礼品费用管理暂行办法

礼品费用管理暂行办法一、总则（一）目的为加强公司礼品费用管理，规范礼品采购、赠送及相关费用支出行为，确保礼品费用使用合理、合规、透明，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司在业务往来、商务活动、员工福利等方面涉及的礼品费用管理。（三）基本原则1.合规性原则：礼品费用的使用必须符合国家法律法规及相关行业标准，严禁用于违法违规活动。2.合理性原则：根据实际业务需要和合理标准确定礼品费用支出，避免铺张浪费。3.必要性原则：礼品赠送应基于业务往来、维护客户关系、激励员工等必要目的，不得随意赠送。4.审批控制原则：严格执行礼品费用审批流程，确保费用支出经过适当授权和审核。二、礼品采购管理（一）采购计划1.各部门应根据业务需求提前制定礼品采购计划，明确礼品的种类、数量、预算等信息。采购计划应经部门负责人审核后报分管领导审批。2.对于临时性、紧急性的礼品采购需求，需填写临时采购申请单，说明采购原因、礼品详情及预算，按审批流程及时办理。（二）采购渠道1.优先选择正规、信誉良好的供应商进行礼品采购。采购人员应通过多种渠道进行供应商筛选，包括但不限于网络搜索、行业推荐、实地考察等。2.与供应商建立长期合作关系时，应签订采购合同或协议，明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货时间、质量标准等条款。（三）采购流程1.采购人员根据审批后的采购计划或临时采购申请单，向选定的供应商发送采购订单或询价单。2.供应商应按照订单要求及时提供礼品，采购人员负责对礼品的数量、质量、规格等进行验收。如发现问题，应及时与供应商沟通解决。3.采购完成后，采购人员应及时整理采购发票、送货单、验收单等相关凭证，办理报销手续。三、礼品赠送管理（一）赠送对象1.业务往来礼品主要赠送对象为客户、合作伙伴等与公司有业务关系的单位或个人。2.商务活动礼品根据活动性质和目的，确定具体赠送对象，包括但不限于参会嘉宾、潜在客户等。3.员工福利礼品主要面向公司全体员工，用于节日、生日、表彰等场合。（二）赠送标准1.业务往来礼品：根据业务规模、合作重要性等因素，合理确定礼品价值标准。一般情况下，每次赠送礼品的价值不得超过[X]元。对于重要客户或重大合作项目，经公司领导特批后，可适当提高标准，但最高不得超过[X]元。2.商务活动礼品：根据活动预算和参与人员情况，制定相应的礼品标准。如参加展会可准备价值不超过[X]元的宣传礼品；举办大型商务会议，可根据嘉宾级别准备不同档次的礼品，最高价值不超过[X]元。3.员工福利礼品：根据节日、活动性质等，确定福利礼品的种类和价值。如春节福利礼品价值一般不超过[X]元/人；生日福利礼品价值不超过[X]元/人。（三）赠送流程1.业务往来礼品：由相关业务部门填写礼品赠送申请表，详细说明赠送对象、礼品名称、数量、价值、赠送原因等信息，经部门负责人审核后报分管领导审批。审批通过后，由采购人员按照要求进行采购和赠送。2.商务活动礼品：活动组织部门负责制定礼品赠送方案，明确礼品种类、数量、发放方式等，报活动负责人审核。审核通过后，按照采购流程进行礼品采购，并在活动现场或活动结束后及时将礼品赠送给相关人员。3.员工福利礼品：人力资源部门负责制定员工福利礼品方案，经公司领导审批后组织实施。采购人员按照方案进行采购，并负责将礼品发放给员工。四、礼品费用核算与报销管理（一）费用核算1.财务部门应按照公司财务制度，对礼品费用进行单独核算，设立专门的会计科目进行账务处理。2.礼品费用应准确归集到相应的业务项目或费用类别中，如业务招待费、市场推广费、员工福利费等，确保费用核算清晰、准确。（二）报销管理1.礼品采购报销时，应提供完整的报销凭证，包括发票、采购合同、送货单、验收单、礼品赠送申请表等。报销凭证应真实、合法、有效，且与礼品采购业务相符。2.报销人员应按照公司规定的报销流程，填写报销单，经部门负责人、财务审核、分管领导审批后，到财务部门办理报销手续。3.对于超标准、超预算的礼品费用支出，财务部门有权拒绝报销。如因特殊原因确需报销的，需经公司领导特批，并在报销单上注明原因。五、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对礼品费用管理情况进行审计检查，重点审查礼品采购的合规性、赠送标准的执行情况、费用核算的准确性、报销手续的完整性等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督1.财务部门负责对礼品费用报销进行日常审核，对不符合规定的报销凭证及时予以退回，并要求报销人员补充或更正。2.各部门负责人对本部门礼品费用的使用情况进行监督，确保费用支出合理、合规，发现问题及时纠正。六、违规处理（一）对于违反本办法规定的行为，视情节轻重给予相应的处理：1.对未经审批擅自采购、赠送礼品或超标准、超预算支出礼品费用的，责令相关责任人限期整改，并追回违规支出的费用。2.对因礼品费用管理不善导致公司遭受经济损失或造成不良影响的，视情节轻重给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法移交司法机关追究刑事责任。（二）建立礼品费用管理责任追究制度，明确各部门及相关人员在礼品费用管理中的职