上海电信采购管理办法

上海电信采购管理办法总则目的为规范上海电信采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，促进公司健康发展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于上海电信及其所属各部门、分公司、子公司（以下统称“各单位”）的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和外部监管，保障相关方的知情权和监督权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的责任和义务，维护良好的商业信誉。采购管理组织与职责采购管理委员会1.组成：采购管理委员会由公司领导、相关部门负责人等组成，主任由公司总经理担任。2.职责审议采购管理的重大政策、制度和流程。审批年度采购计划和预算。决策重大采购项目和采购事项。协调解决采购过程中的重大问题。采购管理部门1.设置：公司设立采购管理部门，负责统筹管理公司的采购工作。2.职责制定和完善采购管理制度、流程和标准。编制年度采购计划和预算，并组织实施。建立和管理供应商库，组织供应商评选和考核。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。负责采购合同的签订、执行和监督。协调处理采购过程中的争议和纠纷。定期分析采购数据，评估采购绩效，提出改进建议。需求部门1.职责根据业务需求，提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量、交付时间等要求。参与采购项目的技术评审、商务谈判等工作。负责采购项目的验收工作，确保采购产品或服务符合要求。配合采购管理部门进行供应商管理和采购绩效评估。财务部门1.职责参与采购预算的编制和审核。负责采购资金的支付和核算。对采购成本进行分析和控制，提供财务建议。监督采购资金的使用情况，防范财务风险。审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规。审查采购合同的合法性、完整性和有效性。对采购项目的绩效进行审计评价，提出审计意见和建议。采购计划与预算管理采购计划编制1.需求预测：各单位应定期对业务需求进行预测，结合市场情况和公司发展战略，提出采购需求。2.计划制定：采购管理部门根据各单位的采购需求，汇总编制年度采购计划，明确采购项目、数量、时间等内容。3.计划审批：年度采购计划报采购管理委员会审批后实施。采购计划应保持相对稳定，如有调整，需按规定程序进行审批。采购预算管理1.预算编制：采购管理部门会同财务部门根据采购计划编制采购预算，明确采购项目的资金安排。2.预算审批：采购预算报公司财务管理部门审核，经公司管理层审批后纳入公司年度预算。3.预算执行：各单位应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整预算，需按规定程序进行审批。供应商管理供应商准入1.供应商资质要求：制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件，包括营业执照、生产许可证、质量认证、信誉状况等。2.准入流程：供应商向采购管理部门提交准入申请，采购管理部门对供应商进行资格审查，必要时进行实地考察。审查合格的供应商纳入供应商库。供应商评选与考核1.评选标准：建立供应商评选指标体系，从产品质量、价格、交货期、售后服务、技术支持等方面对供应商进行综合评价。2.评选方式：定期组织供应商评选，采用招标、谈判、询价等方式确定优秀供应商。3.考核管理：采购管理部门定期对供应商进行考核，考核结果作为供应商后续合作、份额分配、淘汰等的依据。供应商动态管理1.信息更新：及时更新供应商信息，包括联系方式、经营范围、产品价格等。2.合作调整：根据供应商考核结果和业务需求，调整供应商合作关系，如增加或减少采购份额、暂停或终止合作等。3.淘汰退出：对不符合要求的供应商，及时淘汰退出供应商库，并向相关部门通报。采购方式与流程采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。通过公开招标、邀请招标等方式确定供应商。2.谈判采购：适用于采购项目具有特殊性、只能从有限范围的供应商处采购或招标后没有供应商投标等情况。与供应商进行一对一谈判确定采购结果。3.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向多家供应商询价，选择最低价成交。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情况。与单一供应商直接协商采购。采购流程1.采购申请：需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息，并提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行审核，根据采购金额和性质，报相关领导审批。3.采购实施招标采购流程：采购管理部门发布招标公告，邀请供应商投标；组织开标、评标、定标；向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。谈判采购流程：采购管理部门与供应商进行谈判，确定采购价格、条款等；形成谈判记录，经双方签字确认后签订采购合同。询价采购流程：采购管理部门向多家供应商发出询价函，收集报价；比较各供应商报价，选择最低价供应商；与选定供应商签订采购合同。单一来源采购流程：采购管理部门与单一供应商进行协商，确定采购价格、条款等；签订采购合同，并报公司相关部门备案。4.合同签订与执行：采购管理部门负责与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同签订后，采购管理部门跟踪合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。5.验收付款：需求部门负责采购项目的验收工作，验收合格后出具验收报告。财务部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。采购合同管理合同签订1.合同起草：采购管理部门根据采购谈判结果起草采购合同，明确合同标的、数量、质量、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同初稿提交法律合规部门、财务部门等进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.合同签订：采购管理部门与供应商签订采购合同，合同应加盖双方公章或合同专用章。合同执行1.供应商履约管理：采购管理部门跟踪供应商履约情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.合同变更管理：如因业务需要或不可抗力等原因需要变更合同，采购管理部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议，并按规定程序进行审批。3.合同纠纷处理：如发生合同纠纷，采购管理部门应及时与供应商沟通协商解决；协商不成的，可通过仲裁或诉讼等方式解决。合同归档采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同文本及相关资料归档保存，以备查阅。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、谈判记录、验收报告等。采购风险管理风险识别与评估1.风险识别：采购管理部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、价格波动、质量问题、法律纠纷等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度，为风险应对提供依据。风险应对措施1.供应商风险管理：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商；签订详细的采购合同，明确双方责任和义务；建立供应商考核机制，及时淘汰不合格供应商。2.价格风险管理：关注市场价格动态，合理确定采购价格；采用招标、谈判、询价等多种采购方式，引入竞争机制；与供应商签订价格调整条款，应对价格波动。3.质量风险管理：严格供应商资质审查，确保采购产品质量符合要求；加强采购过程质量控制，如检验、验收等；建立质量反馈机制，及时处理质量问题。4.法律风险管理：加强合同管理，确保采购合同合法合规；咨询法律专业人士，防范法律风险；及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。风险监控与预警1.风险监控：采购管理部门定期对采购风险进行监控，跟踪风险应对措施的执行情况，及时发现新的风险因素。2.预警机制：建立采购风险预警指标体系，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。采购绩效评估评估指标1.采购成本指标：包括采购价格、采购费用率等，衡量采购成本控制情况。2.采购质量指标：如验收合格率、退货率等，反映采购产品质量水平。3.采购效率指标：如采购周期、合同执行率等，评估采购工作效率。4.供应商管理指标：如供应商满意度、供应商投诉率等，考核供应商管理效果。评估方法1.定期评估：采购管理部门定期对采购绩效进行评估，形成评估报告。2.对比分析：与历史数据、同行业数据等进行对比分析，找出差距和改进方向。3.综合评价：采用定量与定性相结合的方法，对采购绩效进行综合评价。评估结果应用1.绩效反馈：将采购绩效评估结果反馈给采购管理部