科研技术文档管理办法

科研技术文档管理办法一、总则（一）目的为加强公司科研技术文档的规范化管理，确保科研技术文档的完整性、准确性和保密性，提高科研技术工作效率，促进公司科研技术水平的提升，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及科研技术活动产生的文档管理，包括但不限于科研项目立项文档、研究过程文档、实验数据记录、技术报告、知识产权相关文档等。（三）管理原则1.集中统一原则：公司科研技术文档实行集中统一管理，由专门的文档管理部门负责文档的收集、整理、存储、检索和利用等工作。2.全程管理原则：对科研技术文档形成、积累、整理、归档等过程进行全程跟踪管理，确保文档的完整性和准确性。3.保密安全原则：严格遵守国家相关法律法规和公司保密制度，确保科研技术文档的保密性和安全性，防止文档泄露、丢失或损坏。4.方便利用原则：在确保文档安全保密的前提下，充分考虑文档利用的便利性，提高文档的使用效率，为公司科研技术创新和业务发展提供有力支持。二、文档管理职责分工（一）文档管理部门职责1.制定和完善公司科研技术文档管理办法及相关规章制度，并组织实施。2.负责科研技术文档的集中统一管理，建立文档管理数据库，对文档进行分类、编号、存储和检索。3.指导和监督各部门科研技术文档的形成、积累、整理和归档工作，定期对各部门文档管理工作进行检查和考核。4.负责科研技术文档的借阅、查阅、复制等服务工作，按照规定办理相关手续，确保文档的安全使用。5.负责科研技术文档的保密管理，制定保密措施，对涉及公司机密的文档进行严格管控。6.组织开展科研技术文档的鉴定、销毁等工作，对过期或无用的文档进行妥善处理。7.参与公司科研项目验收工作，负责审核项目文档的完整性和规范性。（二）项目负责人职责1.负责本项目科研技术文档的总体策划和组织协调工作，确保项目文档的及时形成和有效积累。2.指导项目组成员按照文档管理要求进行文档的整理和归档工作，对项目文档的质量负责。3.审核项目文档的内容，确保文档的准确性和完整性，及时向文档管理部门提交归档文档。4.在项目实施过程中，配合文档管理部门做好文档的阶段性检查和验收工作。（三）项目组成员职责1.按照项目文档管理要求，及时、准确地记录和整理个人在项目研究过程中产生的各类文档，包括实验数据、工作记录、技术报告等。2.将整理好的个人文档定期提交给项目负责人，配合项目负责人完成项目文档的整体归档工作。3.严格遵守公司文档保密制度，妥善保管个人使用的科研技术文档，防止文档丢失或泄露。三、文档分类与编号（一）文档分类1.科研项目立项文档：包括项目申请书、可行性研究报告、项目立项批复等。2.研究过程文档：涵盖项目研究计划、实验方案、实验记录、研究进展报告、会议纪要等。3.实验数据记录：包含各类实验数据原始记录、数据分析报告、测试报告等。4.技术报告：如项目技术总结报告、技术成果报告、专利申请技术报告等。5.知识产权相关文档：包括专利申请书、软件著作权登记材料、商标注册文件、技术秘密保护协议等。6.其他文档：与科研技术活动相关的其他各类文档，如合作协议、技术交流材料、培训资料等。（二）文档编号1.科研技术文档编号采用“项目编号文档类别代码顺序号”的结构。2.项目编号：按照公司科研项目编号规则编制，由项目主管部门负责分配。3.文档类别代码：根据文档分类设置相应的代码，具体如下：科研项目立项文档：LD研究过程文档：YC实验数据记录：SJ技术报告：BG知识产权相关文档：IP其他文档：QT4.顺序号：按照文档形成的先后顺序依次编号，从001开始。例如，某科研项目编号为KJ202301，该项目的一份研究过程文档（会议纪要）编号为：KJ202301YC005。四、文档的形成与积累（一）基本要求1.科研技术文档应使用A4纸打印或书写，字迹清晰、工整，内容完整、准确。2.文档应使用中文撰写，如需要使用外文，应同时提供中文译文。3.文档中的图表、数据应准确无误，图表应清晰标注名称、编号、来源等信息。（二）形成过程1.在科研项目立项阶段，项目负责人应组织编制项目申请书、可行性研究报告等立项文档，确保立项文档符合项目申报要求和相关法律法规。2.项目实施过程中，项目组成员应按照项目研究计划和实验方案，及时记录实验数据、研究进展等情况，形成实验数据记录、研究过程文档等。每次实验结束后，实验人员应认真填写实验记录，确保记录真实、完整、准确，并由实验负责人审核签字。3.项目负责人应定期组织项目组召开会议，讨论项目进展情况，解决存在的问题，并形成会议纪要。会议纪要应详细记录会议讨论的主要内容、决议事项、责任人及完成时间等。4.在项目研究取得阶段性成果或完成后，项目负责人应组织撰写技术报告、科研项目总结报告等文档，总结项目研究成果、技术创新点、应用前景等内容。技术报告应按照相关行业标准和规范进行编制，确保报告的科学性、规范性和实用性。（三）积累要求1.项目组成员应及时将个人在项目研究过程中形成的各类文档进行整理和分类，定期提交给项目负责人。2.项目负责人应定期对项目文档进行检查和梳理，确保文档的完整性和准确性。对于发现的问题，应及时组织项目组成员进行补充和完善。3.在项目研究过程中，如涉及与外部单位的合作或交流，项目负责人应及时收集相关的合作协议、技术交流材料等文档，并按照公司文档管理要求进行整理和归档。五、文档的整理与归档（一）整理要求1.文档管理部门应定期对各部门提交的科研技术文档进行整理，按照文档分类和编号规则进行分类、排序。2.对每份文档进行核对，确保文档内容完整、准确，签字盖章等手续齐全。对于不符合要求的文档，应及时返回相关部门进行补充或修改。3.去除文档中的金属物（如订书钉、回形针等），采用统一的档案袋或文件夹进行装订，确保文档整齐、牢固。（二）归档流程1.项目负责人在项目完成或阶段性成果验收后，应及时将整理好的项目文档提交给文档管理部门。2.文档管理部门收到项目文档后，对文档进行再次审核和整理，确认无误后进行编号、登记，并填写《科研技术文档归档清单》。3.将归档文档按照类别和编号顺序存入档案库或电子文档管理系统中，建立相应的文档目录索引，以便于查询和利用。（三）归档时间1.科研项目立项文档应在项目立项批复后15个工作日内归档。2.研究过程文档、实验数据记录等应按照项目研究进度，定期进行归档，一般每季度归档一次。