涉外信息保密管理办法

涉外信息保密管理办法一、总则（一）目的为加强公司涉外信息保密管理，确保公司在对外交往活动中涉及的各类信息安全，防止信息泄露，维护公司的合法权益和良好形象，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分支机构、全资子公司、控股子公司等与涉外活动相关的信息保密管理工作。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及国际条约、协定中关于信息保密的规定，确保公司涉外信息管理活动合法合规。2.预防为主原则：强化信息保密意识教育，建立健全保密管理制度和流程，从源头上预防信息泄露风险。3.最小化原则：在确保完成涉外活动任务的前提下，严格限定知悉涉外信息的人员范围，确保信息知悉范围最小化。4.全程管控原则：对涉外信息的产生、收集、存储、传输、使用、共享、销毁等全过程进行严格管控，确保信息安全。（四）定义1.涉外信息：指公司在对外交往活动中涉及的各类商业秘密、国家秘密、工作秘密以及其他敏感信息，包括但不限于公司的技术资料、产品信息、客户信息、财务数据、经营策略、合同协议等。2.涉密人员：指因工作需要知悉和处理涉外信息的公司员工、合作方人员以及其他相关人员。二、保密职责分工（一）公司保密委员会公司保密委员会负责全面领导和统筹协调公司涉外信息保密管理工作，审议决定重大保密事项，监督检查保密制度执行情况。（二）公司保密工作机构公司保密工作机构（如保密办公室）负责具体组织实施涉外信息保密管理工作，制定和完善保密管理制度，开展保密宣传教育、培训、监督检查等工作，协调处理信息保密相关事宜。（三）各部门负责人各部门负责人为本部门涉外信息保密管理工作的第一责任人，负责组织落实本部门的保密工作措施，确保本部门人员严格遵守保密规定，对本部门产生、接触的涉外信息进行有效管理。（四）涉密人员涉密人员应严格遵守保密法律法规和公司保密制度，履行保密义务，妥善保管和使用所接触的涉外信息，不得擅自泄露、传播、使用或允许他人使用。三、涉外信息分类与定密（一）分类标准根据涉外信息的性质、重要程度、敏感程度等因素，将涉外信息分为以下几类：1.商业秘密：包括公司的技术秘密、经营秘密、管理秘密等，如产品配方、生产工艺、客户名单、销售渠道、财务报表等。2.国家秘密：涉及国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。如国家重大项目信息、国防科技信息等。若公司涉外信息涉及国家秘密，应按照国家保密法律法规的要求进行管理。3.工作秘密：公司在日常工作中产生的，不属于国家秘密，但不宜公开的信息，如内部会议纪要、工作方案、人事任免等。（二）定密程序1.承办人确定：涉外信息产生或承办部门的工作人员，在信息产生或承办过程中，根据信息的内容和性质，初步判断是否属于涉密信息，并确定密级和保密期限。2.部门审核：承办人填写《涉外信息定密审批表》，报本部门负责人审核。部门负责人应根据保密法律法规和公司保密制度，对信息的密级、保密期限等进行审核，并签署意见。3.保密工作机构审定：经部门审核后的《涉外信息定密审批表》，提交公司保密工作机构审定。保密工作机构应组织相关人员对信息进行综合评估，确定最终的密级和保密期限，并签署审定意见。4.公司领导批准：经保密工作机构审定后的《涉外信息定密审批表》，报公司领导批准。公司领导应根据公司整体利益和保密要求，对信息的定密情况进行最终审批，并签署批准意见。（三）密级变更与解密1.密级变更：在涉外信息的使用过程中，如发现原定密不当或因情况变化需要变更密级的，承办部门应及时填写《涉外信息密级变更审批表》，按照定密程序重新进行审批。2.解密：涉外信息保密期限届满或保密事项公开后，承办部门应及时填写《涉外信息解密审批表》，按照定密程序进行解密审批。经批准解密的信息，可按照公司相关规定进行公开或处理。四、涉外信息的日常管理（一）信息存储管理1.