校区材料采购管理办法

校区材料采购管理办法一、总则（一）目的为加强校区材料采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，保证材料质量，降低采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于校区内所有教学、科研、行政及后勤保障等方面所需材料的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.效益性原则：在保证材料质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。3.公开性原则：采购信息应公开透明，接受监督。4.公平性原则：对所有供应商一视同仁，公平对待。5.公正性原则：采购过程应公正，确保评标、定标等环节的公正性。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立校区采购领导小组，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。采购领导小组由校区领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，其职责包括：1.根据各部门需求，编制采购计划。2.收集供应商信息，建立供应商库。3.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.协调解决采购过程中的问题。（三）需求部门各需求部门负责提出材料采购需求，明确采购材料的规格、型号、数量、质量要求等，并配合采购部门进行采购工作。（四）监督部门设立监督部门，对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。监督部门有权对采购文件、采购过程、采购结果等进行审查，并对违规行为提出处理意见。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应于每年末根据下一年度的教学、科研、行政及后勤保障等工作安排，编制本部门的材料采购需求计划，并提交至采购部门。2.采购部门对各需求部门提交的采购需求计划进行汇总、审核，结合校区实际情况和预算安排，编制校区年度采购计划。3.年度采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并报采购领导小组审议通过。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，因特殊情况需要调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，并提交至采购部门。2.采购部门对需求部门提交的采购计划调整申请进行审核，报采购领导小组审批。经批准后，采购部门对采购计划进行相应调整。四、供应商管理（一）供应商的选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对收集到的供应商信息进行整理、分析和筛选。2.建立供应商库，将符合条件的供应商纳入供应商库管理。供应商库应定期进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。3.在选择供应商时，采购部门应按照采购项目的要求和特点，从供应商库中选择若干家供应商进行邀请报价或招标采购。选择供应商时应综合考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素。（二）供应商的评估与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估和考核。评估和考核结果应记录在供应商档案中。2.根据供应商的评估和考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现较差的供应商，应及时进行整改或淘汰。（三）供应商的激励与约束1.建立供应商激励机制，对在供货质量、交货期、价格、售后服务等方面表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、给予价格优惠等。2.建立供应商约束机制，对违反采购合同约定、提供假冒伪劣产品、拖延交货期等行为的供应商，应按照合同约定进行处罚，如扣除货款、取消合作资格等，并依法追究其法律责任。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购部门以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应采用公开招标方式：（1）货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的；（2）服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的；（3）工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：（1）编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。（2）发布招标公告。招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括招标项目名称、招标项目编号、采购内容及要求、投标人资格条件、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等。（3）发售招标文件。招标文件发售时间不得少于[X]个工作日。（4）开标、评标。开标应在招标文件规定的时间和地点进行，开标过程应公开进行。评标应按照招标文件规定的评标办法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（5）定标。评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人，并出具评标报告。采购人根据评标报告确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（6）签订合同。中标供应商应在中标通知书发出之日起[X]个工作日内，与采购人签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购部门以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：（1）确定邀请供应商名单。采购部门应根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择若干家符合条件的供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。邀请供应商的数量不得少于三家。（2）编制招标文件。招标文件的编制要求与公开招标相同。（3）发售招标文件。招标文件发售时间不得少于[X]个工作日。（4）开标、评标。开标、评标程序与公开招标相同。（5）定标。评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人，并出具评标报告。采购人根据评标报告确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（6）签订合同。中标供应商应在中标通知书发出之日起[X]个工作日内，与采购人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购部门与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：（1）成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（2）制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。（3）确定邀请供应商名单。采购部门应根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择若干家符合条件的供应商作为邀请对象，并向其发出谈判邀请书。邀请供应商的数量不得少于三家。（4）谈判。谈判小组与各供应商分别进行谈判，并要求其在规定时间内提交最后报价。谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。（5）确定成交供应商。谈判小组根据谈判结果，推荐成交候选人，并出具谈判报告。采购人根据谈判报告确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（6）签订合同。成交供应商应在成交通知书发出之日起[X]个工作日内，与采购人签订采购合同。（四）询价1.询价是指采购部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：（1）成立询价小组。询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（2）制定询价通知书。询价通知书应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间及地点、报价要求等内容。（3）确定邀请供应商名单。采购部门应根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择若干家符合条件的供应商作为邀请对象，并向其发出询价通知书。邀请供应商的数量不得少于三家。（4）报价。供应商应在询价通知书规定的时间内提交报价文件，报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。（5）确定成交供应商。询价小组根据报价情况，推荐成交候选人，并出具询价报告。采购人根据询价报告确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（6）签订合同。成交供应商应在成交通知书发出之日起[X]个工作日内，与采购人签订采购合同。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购部门从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：（1）成立采购小组。采购小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（2）制定采购文件。采购文件应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格要求等内容。（3）与供应商进行协商。采购小组与供应商就采购项目的价格、质量、交货时间等事项进行协商，并要求供应商提供相关证明材料。（4）确定成交供应商。采购小组根据协商结果，确定成交供应商，并出具采购报告。采购人根据采购报告确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（5）签订合同。成交供应商应在成交通知书发出之日起[X]个工作日内，与采购人签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同的签订1.采购部门应在中标或成交通知书发出之日起[X]个工作日内，与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要内容：（1）合同双方的名称、地址、联系方式等；（2）采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间及地点等；（3）付款方式及时间；（4）售后服务要求；（5）违约责任及争议解决方式等。（二）合同的履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息，并协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物或服务，并提供相应的发票等证明材料。（三）合同的变更与解除1.在采购合同履行过程中，因特殊情况需要变更或解除合同的，合同双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等事项。2.因变更或解除合同给对方造成损失的，应按照合同约定或法律规定承担相应的赔偿责任。（四）合同的验收1.采购部门应组织需求部门等相关人员对采购货物或服务进行验收。验收内容应包括货物的规格型号、数量、质量、性能等方面，以及服务的标准、质量、效果等方面。2.验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。（五）合同的付款1.采购部门应按照采购合同的约定，及时办理付款手续。付款前，采购部门应审核供应商提交的发票等证明材料，并确保其与采购合同的约定相符。2.对于金额较大的采购项目，采购部门可以根据合同履行进度分期支付货款，但应在合同中明确分期支付的比例和时间。七、采购监督与审计（一）采购监督1.监督部门应加强对采购活动的全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。监督内容包括采购计划的编制、采购方式的选择、采购文件的编制、开标评标过程、合同签订与履行等环节。2.监督部门有权对采购文件、采购过程、采购结果等进行审查，并对发现的