3.技术报告、科研项目总结报告等应在项目验收通过后15个工作日内归档。4.知识产权相关文档应在申请文件提交后15个工作日内归档。六、文档的存储与保管（一）存储方式1.科研技术文档采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储。2.纸质档案应存放在专门的档案库中，档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保管。3.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）保管期限1.科研项目立项文档、知识产权相关文档等具有长期保存价值的文档，保管期限为永久。2.研究过程文档、实验数据记录、技术报告等文档的保管期限根据项目性质和相关规定确定，一般为1030年。3.其他文档的保管期限由文档管理部门根据实际情况确定，一般为510年。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对于纸质档案，如发现有破损、霉变等情况，应及时进行修复或更换；对于电子档案，应定期进行数据维护，确保数据的完整性和可用性。2.严格控制档案库的访问权限，只有经过授权的人员才能进入档案库。档案管理人员应妥善保管档案库钥匙和密码，不得随意泄露。3.对档案的借阅、查阅等情况进行详细记录，包括借阅人、查阅时间、查阅内容等信息，以便于追溯和管理。七、文档的利用与借阅（一）利用原则1.科研技术文档的利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保文档的正常使用和不被滥用。2.在保证文档安全保密的前提下，充分发挥文档的作用，为公司科研技术创新、业务发展、决策支持等提供服务。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅科研技术文档的，应填写《科研技术文档查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审核签字后，提交给文档管理部门。文档管理部门根据申请内容，在档案库或电子文档管理系统中进行查找，并提供相应的文档供查阅人查阅。查阅人应在指定的地点查阅文档，不得擅自将文档带出查阅地点。2.复制：如因工作需要复制科研技术文档的，查阅人应在《科研技术文档查阅申请表》中注明复制内容和份数，经所在部门负责人和文档管理部门负责人审核签字后，按照规定进行复制。复制的文档应加盖文档管理部门的“复制章”，并注明复制日期和份数。3.借阅：公司内部人员因工作需要借阅科研技术文档的，应填写《科研技术文档借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和文档管理部门负责人审批签字后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的文档，不得转借他人，不得在文档上涂改、标记、污损等。借阅期满后，应及时归还文档。（三）利用限制1.涉及公司机密的科研技术文档，未经公司保密委员会批准，不得对外提供查阅、复制或借阅。2.对于尚未解密的知识产权相关文档，应严格按照国家有关知识产权法律法规和公司保密制度进行管理，限制其使用范围。3.在利用科研技术文档过程中，如发现文档存在问题或疑问，应及时与文档管理部门沟通，不得擅自处理。八、文档的保密管理（一）保密制度1.公司建立健全科研技术文档保密制度，明确保密责任和保密措施，加强对文档保密工作的管理。2.所有接触科研技术文档的人员应签订保密协议，承诺遵守公司保密制度，保守公司机密。3.对涉及公司机密的科研技术文档，应按照公司保密级别进行分类管理，采取相应的保密措施，如加密存储、限制访问权限等。（二）保密措施1.纸质档案的保密措施：对涉及公司机密的纸质档案，应存放在专门的保密档案柜中，并设置密码锁。档案管理人员应定期更换密码，确保密码安全。在档案的传递过程中，应采用专人专车或加密邮寄等方式，确保档案的安全。2.电子档案的保密措施：对电子档案进行加密存储，设置不同级别的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应级别的电子档案。定期对电子档案进行病毒查杀和安全检测，防止电子档案被恶意攻击或泄露。加强对电子文档管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设施，防止外部非法入侵。（三）保密监督与检查1.文档管理部门应定期对科研技术文档的保密情况进行检查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应定期对科研技术文档保密制度的执行情况进行审计，对违反保密制度的行为进行严肃处理。3.对于因工作失误或故意泄露公司科研技术文档机密的人员，公司将按照相关规定追究其责任，情节严重的将依法追究法律责任。九、文档的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.科研技术文档的鉴定应遵循客观、公正、科学的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.根据文档的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对文档进行全面评估，确定是否需要继续保存或销毁。（二）鉴定组织1.成立科研技术文档鉴定小组，由文档管理部门负责人、相关技术专家、档案管理人员等组成。2.鉴定小组负责对科研技术文档进行定期鉴定，制定鉴定计划，组织实施鉴定工作，并形成鉴定意见。（三）鉴定内容1.审查文档的完整性、准确性和规范性，确保文档内容真实、有效。2.评估文档的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。3.分析文档的现实利用价值，判断文档是否还有继续使用的必要。（四）销毁流程1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的文档，由文档管理部门填写《科研技术文档销毁申请表》，注明销毁文档的名称、编号、数量