税收征管档案管理办法

税收征管档案管理办法一、总则（一）目的为了加强税收征管档案管理，规范税收征管档案的收集、整理、保管、利用等工作，保障税收征管工作的顺利开展，根据《中华人民共和国税收征收管理法》及其实施细则等相关法律法规，结合本地区税收征管实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本地区各级税务机关在税收征收、管理、检查等工作中形成的各类档案资料的管理。包括但不限于税务登记、纳税申报、税款征收、发票管理、税务稽查等业务环节产生的纸质档案、电子档案及其他相关资料。（三）基本原则1.依法合规原则税收征管档案管理工作必须严格遵守国家法律法规和税收征管制度，确保档案的真实性、完整性和合法性。2.统一管理原则各级税务机关应设立专门的档案管理机构或岗位，对税收征管档案实行集中统一管理，保证档案管理工作的规范化和标准化。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案信息的安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。4.方便利用原则在保证档案安全和保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为税收征管工作提供便捷的信息支持。二、档案管理职责（一）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本办法，制定本地区税收征管档案管理的具体制度和操作规程。2.负责组织、指导、监督和检查本地区各级税务机关的税收征管档案管理工作。3.集中管理本地区重要的税收征管档案资料，按照规定的保管期限和要求进行整理、保管和销毁。4.开发利用税收征管档案信息资源，为税收征管决策、纳税服务、税务稽查等工作提供支持。5.组织开展档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）业务部门职责1.负责本部门税收征管档案资料的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.按照档案管理机构的要求，及时将应归档的档案资料移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理机构做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的业务支持和信息。（三）档案管理人员职责1.认真履行岗位职责，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，保证档案的质量。3.做好档案的保管、安全防护和保密工作，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.按照规定的程序和要求，为税务机关内部各部门及外部单位提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和记录。5.积极参与档案信息资源的开发利用工作，协助业务部门开展相关查询和统计分析。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.税务登记类：包括纳税人设立、变更、注销税务登记等相关资料，如营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证明、公司章程等。2.纳税申报类：纳税人各类纳税申报表、财务会计报表、附报资料等。3.税款征收类：完税凭证、税收缴款书、退税申请及审批资料等。4.发票管理类：发票领购簿、发票开具和取得记录、发票缴销资料等。5.税务稽查类：稽查通知书、稽查工作底稿、询问笔录、证据材料、稽查报告、税务处理决定书、税务行政处罚决定书等。6.其他类：税收征管过程中涉及的各类审批文件、备案资料、税收协定执行情况资料、税收征管信息化系统产生的数据备份等。（二）收集要求1.各业务部门应按照税收征管工作流程，及时收集本部门产生的各类档案资料，确保资料的完整性和准确性。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。对于电子文件，应确保其原始性、真实性和可读性，并按照规定进行格式转换和存储。3.对于同一业务事项涉及多份资料的，应进行系统整理，确保资料之间的关联性和逻辑性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类。可分为综合类、税务登记类、纳税申报类、税款征收类、发票管理类、税务稽查类等一级类目，在一级类目下再根据具体业务内容设置二级及以下类目。2.编号：对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和检索。编号可采用年份+业务类别+顺序号的方式，如“2023SD001”，其中“2023”表示年份，“SD”表示税务登记类，“001”表示该类别的顺序号。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数、备注等内容。题名应准确反映档案的主要内容，日期应填写档案形成的具体年月日。4.装订：对纸质档案资料进行装订，确保整齐牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，页号编写在右上角。对于纸张规格不一致的资料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。四、档案的保管（一）保管期限税收征管档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案：涉及税收征管重大事项、具有长期查考利用价值的档案，如税收征管制度文件、税务稽查重大案件卷宗、税收征管信息化系统建设及运行维护重要资料等。2.保管30年的档案：纳税人税务登记、纳税申报、税款征收等主要业务环节形成的档案资料，以及税务机关内部管理中具有重要参考价值的文件材料。3.保管10年的档案：除永久和保管30年以外的其他税收征管档案资料。（二）保管场所1.各级税务机关应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备，如档案密集架、电脑、打印机、复印机等，便于档案的整理、查阅和管理。