电子档案日常管理办法

电子档案日常管理办法一、总则（一）目的为加强公司电子档案的科学管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高公司档案管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的电子档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司电子档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司的电子档案管理工作。2.全程管理原则对电子档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全过程进行有效管理，确保电子档案管理工作的连续性和系统性。3.规范标准原则严格按照国家和行业相关标准、规范，对电子档案的格式、内容、存储等进行标准化管理，保证电子档案的质量和兼容性。4.安全保密原则采取有效的安全保密措施，确保电子档案信息不被泄露、篡改或丢失，保障公司的商业秘密和合法权益。二、电子档案的定义与范围（一）定义电子档案是指公司各部门在履行职责过程中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件材料。（二）范围1.公司各类公文，包括通知、报告、请示、批复等。2.业务文件，如合同协议、项目文档、财务报表等。3.会议文件，包括会议通知、议程、纪要等。4.技术文件，如产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。5.人事档案，包括员工履历、考核、培训等资料。6.其他具有保存价值的电子文件材料。三、电子档案的形成与积累（一）职责分工1.各部门负责本部门电子文件的形成、积累和初步整理工作，指定专人负责电子文件的收集、整理和保管，并确保电子文件的真实性、完整性和准确性。2.档案管理部门负责对各部门电子文件的形成、积累和整理工作进行指导和监督。（二）形成要求1.电子文件应按照公司现行的公文格式、业务流程和信息管理规范进行制作，确保格式统一、内容规范。2.电子文件应采用通用的、标准的文件格式进行存储，如.doc、.xls、.pdf等，便于长期保存和查阅利用。3.电子文件应包含必要的元数据信息，如文件编号、题名、日期、作者、来源等，以便于对电子文件进行识别、检索和管理。（三）积累要求1.各部门应定期对本部门形成的电子文件进行清理和筛选，及时删除无用的电子文件，确保电子文件的有效性和时效性。2.对具有保存价值的电子文件，应按照分类方案进行分类整理，建立电子文件目录数据库，以便于检索和管理。3.电子文件的积累应与纸质文件的积累同步进行，确保电子文件与纸质文件内容一致。四、电子档案的整理与归档（一）整理原则电子档案的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照公司档案分类方案，对电子文件进行分类，可采用年度机构问题等分类方法。2.对每一类电子文件，应按照文件的形成时间顺序进行排列，编目编号，确保电子文件的系统性和完整性。3.建立电子档案目录数据库，将电子文件的题名、编号、日期、来源、保管期限等信息录入数据库，实现电子档案的计算机检索。（三）归档要求1.各部门应在电子文件形成后的次年上半年，将经过整理的电子档案向公司档案管理部门移交归档。2.移交的电子档案应存储在符合档案保管要求的载体上，并一式两份，一份存储于公司档案管理部门，一份存储于公司备份中心。3.移交电子档案时，应同时提交电子档案目录数据库及相关的元数据信息，确保电子档案的可识别性和可利用性。4.档案管理部门在接收电子档案时，应进行认真核对，对不符合归档要求的电子档案，应退回原部门重新整理。五、电子档案的保管（一）保管环境1.电子档案应存储在安全可靠的环境中，具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防病毒等条件。2.档案管理部门应配备专用的电子档案存储设备，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，并定期对存储设备进行检查和维护，确保存储设备的正常运行。（二）存储方式1.电子档案应采用多种存储方式进行备份，如在线存储、离线存储等，以防止电子档案数据丢失。2.对重要的电子档案，应定期进行异地备份，确保在本地存储设备出现故障时，能够及时恢复电子档案数据。（三）保管期限电子档案的保管期限应按照国家有关规定和公司档案管理制度执行，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的电子档案，是指对公司具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如公司成立以来的重要文件、重大项目档案等。2.长期保管的电子档案，保管期限为16年至50年，主要是公司在一定时期内具有查考利用价值的档案，如年度财务报表、重要业务合同等。3.短期保管的电子档案，保管期限为15年以下，是公司在日常工作中形成的一般性档案，如一般性公文、会议记录等。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对电子档案的保管情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，对发现的问题及时进行处理。2.检查内容包括电子档案的存储设备、存储环境、数据完整性等方面，确保电子档案的安全保管。六、电子档案的利用（一）利用原则1.电子档案的利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保电子档案信息不被泄露、篡改或非法使用。2.利用电子档案应按照规定的程序和权限进行，未经授权不得擅自查阅、复制、下载电子档案。（二）利用方式1.公司内部人员因工作需要查阅电子档案时，应填写《电子档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请人的需求，提供相应的电子档案，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。3.如需复制电子档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和数量进行复制。复制的电子档案应加盖档案管理部门公章，注明复制日期和用途。4.公司外部人员因特殊原因需要查阅电子档案时，应按照公司对外提供档案的相关规定，办理审批手续，并签订保密协议后，方可查阅。（三）利用记录档案管理部门应对电子档案的利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、利用内容等，以便于对电子档案的利用情况进行统计和分析。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则电子档案的鉴定应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织公司成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门和技术部门的人员组成，负责对电子档案的鉴定工作。（三）鉴定内容1.对电子档案的内容进行审查，判断其是否具有保存价值。2.对电子档案的保管期限进行审查，根据国家有关规定和公司档案管理制度，确定其保管期限是否合理。3.对电子档案的存储格式、载体等进行审查，确保其能够长期保存和利用。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的电子档案，应填写《电子档案销毁申请表》，经公司分管领导审批后，进行销毁。2.电子档案的销毁应采用安全可靠的方式进行，如物理销毁、数据擦除等，确保电子档案信息无法恢复。3.销毁电子档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录，包括销毁时间、销毁人、监销人等。八、电子档案的安全与保密（一）安全制度1.建立健全电子档案安全管理制度，明确安全管理职责，加强对电子档案存储设备、网络系统等的安全管理。2.定期对电子档案管理系统进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患，确保电子档案管理系统的安全运行。（二）保密措施1.对涉及公司商业秘密和敏感信息的电子档案，应采取严格的保密措施，限制访问权限，防止信息泄露。2.加强对电子档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。3.在电子档案的传输、存储和利用过程中，应采取加密、身份认证等技术手段，确保电子档案信