□其他________计划节点实际完成情况责任人风险描述（如延迟、质量问题等）处理措施验收结果□合格□不合格（不合格原因：________）验收人记录人记录日期四、操作关键点与风险提示（一）模板使用规范严禁擅自修改标准模板的强制性条款（如管辖约定、违约责任计算方式），如需调整需经法务部门书面批准；模板库由法务部门统一维护更新，每季度组织一次模板适用性评估，保证与最新法律法规及业务需求匹配。（二）审核要点把控主体审核：核验合同相对方营业执照、授权委托书等文件，避免与无民事行为能力人或超越权限的主体签约；条款审核：重点关注“免责条款”“格式条款”“争议解决方式”，保证不违反《民法典》等法律法规的强制性规定。（三）签署程序合规禁止“先履行后签字”或“空白合同盖章”，保证合同文本经双方确认无误后再签署；电子合同签署需通过第三方认证平台，保证签署人身份真实及电子签名法律效力。（四）履约监控与档案管理业务部门需定期向法务部门及分管负责人报送《合同履约跟踪表》，重大风险事项需24小时内上报；合同档案借阅需经部门