存储介质选择：根据涉外信息的密级和存储要求，选择安全可靠的存储介质，如加密硬盘、光盘、磁带等。对于高密级信息，应采用专门的加密存储设备，并进行加密处理。2.存储场所安全：设立专门的涉密信息存储场所，配备必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备、防盗报警装置等，确保存储场所的安全。存储场所应进行分类分区管理，不同密级的信息应分开存储。3.存储介质标识：对存储涉外信息的介质进行明显标识，注明信息的密级、名称、存储日期、有效期等内容，以便于识别和管理。（二）信息传输管理1.传输渠道选择：优先选择安全可靠的传输渠道，如公司内部网络、加密专线、专用通信设备等。对于涉及国家秘密的涉外信息，应按照国家保密规定采用符合安全要求的传输方式。2.加密传输：对传输的涉外信息进行加密处理，确保信息在传输过程中的保密性、完整性和可用性。加密算法应符合国家相关标准和行业要求。3.传输记录与审计：对涉外信息的传输过程进行记录，包括传输时间、传输源、传输目的、传输内容等信息。同时，建立信息传输审计机制，定期对传输记录进行审计，发现问题及时处理。（三）信息使用管理1.使用权限控制：根据工作需要，严格限定涉密人员对涉外信息的使用权限，明确不同密级信息的知悉范围和使用条件。未经批准，任何人不得擅自扩大信息的使用范围。2.使用登记与审批：涉密人员在使用涉外信息时，应填写《涉外信息使用登记表》，详细记录信息的使用时间、使用目的、使用内容等情况，并报本部门负责人审批。涉及重要涉外信息的使用，还应报公司保密工作机构备案。3.使用场所管理：在使用涉外信息的场所，应采取必要的安全保密措施，如限制无关人员进入、设置保密警示标识等，防止信息泄露。（四）信息共享管理1.共享原则：确因工作需要共享涉外信息的，应遵循最小化原则，严格控制共享范围和共享对象，并确保共享过程中的信息安全。2.共享审批：信息共享部门应填写《涉外信息共享审批表》，详细说明共享信息的内容、目的、共享对象、共享期限等情况，报本部门负责人审核后，提交公司保密工作机构审批。经批准后方可进行信息共享。3.共享协议签订：与共享对象签订信息共享协议，明确双方的权利义务、保密责任、信息使用范围和期限等内容，确保信息共享过程中的安全可控。（五）信息销毁管理1.销毁范围：对不再使用或已超过保密期限的涉外信息，应及时进行销毁处理。销毁范围包括存储介质、纸质文件、电子文档等。2.销毁方式：根据信息的密级和载体类型，选择合适的销毁方式，如粉碎、焚烧、格式化、消磁等。对于涉及国家秘密的涉外信息，应按照国家保密规定进行销毁处理。3.销毁记录：对涉外信息的销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等信息，并由销毁人员和监销人员签字确认。销毁记录应保存一定期限，以备查阅。五、涉密人员管理（一）涉密人员审查与备案1.审查内容：对拟接触和处理涉外信息的人员进行严格审查，审查内容包括个人背景、政治立场、职业道德、保密意识等方面。2.备案管理：经审查合格的涉密人员，由公司保密工作机构进行备案登记，建立涉密人员档案，记录其基本信息、涉密岗位、涉密等级、保密培训情况等内容。（二）涉密人员培训与教育1.培训计划制定：公司保密工作机构应根据公司业务发展和保密工作需要，制定年度涉密人员培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等要求。2.培训内容：培训内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、涉外信息保密知识与技能、职业道德等方面。定期组织涉密人员参加保密培训，不断提高其保密意识和业务水平。3.培训记录：对涉密人员的培训情况进行详细记录，包括培训时间、培训内容、培训人员、考核成绩等信息，并将培训记录纳入涉密人员档案管理。（三）涉密人员考核与奖惩1.考核制度：建立涉密人员考核制度，定期对涉密人员的保密工作表现进行考核评价。