疗养酒店采购管理办法

疗养酒店采购管理办法一、总则（一）目的为加强疗养酒店采购管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保障酒店运营所需物资和服务的质量，控制采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于疗养酒店所有物资采购、服务采购等相关活动，包括但不限于食品饮料、客房用品、医疗设备及耗材、维修保养服务、清洁服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购过程合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、符合行业标准和酒店使用要求的物资和服务。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高经济效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商有平等的机会参与竞争。5.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行合同约定，维护双方的合法权益。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定和执行采购计划，根据酒店运营需求，合理安排采购时间和数量。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护良好的供应商关系。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款明确、合理，保障酒店利益。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议，不断优化采购流程和成本控制。2.采购人员岗位要求具备良好的职业道德和敬业精神，诚实守信，廉洁奉公。熟悉采购业务流程，掌握市场动态和供应商信息，具备较强的谈判能力和沟通协调能力。具备一定的财务知识，能够进行成本分析和预算控制。熟悉相关法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。（二）其他相关部门1.使用部门负责提出物资和服务的需求计划，明确规格、型号、数量等详细要求，并对需求的合理性负责。参与供应商的评估和选择，提供使用反馈意见，协助采购部门确定采购标准。配合采购部门进行到货验收工作，对物资和服务的质量进行检验和确认。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保采购费用的合理性和合规性。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关，保障酒店资金安全。定期对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。3.质量控制部门制定物资和服务的质量检验标准和流程，负责到货物资和服务的质量检验工作。对不合格品进行判定和处理，跟踪整改情况，确保酒店使用的物资和服务符合质量要求。三、采购流程（一）需求计划1.使用部门根据酒店运营情况和实际需求，每月[具体时间]前提交次月物资和服务需求计划。需求计划应详细列出物资名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息，并说明需求的紧急程度。2.采购部门收到需求计划后，进行汇总和审核。对于不合理或重复的需求，与使用部门沟通协调，进行调整和优化。（二）采购申请1.采购部门根据审核后的需求计划，结合库存情况，确定采购申请。采购申请应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购申请需经相关领导审批。审批流程如下：采购金额在[X]元以下的，由采购部门负责人审批。采购金额在[X]元至[X]元之间的，由分管采购的副总经理审批。采购金额在[X]元以上的，由总经理审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和筛选，建立供应商名录。2.根据采购物资或服务的特点和要求，制定供应商评估标准。评估标准应包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。3.采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察和评估，填写供应商评估表。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估不合格的供应商，不得列入采购名单。4.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等内容。定期对供应商进行动态评估和管理，对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门根据采购申请，选择合适的供应商进行谈判。谈判前，采购人员应充分了解市场行情和供应商情况，制定谈判策略和底线。2.在谈判过程中，采购人员应与供应商就物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成双方满意的协议。谈判结果应形成谈判记录，由双方签字确认。3.根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。4.采购合同经采购部门负责人审核后，提交法律部门或法律顾问进行审核。法律部门对合同条款的合法性、完整性进行审查，提出修改意见。采购部门根据审核意见对合同进行修改和完善，确保合同合法有效。5.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门负责将合同副本分发给相关部门，如使用部门、财务部门等，以便各部门跟踪合同执行情况。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，及时下达采购订单给供应商。采购订单应明确订单编号、物资或服务名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等信息。2.在采购订单下达后，采购人员应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保订单按时、按质、按量完成。如遇特殊情况需要变更订单，应按照合同约定的程序进行审批和通知。（六）到货验收1.物资到货前，采购部门应提前通知使用部门和质量控制部门做好验收准备工作。2.物资到货时，质量控制部门按照质量检验标准和流程对物资进行检验。检验内容包括物资的外观、规格型号、数量、质量证明文件等。对于需要进行性能测试或试用的物资，应按照相关要求进行测试和试用。3.使用部门对物资的适用性进行检验，确认物资是否符合使用要求。如发现物资存在质量问题或与合同约定不符，应及时通知采购部门与供应商协商解决。4.验收合格的物资，由质量控制部门和使用部门在验收单上签字确认。验收单应包括物资名称、规格型号、数量、验收情况等内容。采购部门凭验收单办理入库手续。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商更换或处理，并跟踪处理结果。（七）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收单，填写付款申请单。付款申请单应包括供应商名称、合同编号、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。2.付款申请单经采购部门负责人审核后，提交财务部门审核。财务部门根据合同约定的付款方式和审批流程进行审核，确保付款金额准确无误，付款手续齐全。3.财务部门审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。对于采用预付款方式的采购，应严格控制预付款比例和金额，确保资金安全。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据酒店年度经营计划和物资需求预测，编制年度采购预算。年度采购预算应包括各类物资和服务的采购金额、采购时间等内容。2.在编制采购预算时，采购部门应充分考虑市场价格波动、酒店业务发展变化等因素，确保预算的合理性和准确性。采购预算经相关领导审批后，作为年度采购工作的控制依据。3.采购部门根据年度采购预算，分解制定季度和月度采购预算计划。月度采购预算计划应与酒店月度资金预算相匹配，确保采购资金的合理安排。（二）预算执行与控制1.采购部门严格按照采购预算计划执行采购任务，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的偏差，并向采购部门反馈。采购部门应根据财务部门的反馈意见，采取措施进行调整和纠正，确保采购预算的严格执行。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，明确责任部门和责任人，降低采购风险对酒店运营的影响。（二）风险应对措施1.供应商违约风险加强对供应商的管理和监督，定期评估供应商的信誉和经营状况。在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。建立供应商违约预警机制，及时发现供应商可能出现的违约迹象，采取措施进行防范和处理。2.质量风险严格选择供应商，确保供应商具备良好的质量管理体系和生产能力。加强到货验收环节的质量控制，按照质量检验标准和流程进行检验，确保物资质量符合要求。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和售后服务承诺，对于质量问题及时要求供应商进行整改或更换。3.价格波动风险关注市场价格动态，建立价格信息收集和分析机制，及时掌握价格变化趋势。与供应商协商签订价格调整条款，约定价格调整的条件和方式，降低价格波动对采购成本的影响。合理安排采购时间和数量，采用分批采购、套期保值等方式，规避价格波动风险。4.合同风险加强采购合同的审核和管理，确保合同条款合法、完整、明确。建立合同执行跟踪机制，及时发现合同执行过程中的问题，协调解决合同纠纷。定期对合同执行情况进行总结和分析，评估合同风险，不断完善合同管理流程。六、监督与考核（一）内部监督1.酒店内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门发现问题后，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违规行为，按照酒店相关规定进行严肃处理。（二）考核评价1.建立采购工作考核评价制度，对采购部门和采购人员的工作业绩进行考核评价。考核评价指标包括采购任务完成情况、采购成本控制、物资质量、供应商管理、合同执行情况等方面。2.采购部门定期对采购工作进行总结和自评，形成采购工