（三）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序存放在档案密集架上，便于查找和管理。同时，应建立纸质档案目录索引，方便快速检索。2.电子档案应进行分类存储，存储介质应定期进行备份，异地存放，确保数据的安全性和完整性。电子档案应建立相应的索引和检索系统，便于查询和利用。3.对于一些特殊载体的档案，如光盘、磁带等，应按照相关规定进行保管，注明载体内容、形成时间、保管期限等信息。（四）档案保管检查1.档案管理机构应定期对档案保管情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的数量、质量、保管期限、安全状况等。2.检查过程中发现档案有损坏、变质、丢失等情况，应及时采取措施进行修复、补充或查找，并做好记录。对于因保管不善造成档案损失的，应追究相关人员的责任。3.档案管理人员应做好日常的档案清点和核对工作，确保档案的账实相符。五、档案的利用（一）利用范围1.税务机关内部各部门在税收征管、纳税服务、税务稽查等工作中需要查阅档案资料的。2.上级税务机关对下级税务机关进行工作检查、指导时需要查阅相关档案的。3.司法机关、审计机关等依法需要查阅税收征管档案资料的。4.纳税人按照规定申请查阅自身涉税档案资料的。（二）利用程序1.内部查阅税务机关内部各部门查阅档案资料，应填写《税收征管档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等，经本部门负责人签字同意后，到档案管理机构办理查阅手续。档案管理机构应按照申请表的要求，及时提供档案资料，并做好查阅登记。2.外部查阅司法机关、审计机关等依法查阅税收征管档案资料，应出具相关单位的介绍信、工作证等有效证件，并填写《税收征管档案查阅申请表》，经税务机关分管领导批准后，到档案管理机构办理查阅手续。档案管理机构应在规定的场所提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅过程中，档案管理人员应进行现场监督，确保档案资料的安全和保密。3.纳税人查阅纳税人申请查阅自身涉税档案资料，应提交本人有效身份证件和书面申请，注明查阅内容和用途。税务机关受理后，经审核符合规定的，到档案管理机构办理查阅手续。档案管理机构应按照规定为纳税人提供查阅服务，并做好查阅记录。纳税人查阅档案资料时，不得擅自涂改、抽取、复制、转借、传播档案内容。（三）利用限制1.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的税收征管档案资料，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅、复制和传播。2.查阅档案资料时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理机构同意，并在规定的范围内使用。3.档案资料原则上不得外借，确因工作需要外借的，应按照规定办理审批手续，并限期归还。归还时，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理机构应定期对已到保管期限的税收征管档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。2.鉴定小组应按照档案保管期限的规定，对每一份档案进行逐一审查，根据档案的内容、重要程度、查考利用价值等因素，确定档案的存毁。3.鉴定过程中，应形成鉴定意见书，详细记录档案的基本情况、鉴定依据和鉴定结论。鉴定意见书应由鉴定小组成员签字确认。（二）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，应编制《税收征管档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.《税收征管档案销毁清册》经档案管理机构负责人审核，报税务机关分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的彻底销毁。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应在销毁清册上注明“已销毁”字样，并将销毁清册永久保存。七、信息化管理（一）档案管理系统建设1.各级税务机关应建立税收征管档案管理系统，实现档案管理的信息化、规范化和自动化。档案管理系统应具备档案的收集、整理、编目、存储、查询、统计、借阅、鉴定、销毁等功能模块。2.档案管理系统应与税收征管信息化系统进行有效对接，实现档案数据的实时采集和共享，提高档案管理工作效率。3.档案管理系统应具备数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。同时，应制定数据恢复应急预案，应对突发情况。（二）电子档案管理1.加强电子档案的收集和整理，确保电子档案的格式规范、内容完整、元数据准确。电子档案应按照规定进行分类、编号、编目，并与纸质档案建立对应关系。2.建立电子档案存储管理制度，采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期对电子档案进行迁移和备份。电子档案存储介质应标明存储内容、存储时间、保管期限等信息。3.利用电子档案管理系统对电子档案进行检索和利用，提供便捷的在线查阅和下载服务。同时，应加强对电子档案利用的权限管理，确保档案信息的安全。八、监督与检查（一）监督机制1.各级税务机关应建立健全税收征管档案管理监督机制，加强对档案管理工作的日常监督和检查。2.档案管理机构应定期对本地区各级税务机关的档案管理工作进行自查自纠，及时发现问题并整改。3.上级税务机关应加强对下级税务机关档案管理工作的指导和监督，定期开展档案管理工作专项检查，对发现的问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的操作是否符合规定。2.档案管理机构和人员的设置及职责履行情况，档案管理人员是否具备相应的业务能力和素质。3.档案库房的安全防护设施建设和运行情况，档案资料的存放是否规范、安全。4.档案管理信息化系统的建设和使用情况，电子档案的管理是否符合要求。5.档案查阅、借阅等利用情况，是否按照规定的程序和要求进行操作，是否存在违规利用档案的行为。（三