考核内容包括遵守保密制度情况、履行保密职责情况、信息保密管理情况等方面。2.奖励措施：对在涉外信息保密工作中表现突出的涉密人员，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予物质奖励等。3.惩罚措施：对违反保密规定的涉密人员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、辞退等处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（四）涉密人员离岗离职管理1.离岗离职审计：涉密人员离岗离职前，所在部门应进行保密审计，检查其是否妥善交接涉密信息和载体，是否存在未处理的保密事项等。2.脱密期管理：根据涉密人员接触和处理涉外信息的密级和期限，确定相应的脱密期。在脱密期内，涉密人员应遵守公司保密规定，不得从事与原涉密业务相关的工作，并定期向公司保密工作机构报告个人情况。3.交接手续办理：涉密人员离岗离职时，应与接替人员办理详细的交接手续，填写《涉密人员离岗离职交接清单》，明确交接的涉密信息、载体、设备等内容，并由交接双方和监交人签字确认。交接清单应存档备查。六、对外合作与交流中的保密管理（一）合作与交流项目审批1.项目评估：在开展对外合作与交流项目前，业务部门应会同公司保密工作机构对项目进行保密评估，分析项目中可能涉及的涉外信息及其保密风险，提出相应的保密措施建议。2.审批程序：根据保密评估结果，填写《对外合作与交流项目保密审批表》，报公司保密委员会审批。经批准后方可开展对外合作与交流项目。（二）合作协议签订1.保密条款约定：在与合作方签订合作协议时，应明确约定双方的保密义务、保密范围、保密期限、违约责任等保密条款，确保合作过程中的信息安全。2.协议审核：合作协议签订前，应提交公司保密工作机构进行审核。保密工作机构应重点审查协议中的保密条款是否符合公司保密要求，是否明确双方的权利义务和保密责任，是否具有可操作性等。（三）合作过程中的保密管理1.信息共享限制：严格控制向合作方提供涉外信息的范围和内容，按照合作协议约定的信息使用目的和范围提供信息，不得擅自扩大信息共享范围。2.现场管理：在合作项目实施过程中，如涉及到现场考察、技术交流、项目谈判等活动，应采取必要的保密措施，如限制无关人员进入现场、对交流资料进行保密管理等，防止信息泄露。3.监督检查：公司保密工作机构应定期对合作项目的保密情况进行监督检查，及时发现和解决问题，确保合作过程中的信息安全。（四）合作项目结束后的保密管理1.资料回收：合作项目结束后，应及时收回向合作方提供的所有涉外信息资料，并进行清点和核对，确保资料完整无缺。2.保密协议终止：按照合作协议约定，及时终止与合作方的保密协议，并要求合作方对所接触的涉外信息进行妥善处理，不得留存或泄露。3.效果评估：对合作项目的保密工作进行效果评估，总结经验教训，为今后的对外合作与交流活动提供参考。七、保密监督与检查（一）监督检查机制1.定期检查：公司保密工作机构应定期组织开展涉外信息保密监督检查工作，检查周期不少于每年一次。检查内容包括保密制度执行情况、涉密人员管理情况、信息存储与传输管理情况、对外合作与交流保密管理情况等方面。2.不定期抽查：公司保密工作机构可根据工作需要，不定期对各部门的涉外信息保密工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：针对重要涉外活动、重点项目、关键岗位等，开展专项保密检查工作，确保特定领域的信息安全。（二）检查内容与方法1.检查内容：包括保密制度建设与执行情况、涉密人员资质审查与培训情况、信息载体管理情况、信息处理过程中的保密措施落实情况、保密设施设备运行情况等。2.检查方法：通过查阅文件资料、实地查看、人员访谈、技术检测等方式进行检查。对发现的问题，应详细记录，并要求相关部门和人员限期整改。（三）问题整改与跟踪1.整改措