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文档简介

企业管理-会议室工作流程SOP一、会前准备（一）会议预订管理信息登记：接收会议预订申请，详细记录会议名称、主办方、参会人数、会议时间（起始与结束）、特殊需求（如视频会议、茶歇服务）等信息。资源确认：核查会议室档期，确认申请时间内会议室无冲突；根据参会人数和会议形式，分配合适规模和设备配置的会议室，避免资源浪费。通知与反馈：通过邮件、内部通讯软件等方式向申请方发送预订确认信息，包含会议室位置、设备使用说明、注意事项；若会议室档期冲突，及时沟通协调备选时间或场地。（二）设备调试与布置设备检查：提前1小时对会议室设备进行全面检查，包括投影仪、音响系统、麦克风、视频会议设备、灯光、空调等，确保设备正常运行。调试投影仪画面清晰度、音响音量，测试视频会议软件连接状态。会场布置：根据会议需求摆放桌椅，如课桌式、圆桌式、U型等；在桌面放置纸笔、会议议程、饮用水及水杯；张贴会议标识或摆放指示牌，引导参会人员快速找到会议室。资料准备：协助主办方放置会议资料（如文件、宣传册），调试电脑、翻页笔等设备，确保会议演示顺利进行。（三）服务准备茶歇安排：如需提供茶歇服务，提前准备茶点、饮品，合理规划摆放区域；根据参会人数预估用量，避免浪费或供应不足。人员安排：安排专人负责会议期间的服务工作，明确岗位职责，如设备维护、茶水添加、秩序引导等。二、会中服务（一）参会人员接待在会议室入口处迎接参会人员，礼貌引导入座；协助签到，发放会议资料和物品（如证件、礼品）。为迟到或不熟悉环境的人员提供指引，确保其快速进入会议状态。（二）设备与秩序维护会议期间，服务人员在会场外待命，随时响应设备故障或技术问题，如投影仪黑屏、麦克风无声等，确保故障快速解决。维护会场秩序，提醒参会人员将手机调至静音，避免大声喧哗或随意走动影响会议进行。（三）需求响应及时为参会人员添加茶水，更换用过的茶杯；根据会议进程和主办方需求，补充会议资料或调整设备设置。对于临时提出的特殊需求（如增加座位、调整会议时间），在能力范围内协调解决，并及时反馈处理结果。三、会后收尾（一）设备与物品整理关闭投影仪、音响、灯光等设备电源，整理电源线、数据线，确保设备归位并妥善保管。回收会议资料、纸笔、水杯等物品，对可重复使用的物品进行清洁消毒；检查设备是否有损坏或遗失，如有异常及时上报处理。（二）会场清洁清理会场垃圾，擦拭桌面、座椅、地面，确保无污渍残留；对使用过的茶歇区域进行彻底清洁，恢复整洁环境。检查会议室门窗是否关闭，空调、灯光是否全部关闭，消除安全隐患。（三）记录与反馈填写会议室使用登记表，记录会议基本信息、设备使用情况、服务反馈等内容，为后续

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