项目部记录管理办法

项目部记录管理办法一、总则（一）目的为加强项目部记录管理，确保记录真实、完整、有效，满足项目管理、质量追溯、法律法规及相关方要求，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司[公司名称]项目部在项目策划、实施、验收及交付等全过程中形成的各类记录的管理。（三）职责分工1.项目经理负责项目部记录管理工作的总体领导与协调，确保记录管理工作符合公司要求及相关法律法规。2.项目技术负责人指导项目记录的分类、编号及格式设计，审核重要记录的内容，保证记录的准确性和规范性。3.各部门负责人负责本部门记录的收集、整理、保管和移交，对记录的完整性和准确性负责。4.记录管理人员具体实施记录的日常管理工作，包括记录的收集、整理、归档、存储、检索、借阅等，确保记录管理工作有序进行。（四）管理原则1.真实性原则记录应如实反映项目活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则涵盖项目全过程各项活动的记录，确保无遗漏。3.准确性原则记录内容准确无误，数据真实可靠。4.及时性原则及时形成并整理记录，不得拖延积压。5.规范性原则记录的格式、填写要求等应符合公司统一规定及相关行业标准。二、记录的分类与编号（一）分类1.项目管理类记录包括项目策划书、项目进度计划、项目变更记录、项目会议纪要、项目风险管理记录等。2.技术文件类记录如施工图纸、技术交底记录、施工组织设计、技术方案、检验检测报告等。3.质量控制类记录质量检验批验收记录、分项分部工程质量验收记录、质量问题处理记录、质量整改报告等。4.安全管理类记录安全检查记录、安全教育培训记录、安全事故报告及处理记录等。5.物资管理类记录物资采购计划、物资进场验收记录、物资台账、物资发放记录等。6.成本管理类记录成本预算文件、成本核算记录、费用报销凭证等。7.合同管理类记录合同文本、合同签订审批表、合同执行情况记录等。8.其他类记录与项目相关的往来信函、影像资料、声像记录等。（二）编号1.编号规则采用统一的编号体系，确保记录编号的唯一性和系统性。编号由项目代码、记录类别代码、年份代码、顺序号组成。例如：[项目代码][记录类别代码][年份代码][顺序号]2.项目代码以项目名称的首字母缩写及数字组合表示，如“XM001”代表“[项目名称]”。3.记录类别代码根据记录分类，分别设定相应代码，如“GL”代表项目管理类，“JS”代表技术文件类等。4.年份代码以四位数字表示记录形成的年份，如“2023”。5.顺序号按照记录形成的先后顺序依次编排，从“001”开始。三、记录的填写与审核（一）填写要求1.字迹清晰记录应使用蓝黑墨水、碳素墨水或符合档案要求的书写材料填写，确保字迹清晰、工整，易于辨认。2.内容完整按照规定的格式和栏目填写，不得有空缺项。如遇不适用的情况，应在相应栏内注明“无”或划斜线。3.表述准确用词规范、准确，数据真实可靠。记录中的数字应采用阿拉伯数字填写，计量单位应符合国家法定计量单位。4.签字齐全记录应由填写人、审核人、批准人等相关人员签字确认，签字应清晰可辨，注明签字日期。（二）审核要求1.及时性审核记录填写完成后，应及时提交审核。审核人应在规定时间内完成审核工作，不得拖延。2.准确性审核审核记录内容是否真实、准确，数据计算是否正确，签字是否齐全。如发现问题，应及时返回填写人进行修改。3.规范性审核检查记录格式是否符合规定，填写是否规范。对于不符合要求的记录，审核人有权要求填写人重新填写。四、记录的收集与整理（一）收集1.明确收集责任各部门负责人负责组织本部门记录的收集工作，确保记录及时、完整地收集到项目部。2.定期收集建立定期收集制度，每周或每月进行一次记录收集。对于重要活动或紧急事项形成的记录，应及时收集。3.多种方式收集通过现场检查、文件交接、口头汇报等方式收集记录，确保记录无遗漏。（二）整理1.分类整理按照记录分类标准，对收集到的记录进行分类，便于查找和管理。2.编号标注对每份记录按照编号规则进行编号标注，确保编号准确无误。3.装订成册对于纸张较多的记录，应进行装订成册，并在封面注明记录名称、编号、日期等信息。4.电子文档整理对于电子记录，应按照分类建立文件夹，统一命名，并注明文件内容、日期等信息。同时，定期进行备份，防止数据丢失。五、记录的存储与保管（一）存储方式1.纸质记录存储设立专门的档案室或文件柜，按照记录类别和编号顺序存放纸质记录。档案室应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等适宜的环境条件。2.电子记录存储采用磁盘、光盘、服务器等存储设备存储电子记录。建立电子记录存储目录，便于检索和管理。同时，对电子记录进行加密处理，确保数据安全。（二）保管期限1.永久保管涉及项目重要决策、关键技术、重大质量安全事故等记录，应永久保管。2.长期保管一般的项目管理、技术文件、质量控制等记录，保管期限为[X]年。3.短期保管一些临时性的记录，如项目周报表、月度简报等，保管期限为[X]年。（三）保管要求1.专人负责指定专人负责记录的保管工作，保管人员应具备一定的档案管理知识和技能。2.定期检查定期对记录进行检查，查看记录是否完好无损，存储环境是否符合要求。如发现问题，应及时采取措施进行处理。3.防火防盗档案室应配备必要的消防器材，安装防盗设施，确保记录的安全。4.防止损坏避免记录受到潮湿、高温、强光等因素的影响，防止记录纸张变黄、变脆或字迹褪色。六、记录的检索与借阅（一）检索1.建立检索工具编制记录索引目录、电子检索系统等检索工具，方便快速查找记录。2.检索方式可按照记录编号、类别、日期、关键词等多种方式进行检索。（二）借阅1.借阅申请因工作需要借阅记录的人员，应填写《记录借阅申请表》，注明借阅记录名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，经部门负责人批准后，方可到记录管理人员处借阅。2.借阅期限借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅时间，应办理续借手续。3.借阅要求借阅人员应妥善保管记录，不得转借、涂改、损坏记录。借阅归还时，记录管理人员应认真检查记录是否完好，如有问题，应及时查明原因并追究借阅人员责任。4.特殊记录借阅对于涉及项目机密、重要技术信息等特殊记录，如需借阅，应经项目经理批准，并严格按照公司保密制度进行管理。七、记录的销毁（一）销毁条件记录保管期限届满或因其他原因无需保存时，经项目负责人审核、公司档案管理部门批准后，可进行销毁。（二）销毁程序1.编制销毁清单记录管理人员根据批准的销毁记录清单，编制《记录销毁清单》，详细列出记录名称、编号、数量等信息。2.实施销毁采用焚烧、粉碎等方式对记录进行销毁，确保记录信息无法恢复。销毁过程应有两人以上在场监督，并在《记录销毁清单》上签字确认。3.记录销毁档案将《记录销毁清单》及相关批准文件作为档案保存，以备查阅。八、监督与考核（一）监督检查1.定期检查公司档案管理部门定期对项目部记录管理工作进行检查，检查内容包括记录的收集、整理、存储、保管、检索、借阅、销毁等环节。2.不定期抽查不定期对项目部记录管理情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核评价1.建立考核指标制定记录管理工作考核指标，如记录的完整性、准确性、规范性、及