紧急采购管理办法大学

紧急采购管理办法大学一、总则（一）目的为规范学校紧急采购行为，提高采购效率，满足学校教学、科研和管理等工作的紧急需求，确保紧急采购活动合法、合规、有序进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政办公等工作中，因突发情况、不可预见因素等导致无法按照常规采购程序进行采购，需要立即获取货物、工程或服务的紧急采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：紧急采购活动必须严格遵守国家法律法规和学校相关规定，确保采购行为合法合规。2.必要性原则：紧急采购应仅限于因突发情况、不可预见因素等导致的无法按照常规采购程序进行采购的情形，且采购的货物、工程或服务必须是工作急需的。3.效率原则：在确保采购质量和合规性的前提下，应尽量简化采购程序，提高采购效率，以满足紧急需求。4.公开透明原则：紧急采购过程应保持一定程度的公开透明，接受学校相关部门和师生的监督。二、紧急采购的情形及认定（一）突发公共事件1.因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等突发公共事件，导致学校教学、科研、生活等秩序受到严重影响，需要紧急采购相关物资、设备或服务以应对危机的情况。2.例如，发生地震后，需要紧急采购帐篷、食品、饮用水等救灾物资；发生疫情时，需要紧急采购口罩、防护服、消杀用品等防疫物资。（二）不可预见的紧急需求1.因教学计划调整、科研项目突发需求、设备设施突发故障等不可预见的原因，导致必须立即采购相关货物、工程或服务，否则将严重影响教学、科研工作正常开展的情况。2.例如，某科研项目因实验进度需要，急需一批特殊规格的实验试剂，而市场上现有供应商无法在常规采购周期内提供；某教学楼的照明设备突发故障，严重影响教学秩序，需要紧急采购更换。（三）认定程序1.需求部门填写《紧急采购申请表》，详细说明紧急采购的原因、采购内容、预计金额等情况，并提交相关证明材料。2.申请表经需求部门负责人签字确认后，提交至学校采购管理部门。3.采购管理部门会同相关职能部门对紧急采购申请进行审核，必要时可组织专家论证。审核通过后，报学校主管领导审批。4.经学校主管领导审批同意的紧急采购申请，由采购管理部门负责组织实施紧急采购。三、采购方式及适用范围（一）单一来源采购1.适用范围只能从唯一供应商处采购的情形，包括但不限于：专利、专有技术或者服务的时间要求，致使只能从某一特定供应商处采购；因货物或者服务使用不可替代的专利、专有技术，或者公共服务项目具有特殊要求，导致只能从某一特定供应商处采购。基于节约成本、方便快捷等原因，需要从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的情况。2.采购程序采购管理部门组织需求部门、财务部门等相关人员对单一来源采购的必要性、合理性进行论证，并形成论证报告。论证报告经学校采购管理部门负责人审核后，报学校主管领导审批。审批通过后，采购管理部门向拟采用单一来源采购方式的供应商发出采购邀请，并与其进行谈判，确定采购价格、交货时间等合同条款。采购合同签订后，按照学校合同管理规定进行备案。（二）竞争性谈判采购1.适用范围招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的情况。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的情况。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的情况。不能事先计算出价格总额的情况。2.采购程序采购管理部门在学校指定媒体上发布竞争性谈判采购公告，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参与谈判。采购管理部门对参与谈判的供应商进行资格审查，确定符合谈判要求的供应商名单。采购管理部门组织需求部门、财务部门等相关人员与符合谈判要求的供应商进行谈判。谈判过程中，应要求供应商提供报价文件，并对报价文件进行评审和比较。根据谈判结果，确定成交供应商，并与其签订采购合同。采购合同签订后，按照学校合同管理规定进行备案。（三）询价采购1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购程序采购管理部门向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内提交报价文件。采购管理部门对供应商的报价文件进行评审和比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。采购合同签订后，按照学校合同管理规定进行备案。四、采购实施（一）采购预算1.紧急采购项目应纳入学校年度预算管理。如因特殊情况无法纳入年度预算的，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。2.采购管理部门应根据批准的紧急采购申请，会同财务部门确定采购预算，并严格控制采购成本，确保采购资金的合理使用。（二）采购执行1.采购管理部门根据紧急采购的方式和适用范围，按照相应的采购程序组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.需求部门应积极配合采购管理部门开展采购工作，提供必要的技术支持和协助，确保采购的货物、工程或服务符合实际需求。（三）合同签订与履行1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购内容、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务清晰明确。2.采购合同签订后，采购管理部门应按照合同约定，跟踪供应商的履行情况，督促供应商按时、按质、按量交付货物、完成工程或提供服务。3.需求部门应负责对采购货物、工程或服务进行验收。验收合格后，办理相关报销手续。如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，需求部门应及时与采购管理部门沟通，采购管理部门应根据合同约定，要求供应商采取相应的补救措施或承担违约责任。五、监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门负责对紧急采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，采购资金的使用情况等。2.学校纪检监察部门负责对紧急采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护学校采购工作的正常秩序。3.采购管理部门应建立健全紧急采购档案管理制度，对紧急采购申请、采购文件、合同等资料进行妥善保管，以备审计、监察等部门检查。（二）信息公开1.采购管理部门应定期将紧急采购项目的实施情况在学校内部进行公开，接受师生的监督。公开内容包括采购项目名称、采购方式、采购金额、成交供应商等信息。2.对于涉及重大公共利益、社会关注度高的紧急采购项目，采购管理部门应按照相关规定，在学校网站或其他媒体上进行公开披露。（三）责任追究1.对于在紧急采购活动中违反法律法规、